ビジネスの場では、相手の都合に配慮することが非常に重要です。特に、会議やアポイントメントの日程調整を行う際に「都合に合わせる」という表現が使われることが多く、適切な敬語表現を用いることで、より良い印象を与えることができます。本記事では、「都合に合わせる」の正しい敬語表現と使い方、さらにビジネスで使える例文を紹介します。
1. 「都合に合わせる」の基本的な意味と敬語表現
「都合に合わせる」とは、相手の予定や状況に合わせて自分の行動や予定を調整することを意味します。この表現は、相手に対する配慮を示す非常に重要な言い回しで、特にビジネスメールや会話で頻繁に使われます。
敬語を使う場合、相手に対して丁寧に自分の意向を伝え、調整をお願いする必要があります。具体的な敬語表現としては、「都合を合わせる」「ご都合に合わせる」「ご都合に合わせて調整する」などが使われます。
2. ビジネスで使う「都合に合わせる」の敬語表現
2-1. 「ご都合に合わせる」
最も一般的で無理なく使える敬語表現です。「ご都合に合わせる」は、相手の都合に配慮している印象を与える表現です。
例文：
「お手数をおかけしますが、◯◯様のご都合に合わせて日程を調整させていただきます。」
2-2. 「ご都合に合わせて調整する」
より具体的に、日程や予定を調整することを伝えたいときに使います。
例文：
「会議の日程につきまして、ご都合に合わせて調整させていただきます。」
2-3. 「ご都合を伺い合わせる」
相手に自分の都合を尋ねる際の表現として、「伺い合わせる」という表現が使われます。これにより、さらに丁寧さが増します。
例文：
「◯◯様のご都合を伺い合わせて、こちらからご連絡いたします。」
3. 「都合に合わせる」を使う際の注意点
3-1. 過度に謙虚になりすぎない
「都合に合わせる」を使う際に、相手に過度に謙虚すぎる印象を与えないように注意が必要です。あまりにも自己犠牲的に表現しすぎると、相手に圧力をかけるように感じさせることがあります。
NG例：
「◯◯様の都合に合わせて、何でも調整いたします。」
→ 無理に合わせる印象を与え、自己犠牲的に見えることがあります。
3-2. 相手の都合に過度に依存しない
あくまで「合わせる」ことができるという立場であり、相手に全てを合わせるのではなく、自分の都合や意見もしっかり伝えることが大切です。
例文：
「◯◯様のご都合に合わせることが可能ですが、◯月◯日が最も適しています。」
4. 類似表現とその使い分け
「都合に合わせる」と似た表現として、いくつかの表現が使われます。状況や相手によって使い分けが求められます。
4-1. 「ご都合に合わせていただく」
相手に対して、相手の都合に合わせてもらうというお願いをする表現です。「ご都合に合わせる」は自分側の配慮が強調される一方、「ご都合に合わせていただく」は相手の協力をお願いする表現となります。
例文：
「お手数をおかけしますが、ご都合に合わせていただければ幸いです。」
4-2. 「ご都合に合わせた日程」
既に相手の都合に合わせた日程を提案する際の表現です。
例文：
「◯月◯日のご都合に合わせた日程で、会議を開催させていただきます。」
4-3. 「ご都合を伺う」
相手に都合を聞く場合の表現です。「伺う」を使うことで、より敬意を表すことができます。
例文：
「お忙しいところ恐れ入りますが、◯月◯日のご都合を伺えますでしょうか。」
5. ビジネスシーン別「都合に合わせる」の使い方
5-1. 日程調整時の使い方
会議や打ち合わせ、面談などの日程調整において、「ご都合に合わせる」を使う場面が最も多いです。調整する相手が複数の場合や、柔軟に対応したい場合にも有効です。
例文：
「ご都合の良い日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。そちらに合わせて調整させていただきます。」
5-2. 謝罪を含む場合の使い方
もし、相手の都合に合わせることで調整をお願いする際に、謝罪を含めることでより丁寧な印象を与えることができます。
例文：
「ご都合に合わせていただくこととなり、恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
5-3. 取引先との調整で使う場合
取引先との関係においても、相手の都合に合わせる表現を使うことは非常に重要です。この際、必要に応じてスケジュール調整の柔軟性を示すことがポイントとなります。
例文：
「お忙しいところ恐れ入りますが、◯◯様のご都合に合わせて、日程調整させていただきます。」
6. 「都合に合わせる」表現を使った具体的なメール例文集
6-1. 会議の日程調整の依頼
例文：
「お世話になっております。◯◯社の◯◯でございます。
今週の会議について、◯月◯日がご都合いかがでしょうか？もしご都合が悪ければ、◯月◯日以降でご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。」
6-2. 面談日程の調整依頼
例文：
「お疲れ様です。◯◯社の◯◯でございます。
先日ご連絡いただいた件について、面談の日程を調整したく存じます。◯月◯日ご都合いかがでしょうか？もしご都合がつかない場合は、他の日程をご提案いただけますと幸いです。」
6-3. 取引先への謝罪と調整依頼
例文：
「大変申し訳ございません。◯◯の件でご迷惑をおかけしました。
つきましては、◯月◯日のご都合に合わせて、再調整をさせていただきたく存じます。お手数をおかけしますが、何卒ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」
7. まとめ：相手の都合に配慮した敬語表現で信頼を築く
「都合に合わせる」という表現は、ビジネスシーンで非常に重要な役割を果たします。相手に配慮した表現を使用することで、より円滑なコミュニケーションが実現し、信頼関係が築かれます。本記事で紹介した敬語表現や例文を参考にして、適切に使いこなすことが大切です。
