提出書類に添える手書きの添え状は、相手に感謝の気持ちや重要な情報を丁寧に伝えるために必要です。ビジネスシーンでは、手書きの添え状が相手に対する配慮を示し、より良い印象を与えるために非常に有効です。本記事では、提出書類に添える手書きの添え状の書き方と例文、注意点について詳しく解説します。
1. 添え状の重要性と役割
1.1. 添え状の目的
添え状は、提出書類に対して相手に配慮を示し、書類を正しく理解してもらうためのサポートをする役割を果たします。特にビジネスシーンでは、相手に対する礼儀を示し、感謝の気持ちを伝えるために重要な手段です。
1.2. 手書き添え状のメリット
手書きの添え状は、パソコンで書いたものと異なり、個人的な思いやりが伝わりやすいという特長があります。相手に対して特別感を与え、より心がこもった印象を与えることができます。
1.3. 添え状が必要なシーン
提出書類を送る際には、添え状が求められることがあります。例えば、契約書や報告書、申請書類などを送付する際に、送付する目的や注意点、感謝の気持ちを伝えるために添え状を使います。
2. 添え状の書き方の基本
2.1. 添え状の構成
手書きの添え状は、基本的に以下の構成に沿って書きます：
- ① 挨拶（時候の挨拶や相手の状況に合わせた言葉）
- ② 送付する書類の説明（内容や目的）
- ③ 書類に関する補足情報や注意点
- ④ 感謝の言葉
- ⑤ 今後の協力やお願い（必要に応じて）
2.2. 丁寧な言葉遣い
手書きの添え状でも、ビジネスシーンでは敬語を使うことが重要です。適切な敬語を使って、相手に対する感謝や敬意を表現しましょう。
2.3. 簡潔かつ明確に書く
添え状は長すぎず、簡潔でわかりやすい言葉を使うことが求められます。相手が負担に感じないよう、要点を押さえた内容にすることが大切です。
3. 提出書類の添え状手書き例文
3.1. 契約書を送る際の添え状
拝啓 〇〇の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 このたびは、〇〇契約書を送付いたします。 契約内容についてご確認いただき、ご署名・捺印をお願い申し上げます。 何かご不明点がございましたら、お知らせください。 敬具
3.2. 報告書を送る際の添え状
拝啓 秋風が心地よい季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。 このたび、〇〇に関する報告書を送付いたします。 内容についてご確認いただき、何かご意見がありましたらお知らせいただければ幸いです。 今後ともよろしくお願い申し上げます。 敬具
3.3. 提案書を送る際の添え状
拝啓 寒さが厳しくなってまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。 このたび、〇〇の提案書を送付いたします。 お目通しいただき、貴社のご意見をいただけますと幸いです。 今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます。 敬具
3.4. 請求書を送る際の添え状
拝啓 冬の寒さが一層厳しくなってまいりましたが、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。 先日お取引いただいた〇〇に関する請求書を送付いたします。 ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。 引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。 敬具
4. 添え状を送る際の注意点
4.1. 正確な情報を提供する
添え状に記載する内容は正確であることが最も重要です。送付する書類や目的に誤りがないか、事前に確認してから書くようにしましょう。
4.2. 相手の立場に合わせた言葉を選ぶ
添え状では、相手の立場に応じた言葉を選ぶことが大切です。上司や取引先には丁寧な表現を使い、親しい関係の相手には少しカジュアルな言葉を使っても構いません。
4.3. 余計な情報を避ける
添え状は簡潔にまとめ、相手に必要な情報だけを伝えるようにしましょう。無駄な情報を加えると、相手にとって読みづらくなるため、注意が必要です。
5. まとめ
提出書類に添える手書きの添え状は、相手に対して感謝や敬意を示す重要な手段です。ビジネスの場では、相手にわかりやすく、丁寧な言葉遣いで伝えることが求められます。この記事で紹介した例文やポイントを参考にして、心のこもった手書きの添え状を作成してください。
