「記入漏れ」は、申請書・アンケート・帳票などにおいて、必要事項が書かれていない状態を指す言葉です。業務連絡や書類確認のやりとりで頻繁に使われますが、直接的に「記入漏れ」と伝えると、相手によってはやや冷たく感じることもあります。この記事では、「記入漏れ」の意味、ビジネスで使える言い換え表現、丁寧な伝え方、例文、注意点をわかりやすく解説します。
1. 「記入漏れ」とは？意味と使いどころ
1-1. 「記入漏れ」の意味
「記入漏れ」とは、必要な情報や項目をうっかり書き忘れてしまっている状態を指します。通常、書類・申請・帳票などで求められている欄に、記載がされていない場合に使われます。
1-2. 使用される場面
・申込書や申請書の確認時
・アンケートや報告書の提出後
・社内外の確認・依頼メール
・検収書類や契約書のチェックの際
2. 「記入漏れ」のビジネスで使える言い換え表現
2-1. 柔らかく伝える表現
・ご記載が抜けている箇所がございます
・ご記入いただいていない部分がございました
・未記入の項目が見受けられます
・一部未記載の欄がございます
・一部情報が不足しているようです
2-2. 直接的すぎず丁寧に伝える表現
・確認したところ、いくつかご記載のない項目がございました
・恐れ入りますが、下記の項目についてのご記入をお願いいたします
・お手数をおかけしますが、未記載の箇所についてご確認をお願いいたします
3. 言い換え表現を使った例文
3-1. 社外メールでの例文
・ご提出いただいた申請書につきまして、一部ご記載のない箇所がございましたので、恐れ入りますがご確認をお願いいたします。
・恐れ入りますが、お送りいただいた書類にいくつか未記入の項目がございます。補足の上、再送いただけますと幸いです。
3-2. 社内連絡・チャットでの例文
・フォームの一部が未記載のようでしたので、ご確認お願いいたします。
・確認したところ、内容の一部が抜けているようでした。追記して再提出いただけると助かります。
3-3. フォローアップ・依頼文での例文
・念のためご確認いただきたいのですが、◯◯の欄が未記載のように見受けられます。
・記入漏れの可能性がある項目を下記にまとめましたので、お手すきの際にご確認をお願いいたします。
4. 「記入漏れ」の注意喚起としての表現
4-1. 書面や案内文での表現例
・記入漏れがないよう、提出前に今一度ご確認ください。
・すべての項目へのご記入をお願いいたします。記入漏れがある場合、受理できないことがございます。
・記入もれによる再提出を防ぐため、ご記入後は必ずご確認をお願いします。
4-2. 表現の工夫で印象を柔らかく
直接「記入漏れがあります」と伝えると冷たく感じられる場合もあるため、「ご記入が抜けているようです」「未記入の箇所があるようです」とやわらかく言い換えることで、相手に配慮した印象を与えることができます。
5. 英語での表現
5-1. 主な言い換え英語表現
・There appears to be missing information
・Some fields were left blank
・Incomplete entry
・It seems a few sections were not filled in
5-2. 英文メール例
・Thank you for your submission. However, it seems that a few required fields were left blank.
・We would appreciate it if you could complete the missing sections and resend the form.
6. 使用時の注意点
6-1. ミスを責めない言い回しを選ぶ
「記入漏れ」と直接的に伝えるよりも、「未記入箇所があるようです」「一部ご記載いただいていない点がございます」など、相手に配慮した言葉を選ぶことで、良好な関係を維持しやすくなります。
6-2. 再提出を促す際は期限も明記
単に「記入してください」だけでなく、「◯月◯日までにご返信ください」など具体的な対応期限を添えると、相手も対応しやすくなります。
6-3. 複数項目がある場合は明確に伝える
「いくつかの記入漏れがある」という表現ではなく、「氏名」「日付」「署名」など具体的に列挙することで、相手の負担を減らしスムーズな対応を促せます。
まとめ
「記入漏れ」という言葉は事務連絡などで必要不可欠な表現ですが、相手に配慮しつつやわらかく伝えることが、良好なビジネスコミュニケーションには欠かせません。場面に応じて「ご記載が抜けております」「一部未記入です」「情報が不足しているようです」などの言い換えを使い分けることで、丁寧かつ伝わりやすい表現になります。書類やメールのやりとりの中で、思いやりのある言葉を選びましょう。
