ビジネス手紙を効果的に締めくくることは、相手に良い印象を与えるために非常に重要です。手紙の締めくくり方によって、あなたの誠意や感謝の気持ちが伝わり、良好な関係を築くことができます。この記事では、ビジネス手紙の締めくくりのポイントについて、具体的な例を挙げながら解説します。
1. 手紙の締めくくり方の基本
ビジネス手紙を締めくくる際には、感謝や敬意を伝えることが非常に大切です。締めの言葉は手紙全体の印象を決定づけるため、相手に失礼がないように注意を払う必要があります。
1-1. 定型的な結びの言葉
ビジネス手紙でよく使われる定型的な結びの言葉には、感謝の気持ちを込めた「今後ともよろしくお願い申し上げます」や「何卒、よろしくお願い申し上げます」などがあります。これらは相手に対して、引き続き良い関係を築きたいという意図を示す言葉です。
1-2. 相手の立場に合わせた結びの言葉
結びの言葉は相手の立場や関係性に応じて使い分けることが重要です。例えば、上司や取引先への手紙では「何卒、よろしくお願い申し上げます」を使い、同僚や部下にはもう少しカジュアルに「今後ともよろしくお願いいたします」などと使うのが一般的です。
2. 手紙を締めくくる際の重要なポイント
ビジネス手紙の締めくくりには、いくつかの注意すべきポイントがあります。これらを守ることで、相手に失礼なく、誠実な印象を与えることができます。
2-1. 感謝の気持ちを込める
手紙の締めくくりでは、必ず感謝の言葉を入れるようにしましょう。ビジネスにおいて感謝の気持ちを示すことは、信頼関係を築くための基本です。「お忙しいところお時間を割いていただき、ありがとうございます」といった言葉を使うことで、相手に対する感謝の意を伝えることができます。
2-2. 礼儀正しく締める
手紙の締めくくり部分は、礼儀正しく、かつ簡潔にまとめることが大切です。あまりにも長くなると、逆に不快に感じさせる可能性があります。簡潔でありながらも誠実さを感じさせる表現を心がけましょう。
2-3. 次回の連絡を匂わせる
ビジネス手紙の中では、次回の連絡について触れることも重要です。「次回お会いできることを楽しみにしています」や「今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます」など、次に繋がるような表現を使うことで、相手との継続的な関係を意識させることができます。
3. ビジネス手紙の締めくくり例文
具体的な例文を挙げることで、実際に手紙を書く際に役立つ参考になるように解説します。
3-1. 一般的なビジネス手紙の締めくくり例
「このたびはご多忙のところ、貴重なお時間をいただきまして、心より感謝申し上げます。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。」
このような表現は、感謝の意をしっかり伝えることができ、相手に対して丁寧な印象を与えることができます。
3-2. 上司や取引先への締めくくり例
「いつもお世話になっております。貴重なご意見をいただき、誠にありがとうございました。今後とも引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」
このように、相手の立場に応じて、適切な言葉を選ぶことが重要です。
4. 手紙の締めくくりで避けるべき表現
ビジネス手紙の締めくくりで避けるべき表現があります。これらの表現を使用すると、手紙が不快に思われたり、相手に不適切な印象を与えたりする可能性があります。手紙の内容が完璧でも、締めくくりが適切でなければ、相手に誤解を与えてしまうこともあるので、慎重に選ぶことが重要です。ビジネスにおいては、相手との関係を長期的に良好に保つために、結びの言葉にも気を配ることが求められます。ビジネスの場では、最終的な印象が特に大切なので、適切な表現を使うことが求められます。
4-1. あまりにもフレンドリーすぎる表現
ビジネス手紙では、あまりにもフレンドリーすぎる表現は避けるべきです。例えば、「また会おうね」や「よろしく！」といったカジュアルすぎる言葉は、ビジネスの正式な手紙にはふさわしくありません。このような表現は、特に目上の方や取引先の方には不適切に感じられ、軽んじられている印象を与える可能性があります。ビジネスシーンでは、誠実で丁寧な言葉を使うことが基本です。そのため、あまりにも親しい言葉を選ぶことは避け、少し堅苦しくても、相手に敬意を示すような表現を使うことが重要です。
たとえば、フレンドリーな言葉「またね」を「今後ともよろしくお願い申し上げます」と言い換えることで、よりビジネスライクで礼儀正しい印象を与えることができます。無理にカジュアルにしようとするのではなく、ビジネス手紙としてふさわしい言葉を選ぶことが、相手に対して配慮を示すことになります。
4-2. 曖昧な表現
「それではよろしく」や「どうぞお元気で」などの曖昧な表現も、ビジネス手紙では避けるべきです。これらの表現は、相手に明確なメッセージを伝えることができず、逆に不安や疑問を生じさせることがあります。ビジネス手紙は、相手に伝えたい意図を明確にすることが大切ですので、結びの言葉もその意図に沿った具体的な表現にする必要があります。
たとえば、「それではよろしく」ではなく、「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます」といった具体的で丁寧な表現を使うことで、相手に感謝の気持ちや今後の関係性をきちんと伝えることができます。曖昧な表現ではなく、相手が安心して受け取れるような、明確で礼儀正しい表現を選ぶことが重要です。
4-3. 礼儀に欠ける表現
ビジネス手紙の締めくくりでは、相手に対して礼儀に欠ける表現を使うことは絶対に避けるべきです。たとえば、「よろしくお願いします」や「ご面倒をおかけしますが」といった言葉は、少しでも丁寧さが欠けていると受け取られかねません。ビジネスの場では、特に敬語や礼儀に気を配り、相手に対する敬意を示すことが重要です。
「よろしくお願いします」という表現は、親しい関係であれば許される場合もありますが、ビジネスの手紙では、より丁寧で格式のある表現に言い換えるべきです。「何卒、よろしくお願い申し上げます」や「今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます」といった形で、礼儀正しさを感じさせる表現を使うことが、相手に対しての配慮となり、信頼関係を築くための一歩となります。
5. 手紙の締めくくり後に行うべき確認
手紙を送る前に、締めくくり部分をしっかりと確認することが大切です。結びの言葉が適切であるかを再度チェックし、手紙全体を見直すことで、より完璧な手紙を作成することができます。ビジネス手紙は、重要なコミュニケーションツールであり、相手に与える印象を左右する部分でもあります。したがって、締めくくり部分も慎重に選ぶ必要があります。
5-1. 手紙全体の一貫性を確認する
手紙の締めくくり部分は、全体のトーンと一致している必要があります。たとえば、ビジネス手紙の前半で丁寧かつフォーマルな言葉を使っている場合、締めくくりもそのトーンを崩さないように注意しましょう。手紙全体の一貫性が保たれていることで、相手にとっても読みやすく、また信頼性のある印象を与えることができます。
そのため、結びの言葉も前述の内容と整合性が取れているかを確認し、必要に応じて言葉を調整することが重要です。前半でビジネスの正式な内容について触れている場合、締めくくりでもフォーマルな表現を使うことで、手紙全体の品格を保つことができます。
5-2. 送付先の確認
手紙を送る際には、送付先が正しいかを再確認することが重要です。特に、ビジネスの場では送付先の情報に誤りがあると、相手に迷惑をかけることになり、信頼を失う原因にもなりかねません。手紙を送る前に、相手の名前や役職、住所などの情報を確認することを欠かさないようにしましょう。
また、封筒の書き方や送付方法についても注意深く確認し、最適な方法で送付するようにしましょう。例えば、ビジネスの重要な手紙では、書留で送付することも検討したほうが良い場合があります。手紙を送る前に細かい点を再確認することで、相手に対する配慮とプロフェッショナリズムを示すことができます。
まとめ
ビジネス手紙の締めくくり部分は、相手に対する感謝や敬意を伝えるための大切な部分です。適切な表現を使うことで、相手に良い印象を与えることができます。手紙を書く際には、感謝の気持ちを込め、礼儀正しい表現を心がけましょう。ビジネスにおいて、手紙の締めくくり方一つで、信頼関係を築くための第一歩となります。
