ビジネスシーンでは、説明が不十分だったり、相手の理解を妨げてしまったときに「分かりづらくてすみません」と謝意を伝えることがあります。しかし、この言い方はややカジュアルな印象を持たれる場合があるため、状況に応じてより丁寧な表現に言い換えることが求められます。この記事では、「分かりづらくてすみません」の意味、ビジネスに適した言い換え表現、使用例、注意点をわかりやすく解説します。
1. 「分かりづらくてすみません」の意味と背景
1-1. 基本の意味
「分かりづらくてすみません」は、説明や資料の内容が不明瞭で、相手に伝わりにくかったことを詫びる表現です。相手に手間をかけたことへの配慮が込められており、日常会話や社内のやりとりでよく使われます。
1-2. カジュアルな印象に注意
「すみません」は丁寧ではありますが、「申し訳ございません」と比べるとややラフな表現になります。ビジネスメールや取引先との会話では、もう少し格式を整えた言い換えが好まれます。
2. 丁寧な言い換え表現
2-1. 基本的な敬語表現
・分かりづらいご説明となり、申し訳ございません
・説明が不十分であったこと、お詫び申し上げます
・ご理解いただきにくい内容となってしまい、恐縮しております
2-2. 丁寧なクッション言葉を添えた表現
・恐れ入りますが、ご説明が不十分だったかと存じます
・ご不明な点が多く、申し訳ございません
・表現が分かりづらい部分がありましたこと、心よりお詫び申し上げます
3. シーン別の使用例
3-1. ビジネスメールでの使用
・先ほどお送りした資料ですが、一部分かりづらい表現があり、申し訳ございません。修正したものを添付いたします。
・説明が不明瞭だった点がございましたら、お詫び申し上げます。ご質問があれば何なりとお申し付けください。
3-2. 会議・商談の場面
・私の説明が分かりにくかったかと存じます。申し訳ございません。改めて要点を整理してご説明いたします。
・お伝えの仕方が悪く、混乱を招いてしまったかもしれません。深くお詫び申し上げます。
3-3. 社内でのチャット・やりとり
・分かりづらい資料でご迷惑をおかけしました。すぐに修正します。
・説明が足りなかったかもしれません、すみません。後ほど補足を送ります。
4. 表現を選ぶときのポイント
4-1. 相手との関係性を考慮する
・社外の取引先には：「申し訳ございません」「お詫び申し上げます」など格式ある表現が望ましい
・社内の同僚や後輩には：「すみません」「ごめんなさい」も許容される場合があるが、状況に応じて調整が必要
4-2. 自分の責任を明確にする
相手に「あなたが分かっていない」と誤解される表現は避け、自分の説明力や配慮不足を原因として述べると印象が良くなります。
例：
× 分かってもらえなかったようで、すみません
○ ご説明が不十分で、申し訳ございません
4-3. フォローの言葉を添える
謝罪だけでなく、補足や今後の対応を明示することで、誠意が伝わります。
例：
「ご不明な点がありましたら、お気軽にお知らせください」
「後ほど補足資料をお送りいたします」
5. よくある質問
5-1. 「すみません」と「申し訳ございません」の違いは？
「すみません」は丁寧語、「申し訳ございません」は最上級の敬語です。ビジネスでは、取引先や目上の方には「申し訳ございません」を使うのが無難です。
5-2. メールで「分かりづらくてすみません」は失礼？
失礼とは言い切れませんが、ややカジュアルです。改まったやり取りでは「分かりにくい点がございましたら恐縮ですが〜」といった婉曲表現が望まれます。
5-3. 書き換えの一例は？
・分かりづらくてすみません
→ ご説明が至らず、申し訳ございません
→ 表現に不備があり、誠に恐縮でございます
まとめ
「分かりづらくてすみません」は、説明不足や資料の不備に対する謝罪として使われますが、ビジネスでは「申し訳ございません」「お詫び申し上げます」など、より丁寧な表現が求められます。状況や相手に応じて敬語のレベルを調整し、謝罪に加えてフォローの言葉を添えることで、信頼感あるコミュニケーションが可能になります。適切な表現を選び、真摯な姿勢を伝えることが大切です。
