「お伝えさせていただきました」という表現は、ビジネスメールや日常的なコミュニケーションにおいて頻繁に使用されます。しかし、場合によっては他の言い回しに変えることが求められることもあります。この記事では、「お伝えさせていただきました」の適切な使い方や言い換え例、ビジネスメールでの活用法について紹介します。
1. 「お伝えさせていただきました」の意味と使い方
「お伝えさせていただきました」とは？
「お伝えさせていただきました」という表現は、相手に何かを伝えたということを報告する際に使われます。このフレーズは、謙譲語の一部として使われ、相手に対する敬意を示すために、相手が受け取る情報を自分が伝えたことを控えめに表現する方法です。基本的に、ビジネスメールでは敬意を表すために頻繁に使用されますが、過度に使用すると堅苦しくなりすぎることもあるため、注意が必要です。
使用する場面
「お伝えさせていただきました」という表現は、ビジネスシーンで非常に頻繁に使用されるフレーズです。このフレーズは、特に以下のような状況で役立ちます。
• 報告や連絡をした際に
何か重要な情報や進捗状況を相手に報告する際に、このフレーズを使うことが多くあります。例えば、会議の結果やプロジェクトの進捗状況、あるいはチームメンバーとの情報共有などが挙げられます。相手がその情報をすでに知っている場合でも、改めて報告する際に使うことができます。例えば、プロジェクトが順調に進行していることを伝える場合や、仕事の成果についてフィードバックを求める場合にも適しています。こうした場面で使うことにより、敬意を払いながら、相手に重要な情報を明確に伝えることができます。
• 依頼内容を伝えた際に
自分から何らかの依頼を行った場合、その依頼の内容を相手にきちんと伝えたことを示すために「お伝えさせていただきました」を使用します。この場合、依頼の内容が単なるお願いではなく、業務上の必要事項や重要なリクエストであることを相手に理解してもらうために使われます。例えば、資料を送ってほしい、会議の日程を調整してほしい、あるいは特定のタスクを進めてほしいという依頼をする際に、その内容が正確に相手に伝わったことを伝えるためにこの表現を使います。依頼の内容に対して感謝の気持ちも込められるため、相手との関係を良好に保つために重要なフレーズです。
• 確認事項を伝えた際に
相手に確認してもらうべき事項がある場合、それを伝える際にも「お伝えさせていただきました」を使うことが一般的です。確認事項が複数ある場合、相手に対して何を確認してほしいのかを丁寧に伝えることで、相手の理解を深めてもらいます。例えば、契約内容の確認や、重要な日程や期限に関する確認をお願いする場合に使われます。こうした確認事項に関しては、誤解を招かないように慎重に伝えることが求められるため、適切な表現を選ぶことが重要です。特に業務上でミスが起こらないようにするために、確認内容を正確に伝えることが必要です。このように、相手に確認をお願いする際には、フレーズを通じて相手に対して配慮を示し、しっかりと確認してもらうように促す役割を果たします。
2. 「お伝えさせていただきました」の言い換え例
「お伝えいたしました」
「お伝えさせていただきました」と同様の意味で使えるフレーズとして「お伝えいたしました」があります。こちらは、よりシンプルで堅苦しくなく使いやすい表現です。過度な謙譲語を避けるため、ビジネスメールではこちらの方が自然に感じられる場合もあります。
例文:「先ほど、〇〇の件についてお伝えいたしましたので、ご確認ください。」
「お知らせいたしました」
「お知らせいたしました」も同様に、相手に何か情報を伝える際に使われる表現です。こちらも、「お伝えさせていただきました」と同じ意味を持ちますが、ややカジュアルな印象を与えます。
例文:「ご案内の通り、昨日の会議の内容についてお知らせいたしました。」
「ご案内申し上げました」
「ご案内申し上げました」という表現も、ビジネスシーンで非常に一般的に使用されます。このフレーズは、案内や情報提供の意味で使用されることが多いです。
例文:「本日、会議の詳細についてご案内申し上げましたので、ご確認ください。」
3. 「お伝えさせていただきました」を使う際の注意点
過度に使わないようにする
「お伝えさせていただきました」は丁寧で敬意を表す言葉ですが、使いすぎると堅苦しくなりすぎることがあります。特にビジネスメールでは、相手が理解しやすい簡潔な表現を心がけることが重要です。あまりに謙譲語を多用すると、逆に自分が伝えたい内容が埋もれてしまうこともあります。
相手に負担をかけない表現を選ぶ
「お伝えさせていただきました」と言うと、相手があたかも自分の行動を許可してくれたように感じさせることがあるため、負担に思わせない表現を選ぶことが大切です。状況に応じて、もっと自然な表現に変えることも考えましょう。
4. ビジネスメールで使える「お伝えさせていただきました」の例文
報告や進捗を伝える場合
件名: プロジェクト進捗報告
本文:
お世話になっております、〇〇株式会社の□□です。
先日お伝えさせていただきましたプロジェクトの進捗について、改めてご報告申し上げます。
現在、全体の80％が完了しており、残りの部分は予定通り進行中です。詳細については別途資料をお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
提案内容を伝える場合
件名: 〇〇プロジェクトのご提案
本文:
お世話になっております、〇〇株式会社の□□です。
先日お伝えさせていただきました、〇〇プロジェクトに関するご提案について、さらに詳細な情報をお送りさせていただきました。ご確認いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
5. まとめ｜「お伝えさせていただきました」の使い方をマスターしよう
「お伝えさせていただきました」という表現は、ビジネスシーンで非常に多く使用されるフレーズで、相手に対して敬意を示す重要な言い回しです。しかし、過度に使用することは避け、状況に応じて適切な言い換えを使うことがポイントです。ビジネスメールでは、簡潔で分かりやすい表現を心がけ、相手に負担をかけないように配慮することが大切です。適切な言い換えとともに、このフレーズを上手に活用して、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。
