ビジネスシーンにおいて、手紙を封筒に入れる際のマナーは、相手への印象を大きく左右します。適切な入れ方を知ることで、より丁寧なビジネス対応が可能になります。本記事では、手紙の封筒への正しい入れ方や折り方、封の仕方について詳しく解説します。
1. 手紙を封筒に入れる際の基本ルール
1.1 手紙の向きと封筒の種類
手紙を封筒に入れる際には、以下の基本ルールを守ることが重要です。
- 手紙の表面（宛名が書かれている側）を封筒の表側に向ける
- 封筒のサイズに合った折り方を選ぶ
- 封をする際には適切なのり付けをする
1.2 適切な封筒のサイズ
送る手紙のサイズに適した封筒を選ぶことも大切です。
- 長形3号（長3）：A4サイズの手紙を三つ折りにして入れる
- 角形2号（角2）：A4サイズの書類を折らずに入れる
- 洋形封筒：招待状や重要な書類を送る際に使用
2. 手紙の正しい折り方
2.1 三つ折りの方法（長形封筒向け）
一般的な長形封筒には、三つ折りで手紙を入れるのが基本です。
- A4用紙を縦に置く
- 下から1/3を折り上げる
- 上から1/3を折り下げ、折り目を揃える
- 開封時に手紙の上部が最初に見えるようにする
2.2 二つ折りの方法（洋形封筒向け）
洋形封筒には、二つ折りで入れることが一般的です。
- A4用紙を横向きに置く
- 中央で半分に折る
- 折り目を揃えて封筒に入れる
2.3 折らずに入れる場合（角形封筒向け）
契約書などの重要書類は、折らずに送るのが一般的です。A4サイズの書類は、角形2号封筒にそのまま入れます。
3. 手紙を封筒に入れる際のマナー
3.1 手紙の向きを揃える
手紙の表面（宛名が書かれた面）が封筒の表側に向くように入れるのが基本です。
3.2 添え状の有無を確認する
ビジネス文書を送る際には、添え状を同封するのがマナーです。
- 「拝啓 ○○の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。」
- 「同封の書類をご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。」
3.3 のり付けの方法
正式なビジネス文書では、封筒の封をしっかりとのり付けすることが大切です。
- のりを使ってしっかり封をする
- 両面テープやシールを使用するのも可能
3.4 「〆」マークの使い方
和封筒では、封をした後に「〆」マークを記入すると、より丁寧な印象を与えます。
4. ビジネスシーンでの封筒の入れ方の例
4.1 取引先に送る場合
「貴社の皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
同封の書類をご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。」
4.2 上司への手紙
「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒ご査収くださいますようお願い申し上げます。」
4.3 お礼状を送る場合
「この度はお世話になり、誠にありがとうございました。
感謝の気持ちを込めて書面をお送りいたします。」
5. 手紙を封筒に入れる際の注意点
5.1 送付先の確認
宛名や住所の誤りがないか、投函前に必ずチェックしましょう。
5.2 折り目を丁寧にする
手紙の折り目が乱れると、相手に対する印象が悪くなります。
5.3 郵便料金の確認
封筒のサイズや重量によって郵便料金が異なるため、事前に確認が必要です。
5.4 緊急性の高い書類の送付方法
速達や書留を利用することで、重要な書類を確実に送ることができます。
6. まとめ
手紙を封筒に入れる際の正しいマナーを守ることで、ビジネスの場面でも好印象を与えることができます。封筒の種類に応じた適切な折り方を選び、封の仕方にも注意を払うことで、より丁寧な対応が可能になります。本記事を参考に、正しい方法で手紙を封筒に入れてください。
