「とのことでした」という表現は、ビジネスメールや会話でよく使われるものですが、その使用には注意が必要です。この記事では、ビジネスシーンで適切に使用するための言い換え方法と、その使い方について解説します。公式な文書やメールで相手に不快感を与えずに、伝えたい情報をしっかりと伝えるためのポイントを学びましょう。
1. 「とのことでした」とは？ビジネスでの一般的な意味
1.1 「とのことでした」の基本的な意味
「とのことでした」は、何かの情報や事実を伝える際に使われる表現です。相手が言ったことや伝えられたことを、自分がそのまま伝達する場合に用いられます。例えば、「Aさんがそう言っていました」という内容を、より丁寧に伝える場合に使うフレーズです。
この表現は、一般的に口語的であり、直接的な伝達に使われることが多いですが、ビジネスの正式な場面では少し軽い印象を与えることがあります。そのため、状況に応じて別の表現に言い換えることが重要です。
1.2 使い方の具体例
例えば、次のような会話で使われることが多いです：
「Aさんがこの件については〇〇とのことでした。」
「B社からは、納期が遅れるとのことでした。」
このように、相手から聞いた内容や伝えられた情報を、相手に報告する際に使います。
2. ビジネスメールでの「とのことでした」の言い換え方法
2.1 よりフォーマルに言い換える方法
「とのことでした」は、ビジネスメールではカジュアルすぎる印象を与えることがあります。そのため、以下のような言い換えを使うとより丁寧で正式な印象を与えることができます。
例えば：
「〇〇ということを伺いました。」
「〇〇というご連絡をいただきました。」
「〇〇とのご報告を受けました。」
これらの表現は、情報を伝える際に丁寧で落ち着いた印象を与えるため、ビジネスメールでは好まれます。
2.2 報告・伝達の内容に合わせた言い換え
情報を伝える際には、その内容に応じて使う表現を変えることも大切です。以下に、いくつかの具体的な言い換え例を紹介します。
納期の変更の場合
「納期が変更された旨を伺いました。」
「納期が遅れるとのことをお聞きしました。」
進捗状況の報告の場合
「進捗が遅れているとのご連絡を受けました。」
「進捗に関するご報告を受けました。」
問題発生の場合
「問題が発生したと伺いました。」
「ご指摘いただいた問題について、〇〇とのことでした。」
これらの表現は、相手に対して敬意を示し、情報を確実に伝達するための適切な方法です。
3. 「とのことでした」を使う際の注意点
3.1 伝えられた情報を正確に伝える
「とのことでした」を使う場合、重要なのは正確に情報を伝えることです。相手が言ったことや、受け取った情報をそのまま伝える際には、間違った解釈を避けるために慎重に扱う必要があります。もし、正確に伝えられていないと感じる場合には、さらに詳細な確認を取ることをお勧めします。
例えば、以下のように表現を工夫することが大切です：
「〇〇について、詳細な情報を確認させていただきました。」
「いただいたご連絡の内容をもとに、こちらで確認を進めております。」
このように、正確性を確保するために、情報を再確認したり、補足的な説明を加えることが有効です。
3.2 相手の立場を考慮した表現を選ぶ
ビジネスメールや正式な会話では、相手の立場を尊重した言い回しを選ぶことが重要です。「とのことでした」という表現は少し軽い印象を与えることがあるため、上司や顧客への連絡時には特に慎重に使うべきです。
例えば、上司への報告の場合：
「A部長より、〇〇とのことをお伺いしました。」
「〇〇について、A部長からご指示をいただきました。」
顧客への対応の場合：
「ご担当者様より、納期について〇〇とのことを承りました。」
「〇〇に関して、〇〇様からご案内いただきました。」
このように、相手の立場に合わせた敬意を表す表現にすることで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。
3.3 情報の伝達に曖昧さを避ける
「とのことでした」を使う際、伝える情報が曖昧にならないように注意しましょう。「とのことでした」という表現が含まれる場合、あいまいな印象を与えやすいことがあります。したがって、必要に応じて、情報を具体的に補足することが重要です。
例えば、以下のように補足することで、曖昧さを排除できます：
「〇〇という内容で、A社から正式に通知がありました。」
「ご案内いただいた内容については、〇〇のように解釈しています。」
このように情報を明確に伝えることで、相手の理解を得やすくなります。
4. 実際のビジネスシーンでの活用例
4.1 メールでの活用例
ビジネスメールで「とのことでした」を言い換える例として、以下のような内容が考えられます。
件名：納期延期のご連絡
○○様
いつもお世話になっております、○○です。
この度、納期が延期となるとのご連絡を受けました。詳細は以下の通りです。
新しい納期は〇月〇日となりました。遅延に関しまして、心よりお詫び申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
このように、「とのことでした」をより正式な言い回しに言い換えることで、相手に敬意を示しながら情報を伝達することができます。
4.2 会話での活用例
会話の場合も、少し丁寧に言い換えることで、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。
例えば：
「Aさんから、納期が変更になったとのお話を伺いました。」
「B社から、進行が遅れているとのご報告を受けました。」
会話でも、敬意を表す言い回しを選ぶことで、円滑なコミュニケーションを実現できます。
5. まとめ：ビジネスで「とのことでした」を適切に使うためのポイント
「とのことでした」は、ビジネスにおいて適切に使用することで、スムーズな情報伝達が可能ですが、使い方には注意が必要です。カジュアルすぎる印象を与えないよう、よりフォーマルで丁寧な表現に言い換えることが大切です。また、情報を正確に伝えるためには、具体的な説明や補足を加えることが重要です。
適切な言い回しを選ぶことで、相手に対して敬意を払い、円滑なコミュニケーションを実現することができます。
