ビジネスシーンでよく使われる「確認いたします」というフレーズ。しかし、この言葉をどのように使うかは、シチュエーションや相手によって異なります。特に上司や顧客に対して使う際には、適切な表現方法や注意点を押さえておくことが大切です。本記事では、ビジネスメールや会話での「確認いたします」の正しい使い方とマナーについて、具体的な例を交えながら解説します。
「確認いたします」の正しい使い方とそのニュアンス
「確認いたします」の基本的な意味と適切な使い方
「確認いたします」という表現は、相手に対して自分が何かを調べたり、検討したりすることを伝える際に使用される丁寧な言い回しです。特にビジネスシーンにおいては、礼儀正しく確認の意思を伝えるために使用されます。このフレーズは「確認する」の謙譲語で、相手に対して敬意を表しつつ、自分の行動を控えめに示すために用います。
使うシーンと適切な言い回し
「確認いたします」は、主に以下のシーンで使われます：
1. 依頼を受けた際に、調査や確認が必要な場合。
2. 不確かな情報について、自分が調べる意向を伝えたい時。
3. 進捗を確認して相手に報告する際。
例えば、ビジネスメールで「ご依頼の件について、確認いたしますので、少々お待ちください。」や、「この点については確認いたします。」などが一般的な使い方です。
注意すべき点
「確認いたします」を使う際に気をつけたいのは、相手に対して過剰に謙譲しすぎて、意味が不明確になることです。また、「確認しました」と伝えた後に、結果を迅速に報告することが重要です。報告のタイミングや内容をしっかりと把握し、相手に遅れを感じさせないようにする配慮が求められます。
ビジネスシーンでの使用事例
1. メールの場合：「お世話になっております。◯◯の件について確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか？」
2. 会話の場合：「この点について確認いたしますので、少しお時間をいただけますか？」
3. フォローアップの場合：「先日のお話ですが、確認いたしましたので、◯◯についてご報告させていただきます。」
このように、「確認いたします」を適切に使うことで、相手に対して丁寧さと誠意を示し、円滑なコミュニケーションを築くことができます。
ビジネスメールでの「確認いたします」の使い方とマナー
上司や顧客に対して使う際の適切な表現方法
ビジネスメールで「確認いたします」を使用する際、上司や顧客に対しては、より一層の丁寧さが求められます。例えば、上司に対しては「確認させていただきます」や「確認いたしますので、少々お待ちください」と表現することが多いです。顧客に対しては、少し柔らかい言い回しを使い、「確認させていただきますので、すぐにご連絡いたします」と伝えるのが良いでしょう。
誤解を避けるための言い回しや注意点
「確認いたします」という言葉を使う際は、相手に誤解を与えないよう、何を確認するのかを明確に伝えることが重要です。また、返信のタイミングや、どのくらい時間がかかるのかを伝えることで、相手の不安を軽減できます。例えば、「確認に少々お時間をいただくことがございますので、◯◯日までにご返答いたします。」というように、予め確認の所要時間を伝えることが有効です。
よくある使い方とその背景についての解説
「確認いたします」は、相手から何か依頼を受けたり、不明な点について調査を行う際に使います。ビジネスの現場では、上司からの指示や顧客からの問い合わせに対して、すぐに確定的な回答ができない場合に「確認いたします」と言うことで、時間をかけて慎重に対応する意図を示すことができます。
この表現は、相手に対して自分が誠実に対応していること、また間違いを避けるために慎重に確認を行うという姿勢を伝えるため、信頼感を生む表現でもあります。重要なのは、結果的に速やかに確認結果を報告することです。そのため、適切に「確認いたします」を使うことが、ビジネスでの信頼関係を築くために非常に有効です。
まとめ
「確認いたします」という表現は、ビジネスシーンで頻繁に使われるフレーズであり、適切に使うことで相手に対する敬意を表すことができます。相手によって使い方に工夫が必要ですが、注意点を意識することで誤解を避け、スムーズなコミュニケーションが可能になります。特に、上司や顧客への対応では、慎重な言い回しが求められます。状況に応じた適切な表現方法を身につけることで、ビジネスでの信頼を築くことができるでしょう。
