ビジネスメールや手紙でよく使われる「追伸」。相手に重要な情報や補足を伝えるために使いますが、適切に使用しないと失礼にあたることもあります。本記事では、ビジネスシーンでの「追伸」の意味、使い方、敬語表現について詳しく解説します。注意点や注意すべきポイントも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
1. 追伸とは？ビジネスシーンにおける意味と役割
1.1 追伸の基本的な意味
「追伸（ついしん）」は、手紙やメールの本題が終わった後に追加で伝えたい内容を記載する部分を指します。日本語では特にビジネスシーンでよく使われ、相手に対して追加の情報や補足を簡潔に伝える手段として活用されます。もともと、書き終わった後に「追って」「後から」という意味を込めて使われていた言葉です。
1.2 追伸の役割と重要性
ビジネスメールや手紙では、限られたスペースの中で重要な情報を伝えることが求められます。そんな中で、追伸をうまく使うことで、メインの内容から外れることなく、必要な補足情報やお知らせを追加することができます。追伸を使うことで、相手に重要な情報を確実に伝えることができ、細やかな配慮を感じてもらうことができます。
2. ビジネスメールでの「追伸」の使い方
2.1 追伸を使うタイミング
ビジネスメールにおいて、追伸はいつ使うべきかを考えることが重要です。追伸を使うタイミングとしては、以下のような状況が考えられます。
メインの内容が終わった後に補足情報を追加したい場合
他の件について簡単に伝えたい場合
重要な情報を再度強調したい場合
例：
「追伸：先日の会議の件、再度ご確認をお願いいたします。」
「追伸：資料について、追加の情報をお送りいたします。」
2.2 追伸の書き方
ビジネスメールで追伸を使う際には、以下のような書き方が適切です。
追伸は本文の後、署名の前に記載します。
追伸は短く、簡潔に記載するのがポイントです。
不要な感情表現や個人的な内容は避け、ビジネスに関連する事項のみを書くようにします。
例：
「追伸：ご確認いただけますようお願いいたします。」
「追伸：次回のミーティングの日程について、再度ご確認いただければと思います。」
3. 追伸を使う際の注意点
3.1 追伸があることを確認する
追伸を使う際には、必ず相手に伝えたい情報がメインの内容に含まれていないことを確認することが重要です。もしメインの内容でしっかりと伝えられているのであれば、追伸を使う必要はありません。また、追伸に不適切な内容を記載することは、ビジネスマナーとしてNGです。
3.2 過度に使わない
追伸を多用しすぎると、メールが長くなりすぎてしまい、重要な情報が伝わりにくくなることがあります。追伸はあくまで補足的な役割を持っているため、必要最小限にとどめるようにしましょう。
3.3 追伸を使った後の返信
相手が追伸に記載された内容に対して返信をする場合、追伸部分にもきちんと対応することが求められます。もし追伸に書かれた内容が重要である場合、相手がその部分について言及した場合は、しっかりと返事をするように心掛けましょう。
4. 追伸を使う際の敬語表現
4.1 追伸の敬語表現について
追伸自体は、基本的に敬語を使わずに記載することが一般的ですが、相手が目上の人や取引先の場合は、敬語を使うことが大切です。以下に、ビジネスシーンでよく使われる敬語表現の例を紹介します。
例1：
「追伸：先日の会議の件、改めてご確認いただけますでしょうか？」
「追伸：次回の会議について、再度ご連絡をさせていただきます。」
例2：
「追伸：お忙しいところ恐れ入りますが、資料の確認をお願い申し上げます。」
「追伸：お手数ですが、再度ご確認いただけますようお願い申し上げます。」
4.2 追伸を使う際に避けるべき表現
ビジネスシーンでは、追伸にあまりカジュアルな表現や不適切な言葉遣いを避けるべきです。例えば、「よろしくね」や「じゃあね」といったカジュアルな表現は、ビジネスにはふさわしくありません。必ず「よろしくお願いいたします」や「よろしくお願い申し上げます」など、正式な敬語を使用しましょう。
5. 追伸を使う際のよくある誤解とその解決方法
5.1 追伸を使うタイミングの誤解
追伸は必ずしも「最後に何かを付け加える時」のみで使うわけではありません。メールの内容が完結してから、他に伝えたいことがあるときに使うべきです。もし、初めから追伸を使う予定があれば、そのタイミングに合わせてきちんと書くことが大切です。
5.2 追伸の重要性を誤解してしまう
追伸はあくまで補足的な情報を伝えるために使われます。追伸に重要すぎる内容や、長文を書いてしまうと、相手に混乱を招くことがあります。追伸を使う際は、重要な情報であっても簡潔に伝えましょう。
6. まとめ
ビジネスメールや手紙での「追伸」は、相手に重要な補足情報やお知らせを伝えるための効果的な方法です。しかし、使い方や表現には注意が必要です。適切なタイミングで、敬語を使いながら、簡潔に追伸を使うことが大切です。追伸を上手に活用し、ビジネスシーンでの印象をさらに良くするために、この記事で紹介したポイントを参考にしてください。
