ビジネスメールにおいて、「先程お電話させていただきました件」というフレーズは非常に役立つ表現です。電話でのやり取りを確認するためにメールでフォローアップする場合、この言い回しを使うことで、相手に丁寧かつ明確に伝えることができます。この記事では、「先程お電話させていただきました件」の使い方や注意点、さらに他のビジネスシーンで使える言い回しも紹介します。
1. 「先程お電話させていただきました件」とは
1-1. フレーズの意味と用途
「先程お電話させていただきました件」というフレーズは、電話で話した内容をメールで改めて確認したり、補足情報を提供したりする際に使います。主に、ビジネスのやり取りで使われる表現で、電話での会話内容を再確認したり、相手に再度伝える必要がある場合に便利です。このフレーズは、相手に対して親しみを込めつつも、敬意を示す表現として使います。
例文:
先程お電話させていただきました件について、改めてご連絡申し上げます。
先程お電話させていただきました件、再度ご確認いただければと思います。
この表現は、電話とメールを組み合わせて使うことで、よりスムーズにコミュニケーションを進めることができます。
1-2. メールでのフォローアップの重要性
ビジネスメールにおいて、電話後にメールでフォローアップを行うことは、相手に確認事項を整理して伝えるために非常に重要です。電話で話した内容は、相手の記憶に頼る部分があるため、メールでの確認が必須となる場合があります。また、文書で記録を残すことができるため、後々の確認や誤解を避けるためにも役立ちます。
2. ビジネスメールで「先程お電話させていただきました件」を使う際のポイント
2-1. 敬語を適切に使用する
「先程お電話させていただきました件」という表現を使う際には、メール全体で敬語を適切に使用することが大切です。ビジネスメールでは、相手に対して敬意を示すため、過度にカジュアルな言葉遣いは避けましょう。また、電話の内容に関しても、相手の意見や返答を尊重することが求められます。
例文:
先程お電話させていただきました件について、改めてご確認いただけますでしょうか。
先程お電話でお伝えした内容につきまして、こちらのメールにて再度お伝えさせていただきます。
2-2. メール本文を簡潔にする
電話で話した内容を再度メールで伝える際、メール本文を簡潔にすることが重要です。長々とした説明や繰り返しを避け、要点を絞って伝えることで、相手がスムーズに内容を理解しやすくなります。過度に詳細すぎる情報は、相手にとって負担となる場合がありますので、簡潔でわかりやすい表現を心がけましょう。
2-3. 件名を明確にする
メールの件名は、内容が一目でわかるように簡潔に明記します。特に電話後のフォローアップメールの場合、件名に「電話でお伝えした件」や「お電話の件」などと記載して、相手が内容をすぐに把握できるようにしましょう。これにより、メールの確認が早くなり、返信もスムーズに進むことが期待できます。
例文:
件名: 先程お電話させていただきました件について
件名: 電話でお伝えした内容の確認について
3. 「先程お電話させていただきました件」の具体的な使い方
3-1. 簡単な確認・依頼の場合
電話で簡単に伝えた内容について、再度確認をお願いする場合に使います。この場合、メールで確認したいポイントを明確にし、相手に負担をかけないように配慮しましょう。
例文:
先程お電話させていただきました件、資料のご提出日についてですが、改めてご確認いただけますでしょうか。
先程お電話させていただきました件、次回の会議の日時に関してご確認をお願い申し上げます。
3-2. 詳細な情報提供や補足が必要な場合
電話でのやり取りでは伝えきれなかった情報を補足するために使う場合、具体的にどの部分について追加情報を提供するのかを明確にします。これにより、相手はスムーズに必要な情報を得ることができます。
例文:
先程お電話させていただきました件、資料の詳細についてこちらに追記いたしましたのでご確認いただければと思います。
先程お電話でお伝えした内容について、詳細な情報を以下にご提供させていただきます。
3-3. 相手に依頼をする場合
電話で伝えた内容を再度メールで依頼する場合、相手に対するお願いを明確にし、お願いする内容が具体的であることが重要です。
例文:
先程お電話させていただきました件、資料の送付をお願い申し上げます。
先程お電話でお話しした件、来週までにご対応いただけますようお願い申し上げます。
4. 「先程お電話させていただきました件」の代わりに使える言い回し
4-1. 「お電話させていただいた件」
「先程お電話させていただきました件」というフレーズは、少し時間が経過した場合でも使えますが、直近で電話をかけた際には「お電話させていただいた件」と簡潔に言い換えることができます。
例文:
お電話させていただいた件について、再度ご確認いただければと思います。
4-2. 「先日お電話させていただきました件」
「先程」の代わりに「先日」を使うことで、電話のタイミングが少し前だった場合にも適用可能です。
例文:
先日お電話させていただきました件について、ご確認のほどお願い申し上げます。
5. まとめ
「先程お電話させていただきました件」というフレーズは、電話とメールを組み合わせてビジネスコミュニケーションを円滑に進めるための重要な表現です。電話後のフォローアップとして、このフレーズを使うことで、相手に確認事項や追加情報を簡潔に伝えることができます。使い方を適切に把握し、敬語やメールの形式を守ることで、相手に対しても失礼なく、スムーズにコミュニケーションを取ることができます。
