「その旨を伝える」の意味は？ 使い方も例文付きで徹底解説

「その旨を伝える」は、ビジネスシーンや日常会話でよく使われる表現です。特に、報告や指示をする際に使われることが多く、正確な意味や使い方を理解しておくことが重要です。本記事では、「その旨を伝える」の意味、類語、メールでの活用例などを詳しく解説します。適切な表現を身につけて、円滑なコミュニケーションを目指しましょう。

1. 「その旨を伝える」の意味とは？

まずは「その旨を伝える」の意味を詳しく解説していきます。この表現は、日常会話からビジネスシーンまで幅広く使われるため、正確に理解しておくことが重要です。特に、ビジネスメールや公式な場面では適切な言葉遣いが求められるため、そのニュアンスや使用例を押さえておくと便利です。

1.1 「その旨」とは何か？

「その旨」は、「その内容」や「その趣旨」といった意味を持ちます。この表現は、話の流れや文脈によって具体的な意味が異なるため、文脈を正しく理解した上で使用することが求められます。例えば、ビジネスの場では「先ほどの会議の決定事項の旨を伝える」といった形で用いられることが多いです。
また、「その旨」はやや硬い表現のため、カジュアルな会話では「そのこと」や「その内容」などに言い換えられることがあります。そのため、使用する場面や相手によって適切な言葉を選ぶことが大切です。

1.2 「その旨を伝える」の正しい使い方

「その旨を伝える」は、「特定の内容を相手に伝達する」という意味で使われます。特に、ビジネスメールや口頭での報告、依頼の際に頻繁に登場する表現です。
例えば、上司から指示を受けた際に「かしこまりました。その旨を関係部署に伝えておきます。」というように使われます。この場合、「その旨」は「上司の指示内容」を指しており、聞き手がどのような内容なのかを明確に理解できるようにしておく必要があります。

また、取引先や顧客に対して使う場合は、「納期が変更となりましたので、その旨を貴社にご報告申し上げます。」といった形で使用されることが多いです。このように、相手に対して丁寧に伝える際にも便利な表現となっています。

2. 「その旨を伝える」の言い換えとニュアンスの違い

「その旨を伝える」は、シチュエーションによって言い換えられることがあります。よりフォーマルにする場合や、より具体的な内容を示す場合には、適切な表現を選ぶことが重要です。ここでは、よく使われる類語とそのニュアンスの違いを詳しく解説します。

2.1 「その件を伝える」

「その件を伝える」は、「その旨を伝える」とほぼ同じ意味ですが、「件」という言葉を使うことで、よりフォーマルな印象を与えます。特に、ビジネスシーンでは「件」という単語を使うことで、話の焦点が明確になりやすいです。
例えば、「本日の会議で決定した内容について、その件を関係部署に伝えてください。」という表現は、具体的な決定事項がある場合に適しています。「その旨を伝える」よりも若干硬い表現となるため、フォーマルなメールや公的な報告に向いています。

2.2 「その内容を伝える」

「その内容を伝える」は、具体的な情報を伝達する際に適しています。「その旨を伝える」よりも直接的な表現となり、曖昧さが少なくなるのが特徴です。
例えば、「先ほどの打ち合わせで決定したスケジュールの変更について、その内容を関係者に伝えておいてください。」といった形で使われます。この表現を使うことで、話の内容が明確になり、受け手が誤解する可能性を減らすことができます。

2.3 「連絡する」との違い

「連絡する」は、相手に情報を届ける広い意味で使われます。一方、「その旨を伝える」は、特定の内容を知らせることに重点があります。
例えば、「会議の変更について連絡しました。」と言うと、単に情報を伝えたことを指します。しかし、「会議の変更について、その旨を関係部署に伝えました。」という表現にすると、単なる連絡ではなく、具体的な変更の趣旨や理由を含めた情報伝達をしたというニュアンスが加わります。

このように、「その旨を伝える」は「連絡する」よりも、情報の意味や意図を含めて伝達する際に適した表現と言えます。

3. ビジネスメールでの「その旨を伝える」の使い方

「その旨を伝える」のビジネスメールでの使い方について詳しく紹介していきます。ビジネスシーンでは、適切な敬語や表現を用いることで、相手に対して丁寧かつ明確な印象を与えることができます。特に、上司への報告や取引先との連絡では、適切な言葉遣いが求められるため、基本的な使い方や例文を参考にしながら、適切に活用していきましょう。

3.1 基本的な使い方

ビジネスメールでは、「その旨を伝える」を適切に使用することで、明確で丁寧な印象を与えます。特に、情報を正確に伝えることが求められる場面では、以下のポイントを意識すると良いでしょう。
簡潔に要点をまとめる – 長々とした説明よりも、結論を先に述べてから詳細を補足すると、相手に伝わりやすくなります。
敬語表現を適切に使う – 「お伝え申し上げます」「ご報告いたします」など、相手に応じた敬語を使うことで、丁寧な印象を与えます。
明確な言葉を使う – 「その旨を伝える」の前後に、具体的な内容を補足することで、誤解を防ぐことができます。
また、状況によっては「その旨をお伝えいたします」や「その旨を申し上げます」といった言い回しを使うことで、より丁寧な表現になります。

3.2 例文：上司に報告する場合

以下は、上司に報告する際のメールの例文です。

このように、報告メールでは「その旨を伝える」を使って、シンプルかつ丁寧に伝えることが重要です。また、補足情報を加えることで、相手が理解しやすい文章になります。

3.3 例文：取引先に連絡する場合

取引先への連絡では、より丁寧な表現を心掛け、相手に誤解を与えないようにすることが重要です。

この例では、「その旨を貴社にお伝え申し上げます」という表現を使用し、相手に対して丁寧かつ誠意を持って伝える工夫をしています。また、謝罪の一文を入れることで、取引先との信頼関係を維持することができます。

3.4 その他の応用例

「その旨を伝える」は、ビジネスメールだけでなく、社内連絡やお客様対応など、さまざまな場面で活用できます。以下に、具体的な使用例を紹介します。

このように、状況に応じた表現を使い分けることで、適切なコミュニケーションを図ることができます。特に、社内外を問わず、相手に敬意を示しながら情報を伝えることが重要です。

4. 「その旨を伝える」を使う際の注意点

「その旨を伝える」を使う際の注意点について紹介していきます。

4.1 曖昧な表現を避ける

「その旨」と書くと、内容が抽象的になりがちです。相手が正しく理解できるように、具体的な内容を補足するのが望ましいです。

4.2 過度に使わない

「その旨を伝える」は便利な表現ですが、多用すると単調な文章になりがちです。「連絡する」「報告する」などの類語も適宜使い分けましょう。

5. まとめ

「その旨を伝える」は、ビジネスメールや会話で使える便利な表現ですが、曖昧になりやすいため、具体的な内容を添えるのが重要です。本記事では、意味や類語、ビジネスメールの例文を紹介しました。適切に活用し、スムーズなコミュニケーションを目指しましょう。