退職が決まったら、上司や同僚、取引先に適切なメールを送ることが重要です。本記事では、退職メールの基本マナーや書き方、送るタイミングを詳しく解説します。さらに、上司・同僚・取引先別に例文もご紹介。これを読めば、スムーズに退職メールを作成できます。
1. 退職メールとは？
1.1 退職メールの目的
退職メールは、職場の関係者に対して退職の報告と感謝を伝えるためのものです。円満退職をするために、適切な内容で送ることが重要です。
1.2 退職メールを送るタイミング
一般的には、退職日の1週間前から3日前までに送るのが適切です。早すぎると業務に影響が出る可能性があり、遅すぎると失礼にあたるため、適切なタイミングを見極めましょう。
2. 退職メールの基本構成
2.1 件名
件名は簡潔にし、受信者がすぐに内容を把握できるようにしましょう。例えば、以下のような件名が適切です。
- 【ご報告】退職のご挨拶
- 【退職のご挨拶】お世話になりました
2.2 本文
退職メールの本文には、以下の要素を含めると良いでしょう。
- 冒頭の挨拶
- 退職の報告
- お世話になったことへの感謝
- 今後の連絡先（必要な場合）
- 締めの言葉
3. 退職メールの例文
3.1 上司宛の退職メール
件名：【ご報告】退職のご挨拶
本文：
○○部長
お世話になっております。○○です。
私事ではございますが、このたび○月○日をもちまして退職することとなりました。在職中は温かいご指導を賜り、心より感謝申し上げます。至らぬ点も多かったかと存じますが、部長のご指導のおかげで多くのことを学ばせていただきました。
今後もこれまでの経験を活かし、精進してまいります。何卒、変わらぬご指導を賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、部長のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
敬具
3.2 同僚宛の退職メール
件名：【退職のご挨拶】お世話になりました
本文：
皆さま
お世話になっております。○○です。
突然のご報告となりますが、○月○日をもちまして退職することになりました。これまで○年間、皆さまと共に働くことができ、大変充実した日々を過ごすことができました。
皆さまと過ごした時間は、私にとってかけがえのない財産です。新しい環境でも、この経験を活かして頑張っていきます。
またお会いできる日を楽しみにしております。これまで本当にありがとうございました！
○○
3.3 取引先宛の退職メール
件名：【ご挨拶】退職のご報告
本文：
○○株式会社 ○○様
平素より大変お世話になっております。○○株式会社の○○です。
このたび、一身上の都合により○月○日をもちまして退職することとなりました。在職中は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。
後任の担当者につきましては、○○が引き継ぎを担当いたします。引き続き変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
4. 退職メールの注意点
4.1 適切な言葉遣いを心がける
退職メールはフォーマルなビジネスメールです。カジュアルすぎる表現や誤字脱字には注意しましょう。
4.2 CCやBCCの使い方
一斉送信する場合は、相手に配慮してBCCを利用すると良いでしょう。上司には個別に送るのがマナーです。
4.3 送信前に再確認する
メールの宛先、本文の内容、誤字脱字をしっかりチェックしてから送信しましょう。
5. まとめ
退職メールは、最後に良い印象を残すための重要なマナーです。適切なタイミングで、丁寧な表現を心がけながら送ることで、円満退職が実現できます。本記事の例文を参考に、自分に合った退職メールを作成してください。
