「属人的」という言葉はビジネスや組織運営の現場でよく耳にしますが、その正確な意味や課題について理解している人は意外と少ないです。この記事では属人的の定義から、その特徴や問題点、改善策まで幅広く解説します。
1. 属人的とは何か？基本的な意味
1-1. 属人的の語源と定義
属人的とは「人に依存すること」「特定の個人に頼る状態」を指します。業務や役割が特定の人の能力や経験に大きく依存している場合に使われる表現です。
1-2. 属人的の一般的な使われ方
属人的は主に企業や組織内の業務運営や知識管理の課題を指摘する際に使われ、マニュアル化や標準化が進んでいない状態を示すことが多いです。
2. 属人的な状態の特徴
2-1. 業務が特定の個人に依存している
ある業務やプロジェクトが特定の担当者のスキルや経験に大きく左右されると、属人的な状態といえます。
2-2. ナレッジやノウハウの共有不足
情報や知識が個人の頭の中に留まっていて、組織全体で共有されていないことも属人的の特徴です。
2-3. 業務の引き継ぎが困難
担当者が変わる際に業務の継続性が保てず、引き継ぎに多くの時間や労力を必要とする問題が生じます。
3. 属人的のビジネス上の問題点
3-1. 業務の属人化がもたらすリスク
特定の人が休職や退職した場合、業務が停滞するリスクが高まります。これにより、企業全体の生産性低下やトラブル発生の原因になります。
3-2. 標準化・効率化の阻害
属人的な業務はマニュアル化が難しく、プロセスの標準化や効率化を妨げます。
3-3. 人材育成の障壁
知識や技術が個人に依存していると、新人教育や後継者育成がうまく進まず、人材不足やスキルギャップの原因になります。
4. 属人的を改善する方法と対策
4-1. 業務の見える化とドキュメント化
業務手順やノウハウを文書化し、誰でも理解できる形で共有することが属人的改善の第一歩です。
4-2. マニュアルやチェックリストの作成
標準作業手順書（SOP）やチェックリストを活用して、業務の標準化を図ります。
4-3. ITツールの活用
業務管理ツールやナレッジ共有プラットフォームを導入し、情報を組織で共有・活用できる仕組みを整えます。
4-4. クロストレーニング（多能工化）の推進
複数の社員が様々な業務を担当できるよう教育し、属人性の軽減を目指します。
4-5. 定期的な業務見直しと改善活動
業務フローを定期的に見直し、属人的な部分を洗い出して改善していく体制づくりも重要です。
5. 属人的が完全に悪いわけではない理由
5-1. 高度な専門性や経験の価値
特定の人にしかできない高度なスキルや経験がある場合、属人的は強みになることもあります。
5-2. 柔軟な対応力の源泉
個人の裁量に任せることで、柔軟かつ迅速な対応が可能となる場面も存在します。
5-3. バランスをとることが重要
属人的と標準化のバランスを取りながら、効率的かつ質の高い業務運営を目指すことが求められます。
6. まとめ
属人的とは特定の個人に業務が依存している状態を指し、組織の効率性や継続性にリスクをもたらします。しかし、専門性や柔軟性という側面もあるため、属人的な要素を完全に排除するのではなく、適切に管理・改善しながら組織全体の強みとすることが重要です。業務の見える化や標準化、ITツールの活用、人材育成を通じて属人的を解消し、持続可能な組織づくりを目指しましょう。
