ビジネスメールや会話で頻繁に使われる「お手数お掛けします」は、相手に対して丁寧に配慮を示す便利な表現です。しかし、使い方を間違えると不自然に聞こえたり、失礼に思われたりすることもあります。本記事では、「お手数お掛けします」の意味や適切な使い方、言い換え表現について詳しく解説します。
1. 「お手数お掛けします」の基本的な意味とは？
1-1. 意味と使われる場面
「お手数お掛けします」は、相手に何かをしてもらうことによって負担をかけてしまうことを恐縮して謝意を示す言葉です。たとえば資料の再送をお願いしたり、確認作業を依頼したりする際に使われます。
1-2. 「手数」とは何か
「手数」とは、手間や労力のことを指します。「お手数」とすることで丁寧な言い回しになり、「お掛けします」は「かける」という動作を丁寧にした表現です。つまり「あなたに労力をかけて申し訳ありません」という意味になります。
1-3. 敬語としての位置づけ
この表現は尊敬語ではなく謙譲語に分類され、自分の行動をへりくだることで相手への敬意を表す形式です。そのため、目上の相手や社外の取引先などに対して使っても失礼にはなりません。
2. よくある使用例とその解説
2-1. メールでの使用例
--- 件名：書類再送のお願い 〇〇様 お世話になっております。 先日お送りいただいた書類の一部に不備がございました。 お手数お掛けしますが、再度ご確認のうえ、ご対応いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ---
このように「お手数お掛けしますが〜」という形で、依頼文の導入に使うと柔らかく丁寧な印象を与えます。
2-2. 会話での使用例
「お手数お掛けして申し訳ございませんが、こちらの資料をご確認いただけますか？」 口頭でも自然に使える表現であり、謝意を込めた丁寧な依頼になります。
3. 「お手数お掛けします」の類語・言い換え表現
3-1. 「ご面倒をおかけします」
少し柔らかい印象になります。「面倒」という語にネガティブな印象を持つ人もいるため、慎重に使いましょう。
3-2. 「恐縮ですが」
謝意を示すと同時に、へりくだるニュアンスが強く、非常に丁寧な表現です。 例：「恐縮ですが、こちらの件について再確認をお願いできますでしょうか。」
3-3. 「ご足労いただきありがとうございます」
対面の場面で移動してきてくれたことへの感謝に使います。 「お手数」との使い分けが重要です。
3-4. 「お時間を割いていただきありがとうございます」
相手の時間に対する感謝を伝えるフレーズです。「お手数」とセットで使うこともあります。
4. 使い方の注意点とマナー
4-1. 二重敬語に注意
「お手数をお掛けさせていただきます」などの表現は冗長になりがちです。 正しい表現は「お手数お掛けします」または「お手数をおかけします」です。
4-2. 謝意と依頼のバランス
謝るだけでなく、具体的に何をお願いしているかを明確にすることで、相手にも伝わりやすくなります。
4-3. 依頼の前後に付け加えると丁寧さアップ
「お手数お掛けしますが」のように、依頼の前後に添えることで、柔らかさと丁寧さを演出できます。
5. シーン別の使い分け方
5-1. 社内メールでの使い方
社内であっても、目上の上司や他部署への依頼には「お手数お掛けします」が有効です。社内文化によってはカジュアルな言い方でも通用しますが、丁寧な表現の方が無難です。
5-2. 社外取引先とのやり取り
基本的に丁寧な表現が求められるため、「お手数お掛けします」に加えて「誠に恐れ入りますが」などを組み合わせて丁寧さを増すとよいでしょう。
5-3. クレーム対応時
謝罪や修正依頼の際、「お手数お掛けしますことを深くお詫び申し上げます」といった表現で、誠意を伝えることが重要です。
6. 書き換えのテクニック
6-1. 繰り返しを避ける
同じメール内で何度も「お手数お掛けします」を使うとくどく感じられます。 「恐縮ですが」「ご確認いただけますと幸いです」などで言い換えましょう。
6-2. 表現の強弱を意識
状況に応じて、謝意の強さを調整します。 たとえば、「お手数お掛けして申し訳ありません」は強い謝意を示します。
6-3. セットで使えるフレーズ
「何卒よろしくお願いいたします」「お忙しいところ恐れ入りますが」などと組み合わせると、より丁寧になります。
7. まとめ：「お手数お掛けします」で印象を良くする
「お手数お掛けします」は、ビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要なフレーズです。正しく使えば、相手への敬意や配慮を伝えられ、信頼関係の構築にもつながります。言い換え表現や使用例を理解し、適切なシーンで活用していきましょう。
