経緯書は、業務上の出来事やトラブルの経緯を整理し、関係者に正確な情報を伝えるために欠かせない文書です。しかし、「どのように書けばよいかわからない」「簡潔にまとめるのが難しい」と悩む人も多いでしょう。本記事では、経緯書の基本構成から、書く際のポイント、具体的な事例まで詳しく解説します。正しい書き方を身につけ、説得力のある経緯書を作成しましょう。
経緯書を書く際のポイントと注意点
1. 経緯書の目的を明確にする
経緯書は、ある出来事の背景や経緯を説明するための文書です。ビジネスやトラブル対応、社内報告など、さまざまな場面で活用されます。まず、何のために経緯書を書くのかを明確にし、読み手にとって分かりやすい内容を意識しましょう。目的が曖昧だと、内容がぶれてしまい、伝えたいポイントが正確に伝わらなくなります。
2. 客観的な事実を時系列で記述する
経緯書では、出来事を正しく伝えるために、時系列に沿った記述が求められます。「いつ」「どこで」「誰が」「何をしたのか」「その結果どうなったのか」を整理し、分かりやすくまとめることが大切です。また、事実と意見を混同しないように注意しましょう。感情的な表現や推測ではなく、具体的な事実を淡々と記述することで、正確性と信頼性が向上します。
3. 簡潔かつ明瞭な表現を心がける
経緯書は、読み手が短時間で内容を理解できるようにする必要があります。長すぎる文章や曖昧な表現は避け、簡潔で分かりやすい文章を意識しましょう。特に、専門用語や難解な言葉を多用すると、相手に伝わりにくくなるため注意が必要です。「誰が読んでも理解できる」ことを意識して書くことが重要です。
4. 誤解を生まない表現を選ぶ
経緯書は、社内外の関係者が目を通すことがあるため、誤解を生まないような表現を選ぶことが大切です。例えば、「適切な対応を行いました」という表現ではなく、「○月○日に○○の対応を実施しました」と具体的に記述すると、より明確になります。また、「対応を検討中」などの曖昧な表現も避け、可能な限り具体的に状況を説明しましょう。
5. 不要な情報を省き、要点をまとめる
経緯書には、必要な情報のみを記載することが重要です。冗長な説明や無関係な背景情報は避け、必要最小限の内容にまとめましょう。例えば、事実を説明する際に「その場の雰囲気」や「個人的な感想」を入れてしまうと、情報の正確性が低下することがあります。書くべきポイントを事前に整理し、重要な部分に焦点を当てて書きましょう。
6. 文法や表記のミスをチェックする
経緯書は正式な文書であるため、誤字脱字や文法ミスがないように細心の注意を払う必要があります。特に、誤字や表現の誤りがあると、信頼性が損なわれ、誤解を招く可能性があります。文章を完成させたら、必ず見直しを行い、可能であれば第三者にチェックしてもらうことをおすすめします。
7. フォーマットや文書の統一性を意識する
経緯書には一定のフォーマットが求められることが多いため、統一感のある書き方を意識しましょう。例えば、タイトルの付け方や日付の記載方法、項目の見出しなどを統一すると、読みやすさが向上します。また、社内規定がある場合は、それに従ってフォーマットを整えることも重要です。
経緯書の書き方例：実際のケーススタディ
1. 経緯書の基本構成
経緯書を書く際には、以下のような基本構成を意識すると分かりやすくなります。
1. **タイトル**（何についての経緯書かを明確にする）
2. **作成日・作成者情報**（会社名・部署・氏名など）
3. **概要**（経緯の要点を簡潔にまとめる）
4. **詳細な経緯**（時系列に沿って具体的な情報を記載）
5. **対応・結果**（現在の状況や今後の対応方針を示す）
6. **添付資料**（必要に応じて証拠資料を添付）
2. ケーススタディ：プロジェクト遅延の経緯書
**タイトル：プロジェクトXに関する進捗遅延の経緯書**
**作成日：2025年4月2日**
**作成者：○○株式会社 企画部 ○○太郎**
**概要**
本経緯書は、プロジェクトXにおいて発生した進捗遅延の原因と、それに伴う対応策について報告するものである。
**詳細な経緯**
- **2025年1月15日**：プロジェクトXの開発がスタート。納期は2025年3月31日と設定。
- **2025年2月10日**：主要な外注先で人員不足が発生し、納品スケジュールが2週間遅れることが判明。
- **2025年2月20日**：社内でリソースの再調整を行い、影響を最小限に抑える計画を策定。
- **2025年3月10日**：追加のトラブルにより、納期をさらに10日延長する必要が生じる。
- **2025年3月20日**：クライアントに状況を説明し、正式に納期を2025年4月15日に変更。
**対応・結果**
- 外注先との連携強化を図るため、週次での進捗会議を導入。
- 社内リソースの配分を見直し、今後の遅延リスクを最小限に抑える対応を実施。
- クライアントに対して、遅延の理由と今後の対応計画を正式に報告済み。
3. 経緯書を作成する際のポイント
1. **事実を正確に記載する**
推測や個人的な意見は避け、客観的な事実のみを記載する。
2. **簡潔かつ明瞭にまとめる**
長文にならないよう、要点を押さえた文章を意識する。
3. **誤解を招かない表現を心がける**
曖昧な表現を避け、具体的な日付や数字を使って説明する。
4. **必要に応じて資料を添付する**
メールの履歴や関係者の発言記録など、根拠となる資料を添付すると信頼性が向上する。
まとめ
経緯書は、事実を整理し、関係者に適切に情報を伝えるための重要な文書です。適切なフォーマットに沿って、簡潔かつ明確に書くことで、スムーズな意思決定につながります。実際のケースを参考にしながら、自社の状況に合わせた経緯書を作成しましょう。
経緯書を書く際には、目的を明確にし、客観的な事実を時系列で整理することが大切です。また、簡潔で分かりやすい表現を心がけ、誤解を生まないように注意しながら書くことが求められます。不要な情報は省き、文法や表記のミスをチェックすることで、正確で信頼性のある経緯書を作成できます。これらのポイントを意識することで、読み手に伝わりやすい経緯書を作成しましょう。
