ビジネスや日常生活において「提出させていただきます」というフレーズを使う機会は多いものです。この表現は、丁寧な言い回しとして一般的に使われていますが、その使い方には注意が必要です。この記事では、「提出させていただきます」の適切な使い方と、その重要性について解説します。
1. 「提出させていただきます」の基本的な意味
「提出させていただきます」という表現は、相手に何かを提出する際に使われる丁寧な言い回しです。このフレーズは、ビジネスシーンや公式な場面でよく使用されますが、実はその使い方には微妙なニュアンスが含まれており、相手に対する配慮を示す重要な表現方法となります。
1.1 「提出」の意味と使い方
「提出」という言葉自体は、何かを正式に相手に渡す、または送ることを意味します。提出物が何かの書類である場合、受け手に対してその内容を確認してもらうことを目的としています。ビジネスにおいては、契約書、報告書、提案書など、重要な書類を提出する場面が多いため、適切な言葉遣いが求められます。
1.2 「させていただきます」の敬語の使い方
「させていただきます」という表現は、謙譲語の一種で、自分が相手に何かをすることに対して、相手への敬意を示すために使われます。ビジネスにおいては、このような敬語を使うことによって、相手に対する礼儀を守り、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
2. 「提出させていただきます」の使い方
「提出させていただきます」のフレーズは、どのような状況で使われるのでしょうか。以下では、この表現が適切に使われるシチュエーションをいくつかご紹介します。
2.1 書類や報告書を提出する際
「提出させていただきます」というフレーズは、報告書や資料など、公式な書類を提出する際によく使われます。たとえば、ビジネスで上司やクライアントに報告書を渡す場合、「この度、報告書を提出させていただきます」と言うことで、相手に対して丁寧な印象を与えます。
2.2 提案書や契約書の提出
また、契約書や提案書など、重要な書類を提出する際にも「提出させていただきます」はよく使用されます。契約を交わす際やプロジェクトの提案を行う際に、「提出させていただきます」という言葉を使うことで、相手に対して慎重さや責任感を伝えることができます。
2.3 期限や日時を指定して提出する場合
期限や日時を指定して提出する際にも、「提出させていただきます」を使うことが適切です。「指定の期日までに提出させていただきます」と言うことで、相手に対して約束を守る意志を伝え、信頼を築くことができます。
3. 「提出させていただきます」の注意点
「提出させていただきます」という表現を使う際には、いくつかの注意点があります。適切に使わないと、逆に不自然に聞こえることもあるため、正しい使い方を学ぶことが重要です。
3.1 過度に使いすぎない
「提出させていただきます」という表現は丁寧ではありますが、過度に使うと堅苦しくなりすぎることがあります。特に、あまりにも多用することは相手に不快感を与える可能性があるため、使う場面を選ぶことが大切です。簡潔に「提出します」と言うことで、より自然な表現になる場合もあります。
3.2 相手に対する敬意を示すことが重要
「提出させていただきます」の表現は、相手に対して敬意を示すことが目的です。したがって、相手に対して十分に配慮をした言葉遣いを心掛けることが重要です。ビジネスの場では、相手の立場や状況に応じて言葉を選ぶことが、円滑なコミュニケーションに繋がります。
3.3 依頼の背景を説明することも効果的
単に「提出させていただきます」と言うだけでは、相手がなぜその提出を受け入れなければならないのかが不明確になることもあります。提出の背景や理由を簡単に説明することで、相手が納得しやすくなります。たとえば、「この資料を提出させていただきます。プロジェクトの進行に必要な内容をまとめましたので、ご確認いただけますと幸いです」といった形です。
4. ビジネスシーンでの「提出させていただきます」活用例
「提出させていただきます」は、ビジネスシーンにおいてどのように活用されるのでしょうか。ここでは、実際のケースを交えて解説します。
4.1 報告書提出の際
上司や取引先に報告書を提出する場合、相手に対して丁寧に言葉を選ぶことが大切です。例えば、「報告書を提出させていただきます。内容をご確認の上、ご指示いただけますと幸いです。」といった形で、相手に確認をお願いする意図を込めると良いでしょう。
4.2 提案書提出の際
提案書をクライアントに提出する際には、「提出させていただきます」とともに、提案内容を簡潔に説明することも重要です。「お世話になっております。新しいプロジェクトに関する提案書を提出させていただきます。ご検討いただけますようお願い申し上げます。」といった形式が一般的です。
4.3 契約書提出の際
契約書を提出する際も、しっかりとした敬語を使い、「提出させていただきます」を使うことで、正式な場面に相応しい印象を与えることができます。「契約書を提出させていただきます。内容についてご確認いただき、問題がなければご署名をお願い申し上げます。」という表現が適切です。
5. 【まとめ】「提出させていただきます」を適切に使いましょう
「提出させていただきます」という表現は、ビジネスシーンにおいて非常に重要な言い回しです。この言葉を適切に使うことで、相手に対して敬意を示すことができ、円滑なコミュニケーションを築くことができます。過度に使用せず、相手の状況に応じて言葉を選ぶことが大切です。適切に使いこなすことで、ビジネスの場面で信頼を得ることができるでしょう。
