ビジネスの場では、封筒の中に入れる書類の向きや折り方に注意を払うことが重要です。適切な方法で封入しないと、相手に対して失礼にあたることもあります。本記事では、和封筒・洋封筒ごとの正しい書類の入れ方や向き、折り方の基本ルールを詳しく解説します。正しいマナーを身につけ、ビジネスで好印象を与えましょう。
1. 封筒の向きと書類の入れ方の基本
1.1 和封筒と洋封筒の違い
封筒には主に和封筒（縦長）と洋封筒（横長）の2種類があります。それぞれに適した書類の入れ方があります。
- 和封筒（縦型）：一般的なビジネス文書や履歴書で使用される
- 洋封筒（横型）：A4書類を折らずに入れる際や、海外向けの送付に適している
1.2 書類の向きの基本ルール
封筒の中に書類を入れる際、受け取った相手が開封しやすい向きにするのが基本です。
- 和封筒：封筒を縦向きにしたとき、書類の上端（表面）が封筒の上に向くようにする
- 洋封筒：封筒を横向きにしたとき、書類の表面が相手に正しく見える向きにする
2. 和封筒の正しい入れ方と折り方
2.1 書類の正しい折り方
和封筒にA4サイズの書類を入れる場合、三つ折りが一般的です。以下の手順で折ります。
- 用紙の上3分の1を下に折る
- 次に、下3分の1を上に折る
- 開封時に相手が自然に読み始められるよう、文頭が表にくるように折る
2.2 書類を入れる向き
折り方が完了したら、以下の向きで封筒に入れます。
- 封筒を縦に持つ
- 折った書類の開く側が上になるようにする
- 相手が封を開けたとき、すぐに内容を読める向きにする
3. 洋封筒の正しい入れ方
3.1 書類を折らずに入れる場合
洋封筒はA4書類をそのまま封入できるため、折らずに入れることができます。その際、次の点に注意してください。
- 書類の表面が相手に見えるように入れる
- 封筒の開口部を上にして、書類の上部が封筒の開口部側に向くようにする
3.2 書類を折って入れる場合
長形の洋封筒（長3封筒など）を使用する場合、A4書類を三つ折りまたは二つ折りにして入れるのが一般的です。
- 三つ折りの場合：和封筒と同じ折り方をする
- 二つ折りの場合：A4を横半分に折る
- 折った面が相手に見える向きで封筒に入れる
4. 封筒の封の仕方
4.1 のり付けの方法
ビジネス用途では、封をきちんと閉じるのがマナーです。次の方法を推奨します。
- 封筒のフラップ部分に薄くのりを塗り、しっかりと閉じる
- テープやシールで補強する場合、シンプルなものを使用
4.2 「〆」マークの記入
封をしたことを示す「〆」マークを、封筒の中央に記入します。これにより、相手に封がされていることが伝わります。
5. 特殊な書類を封筒に入れる際の注意点
5.1 複数枚の書類を入れる場合
複数の書類を封筒に入れる場合、以下のように整理しましょう。
- 最も重要な書類を上に配置
- 順番を整理し、クリップやホチキスで固定しない
- 必要ならば「送付状」を最上部に添付
5.2 名刺を同封する場合
名刺を同封する際は、以下のマナーを守ります。
- 名刺を小さな封筒に入れる
- 送付状の裏や添え状に挟む
6. まとめ
封筒に書類を入れる向きや折り方には、ビジネスマナーが関わっています。和封筒では縦書き・三つ折り、洋封筒では横書き・二つ折りなど、状況に応じた適切な方法を選びましょう。正しい方法を守ることで、相手に好印象を与えられます。本記事の内容を参考に、適切な封入方法を実践してください。
