申し添えますという表現は、文章や会話で情報を補足する際に使われる丁寧な言い回しです。本記事では、「申し添えます」を使った例文やその適切な使い方、シーン別の注意点について詳しく解説し、ビジネスシーンや日常生活で役立つ表現方法を紹介します。
1. 申し添えます 表現の基本と意味
1.1 「申し添えます」の定義
「申し添えます」とは、主に書面や会話で自分の意見や情報を補足するために用いられる表現です。このフレーズは、すでに述べた内容に加えてさらに情報を付け加える際に使われ、相手に対して追加の説明や注意喚起を行う意図を持っています。
1.2 使用シーンとニュアンス
「申し添えます」は、ビジネスメールや報告書、プレゼンテーションなどで頻繁に用いられます。例えば、議事録の中で補足情報を伝える際や、顧客への連絡で追加説明が必要な場合など、情報を漏らさず正確に伝えたいときに重宝される表現です。丁寧かつ慎重な表現として、信頼性を高める効果も期待できます。
2. 「申し添えます」例文の具体例
2.1 ビジネスメールでの例文
ビジネスシーンにおいては、正確で礼儀正しい表現が求められます。以下の例文は、メール文中で「申し添えます」を使った例です：
- 「お世話になっております。先日の打ち合わせに関しまして、念のためご連絡申し添えます。次回の会議は○月○日午後2時から開催予定ですので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」
- 「この度は、弊社製品に関するご質問をいただき誠にありがとうございます。ご質問内容に対し、補足説明として申し添えますが、現在新たなアップデートの準備が進行中でございます。詳細が決まり次第、改めてご連絡いたします。」
これらの例文は、必要な情報を漏れなく伝えるために「申し添えます」を効果的に使用しています。
2.2 報告書や議事録での例文
報告書や議事録などの文書では、事実関係を正確に伝えるために、補足情報を提供することが重要です。以下はその例です：
- 「本日の会議においては、各部署からの報告がなされました。なお、各報告内容に関しましては、後日詳細な資料を配布する予定であることを申し添えます。」
- 「今回のプロジェクトに関して、初回の進捗報告に加え、以下の点についても申し添えます。1) スケジュール調整の見直し、2) 追加予算の検討、3) 次回会議の開催日時の再確認。」
このように、複数の情報を整理して伝える際に「申し添えます」を使用することで、受け手に混乱を与えず、必要な情報を追加することができます。
2.3 プレゼンテーション資料での例文
プレゼンテーション中に補足説明を行う場合も「申し添えます」を用いることができます。以下は、その例文です：
- 「本資料に記載の内容に関しましては、最新の市場動向を反映しておりますが、なお一部未確定な情報もございますので、後日改めて詳細をご報告申し添えます。」
- 「当社の新製品についてご説明いたしましたが、性能面につきましては、別途技術担当より詳細な説明がございます。ここに簡単に申し添えますと、従来品よりも20％の効率向上が確認されております。」
プレゼンテーションにおいても、正確な情報提供とともに、相手に安心感を与えるための補足説明として有用です。
3. カジュアルなシーンでの「申し添えます」例文
3.1 日常会話での使用例
ビジネスシーンほど堅苦しくなくても、日常の会話で「申し添えます」を使うことで、相手に対して丁寧な印象を与えることができます。以下はその例です：
- 「この件については、昨日の会話で触れた内容に加えて、あと一つ申し添えますと、今週末に確認が必要な事項があります。」
- 「今日のランチの件ですが、予約は済んでいるのですが、変更の可能性もあるため、念のため申し添えます。」
このような表現を使うことで、日常会話でも余計な誤解やトラブルを避けるために、情報を確実に伝えることができます。
3.2 SNSやチャットでの例文
SNSやチャットなどのカジュアルなコミュニケーションでも、「申し添えます」は上品さを保ちつつ情報を補足する際に使えます。以下はその例文です：
- 「みなさん、今週のミーティングは延期になりました。あと、時間変更もありますので、申し添えますが、新しいスケジュールは後ほど共有しますね。」
- 「先ほどの投稿に関して、誤解を招かないように申し添えますと、〇〇の意味で使ったものです。ご理解いただければ幸いです。」
これにより、カジュアルなコミュニケーションでも正確な情報伝達が実現できます。
4. 「申し添えます」を使う際の注意点とポイント
4.1 適切なタイミングでの使用
「申し添えます」は、必要な補足情報を加える際に使用される表現です。そのため、情報が既に明確な場合や、余計な説明が不要な場合には使わないようにしましょう。適切なタイミングを見極めることが、伝わりやすい文章作成の鍵となります。
4.2 過剰な使用を避ける
多用すると、文章全体が冗長になりやすいので注意が必要です。情報の補足が必要な部分にのみ使用し、簡潔な文章構成を心がけることで、読み手に対して分かりやすいメッセージを伝えることができます。
4.3 相手やシーンに応じた表現の調整
相手やシーンに合わせた言い回しを選ぶことが重要です。ビジネスシーンではよりフォーマルな表現を、日常会話やSNSでは柔らかい表現にするなど、状況に応じた適切な敬語や言葉遣いを意識する必要があります。
5. 申し添えます を活用した文章作成の実践例
5.1 報告書での実践例
報告書作成においては、情報の正確性が求められます。以下は、報告書の一部として「申し添えます」を活用した例文です：
「本プロジェクトの進捗状況につきましては、主要なマイルストーンを順調に達成しております。ただし、現時点で一部の工程に遅れが見受けられるため、今後の対策として関係各部署と協議の上、詳細なスケジュールの再調整を実施する予定です。なお、今回の遅延に関しては、初回の進捗報告で既にご説明済みですが、再度申し添えますと、○○部門の体制強化が急務であると判断しております。」
この例文は、具体的な進捗状況と改善策を明示し、補足説明として「申し添えます」を使用することで、受け手に対して信頼性と透明性を提供しています。
5.2 メール文例での実践例
メールにおいては、以下のように使うことで、必要な情報を追加しながらも簡潔な文章を保つことができます：
「件名：次回会議の日程について
平素よりお世話になっております。次回会議の日程についてご連絡申し上げます。現時点では、○月○日午後2時からの予定となっておりますが、会議室の都合上、若干の時間変更が生じる可能性がございます。念のため、最新の状況については改めてご連絡申し添えますので、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。」
この文例は、情報の補足と注意点をシンプルに伝えるために「申し添えます」を効果的に活用しています。
6. 「申し添えます」を使った謝罪文の例
6.1 謝罪文における使い方
謝罪文では、誤解を防ぐために詳細な説明が求められることが多く、「申し添えます」はその補足として有効です。以下は、謝罪文での使用例です：
- 「この度は、私の不手際によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。なお、今後同様の事態を防ぐために、追加の対策として社員全体の研修を実施する予定です。ここに申し添えますと、今回の件を重く受け止め、再発防止に努めております。」
- 「弊社の製品不具合に関しましては、既に原因究明を進めております。追って詳細な説明と対策をご報告申し添えますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。」
これにより、謝罪の意とともに具体的な改善策を示すことができ、相手に対する信頼回復へと繋がります。
6.2 フォローアップとしての活用
謝罪後のフォローアップ文でも「申し添えます」を用いることで、継続的な情報提供が可能です。たとえば：
「先日の件に関しましては、改めて深くお詫び申し上げます。現在、原因の徹底調査および再発防止策を講じておりますので、進捗状況につきましては随時ご報告申し添えます。今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。」
このような表現により、謝罪後も誠実な対応を継続する意志を明確に伝えることができます。
7. まとめ
「申し添えます」は、情報を補足するための非常に有用な表現であり、ビジネスシーンや日常会話、報告書、謝罪文など、さまざまな場面で活用することができます。適切なタイミングと使い方を意識し、過不足のない情報伝達を心がけることで、受け手に対して信頼性と透明性を示すことができるでしょう。今回紹介した例文やポイントを参考に、正確で丁寧なコミュニケーションを実践してください。
