「知りました」は、何かを理解した・把握したことを表す言葉ですが、ビジネスやフォーマルな場面では、より丁寧で自然な敬語に言い換えることが求められます。「了解しました」「承知しました」「存じました」などの表現がある中で、状況に応じて適切な使い分けが必要です。この記事では、「知りました」の正しい敬語表現、使い方、例文、言い換え、注意点を詳しく解説します。
1. 「知りました」の意味と使い方
1-1. 基本的な意味
「知りました」は、「知る」の過去形で、「ある情報や事実を把握した」「内容を理解した」といった意味を持ちます。会話では自然に使える表現ですが、敬語としてはやや物足りない印象を与えることがあります。
1-2. 使用される場面
・相手の発言や情報を把握したとき
・指示や連絡事項を確認したとき
・メールや口頭で報告を受けたとき
ビジネスでは、単に「知りました」ではなく、相手への敬意を表す言い換えが望まれます。
2. 「知りました」の丁寧な敬語表現
2-1. ビジネスでよく使われる表現
・承知しました（もっとも一般的）
・かしこまりました（特にサービス業で使われる）
・存じました（書き言葉向きでやや硬め）
・拝見いたしました（文書や資料を見て知った場合）
2-2. 使用例と場面
・日程変更の連絡を受けた場合
→「日程変更の件、承知しました。」
・上司からの指示を受けた場合
→「そのように、かしこまりました。」
・書類やメール内容を読んだとき
→「内容、拝見いたしました。ありがとうございます。」
3. シーン別の例文集
3-1. メールでのやり取り
・ご連絡ありがとうございました。ご案内の内容、承知しました。
・日程変更について、かしこまりました。当日よろしくお願いいたします。
3-2. 電話応対や会話での応答
・はい、承知しました。すぐに対応いたします。
・ご説明、存じました。確認の上、再度ご連絡差し上げます。
3-3. 資料や報告を読んだ場合
・頂戴した資料、拝見いたしました。内容に問題ございません。
・ご報告の件、存じました。ありがとうございます。
4. 言い換え表現と選び方
4-1. 言葉のニュアンスを理解する
・承知しました：最も一般的で万能な敬語表現
・かしこまりました：顧客対応や接客業で頻出。やや硬いが丁寧
・存じました：文語的で改まった印象。フォーマルな文書に適する
・了解しました：目上には避ける。対等または社内向けで使う
4-2. 同じ意味でも適切な表現は異なる
・上司や顧客には「承知しました」「かしこまりました」
・同僚や部下には「了解しました」「確認しました」なども可
4-3. 書き換え例
・「はい、知りました」
→「はい、承知しました」
→「はい、かしこまりました」
・「その件は知りました」
→「その件、存じました」
→「その件については承知しております」
5. 使用時の注意点
5-1. 「了解しました」は使い方に注意
「了解しました」はカジュアルな印象があり、目上の人に使うと失礼に受け取られることがあります。ビジネスでは基本的に「承知しました」「かしこまりました」を使うようにしましょう。
5-2. 表現を統一する
一つの文書や会話の中で、「承知しました」「了解しました」「存じました」など、複数の敬語表現を混在させると、かえって違和感を与えることがあります。文体をそろえることが大切です。
5-3. 感謝やフォローの言葉も添える
「承知しました」だけで終わると冷たい印象になることもあります。「承知しました。ご連絡ありがとうございます。」など、感謝を加えるとより丁寧な印象になります。
6. よくある質問
6-1. 「知りました」は社内でもNG？
社内であっても上司や目上の人に使うのは避けた方が無難です。「承知しました」や「かしこまりました」を使う方が信頼感があります。
6-2. 「かしこまりました」はいつ使う？
接客業、ホテル業、受付などで多用されますが、メールでも使えます。顧客対応や外部とのやりとりには丁寧な印象を与える便利な表現です。
6-3. 「存じました」は話し言葉としても自然？
話し言葉としてはやや硬く、丁寧すぎる印象を与えることもあります。書き言葉に適した表現です。
まとめ
「知りました」は、日常的にはよく使われる表現ですが、ビジネスや目上の相手に対しては「承知しました」「かしこまりました」「存じました」など、より丁寧な敬語に言い換えることが必要です。シーンや相手に応じて最適な表現を選ぶことで、信頼感と誠意を伝えることができ、円滑なコミュニケーションにつながります。言葉づかい一つで印象が大きく変わるからこそ、適切な敬語表現を身につけておくことが大切です。
