「連絡させていただきました」という表現は、ビジネスシーンで非常に頻繁に使われるフレーズです。しかし、この表現を使用する際には、正しい敬語を使って相手に対して丁寧に伝えることが大切です。本記事では、「連絡させていただきました」の正しい使い方、適切な敬語表現、そしてビジネスシーンでの使い方に関する注意点について解説します。正しい敬語を使い、より円滑なコミュニケーションを実現しましょう。
1. 「連絡させていただきました」の基本的な意味と使い方
1.1 表現の意味と背景
「連絡させていただきました」は、相手に自分が連絡を取ったことを伝えるための表現です。ビジネスメールでは、自分が何らかの理由で相手に連絡を行った場合、その旨を伝えるために使います。 - この表現は、相手に対して「自分が連絡をした」という事実を報告するだけでなく、「連絡することができた」ということに対して感謝を込めて伝える意味も含まれます。 - 例えば、電話やメール、訪問などの連絡手段を使った場合に、相手に対して自分の行動を報告し、相手の時間を割いてもらったことに対して感謝を示す意味で使います。
1.2 ビジネスシーンで使う理由
ビジネスでは、迅速かつ丁寧に連絡を取ることが重要です。「連絡させていただきました」を使用することで、自分の行動を明確に伝え、相手に配慮した印象を与えることができます。 - また、ビジネスシーンでは、相手に負担をかけないように、丁寧な言い回しを使って自分の行動を報告することが信頼関係の構築に役立ちます。
2. 「連絡させていただきました」をビジネスメールで使う際の敬語表現
2.1 丁寧な言い回しへの変換
「連絡させていただきました」という表現は、基本的に敬語として適切ですが、さらに丁寧な表現を使いたい場合には、以下のように言い換えることができます。
「ご連絡申し上げます」
よりフォーマルで、上司や取引先に対して使う場合に適しています。
「ご連絡させていただきます」
「させていただきました」の未来形で使う場合に、これから行う行動を示す際に使います。
「お知らせさせていただきました」
「連絡」と「お知らせ」を使い分けることで、より状況に適した表現ができます。
2.2 ビジネスメールでの使い方
ビジネスメールで「連絡させていただきました」を使う際は、相手に対する敬意を示すことが求められます。以下はビジネスメールで使える具体例です。
例1：商品の発送について連絡をする場合
「〇〇株式会社の〇〇様、
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇（名前）です。
先日お伝えしました商品の発送が完了いたしましたので、こちらでご連絡させていただきました。
お手数ですが、到着後にご確認いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」
例2：会議の日程変更について連絡をする場合
「〇〇株式会社の〇〇様、
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先程お伝えしました通り、会議の日程について変更がございましたので、再度ご連絡させていただきました。
お手数をおかけしますが、改めてご確認をお願い申し上げます。」
3. 「連絡させていただきました」を使う際の注意点
3.1 過剰な謙譲語に注意
「連絡させていただきました」という表現はすでに謙譲語を使っているため、過剰な謙譲語を使用しないよう注意が必要です。 - 例えば、「ご連絡申し上げさせていただきました」という表現は、謙譲語を重ねすぎてしまい、かえって不自然な印象を与える可能性があります。
3.2 相手の立場に配慮する
「連絡させていただきました」という表現は、相手の立場に対する配慮を示すことができますが、状況によっては、あまりにも堅苦しくなることがあります。 - 例えば、親しい取引先や長い付き合いがある相手には、あまりにもフォーマルな表現を避け、もう少しカジュアルな言い回しでも構いません。
3.3 相手の返信を期待する場合
「連絡させていただきました」を使う場合、その後に相手の返信を期待する場面もあります。返信をお願いする際は、以下のように表現を工夫すると、相手に対して丁寧に依頼することができます。
「お手数ですが、ご確認いただけますと幸いです。」
返信をお願いする際に、相手の負担を軽くする言い回しです。
「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。」
相手に対してお願いする際の、丁寧な依頼の言い回しです。
4. メールでの「連絡させていただきました」の例文集
4.1 商品やサービスに関する連絡
**例文1：** 件名：商品の発送について 本文： 「〇〇株式会社の〇〇様、 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 本日、お約束した商品の発送が完了いたしましたので、こちらでご連絡させていただきました。 商品が届きましたら、ご確認いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」
例文2：
件名：サービス契約の変更について
本文：
「〇〇株式会社の〇〇様、
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
サービス契約に関する変更内容について、メールにてご連絡させていただきました。
お手数をおかけいたしますが、ご確認いただきますようお願い申し上げます。」
4.2 会議や予定に関する連絡
**例文1：** 件名：会議の日程変更について 本文： 「〇〇株式会社の〇〇様、 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 先程お伝えしました通り、会議の日程が変更となりました。再度、日程についてご連絡させていただきましたので、何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
例文2：
件名：出張予定についてのご連絡
本文：
「〇〇株式会社の〇〇様、
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
次回の出張について、詳細をお伝えするために、こちらのメールでご連絡させていただきました。
お手数をおかけいたしますが、ご確認いただきますようお願い申し上げます。」
5. まとめ：感謝と配慮を込めた「連絡させていただきました」の使い方
「連絡させていただきました」という表現は、ビジネスシーンで非常に重要な役割を果たします。適切に使うことで、相手に対して感謝の気持ちや配慮を伝えることができます。
正しい敬語を使うことが、ビジネスでの信頼関係を築くために不可欠です。メールや電話での連絡に際して、状況に応じた言い回しを使い分け、相手に丁寧に伝えることを心がけましょう。ビジネスメールにおける敬語表現を使いこなすことで、円滑なコミュニケーションを実現できます。
