書面にて失礼いたします、とは、ビジネス文書や公式な連絡の際に、口頭や電子メールではなく書面で連絡することを前置きする表現です。本記事では、この表現の意味や由来、使用する場面、具体的な例文、注意点などを詳しく解説し、ビジネス文書作成時における適切な使い方と、信頼感・丁寧さを伝えるコツを学びます。
1. 「書面にて失礼いたします」の基本理解
1.1 表現の意味と目的
「書面にて失礼いたします」とは、相手に対して書面という形式で連絡を行うことをあらかじめ詫び、礼を尽くす表現です。このフレーズは、口頭や電子メールといった通常の連絡手段と区別し、書面での正式な連絡が必要な場合に用いられます。
また、この表現には、相手に対して「失礼」にならないよう十分な配慮を示す意味合いがあり、丁寧さ・格式を保ったコミュニケーションを実現するための大切な一文として位置付けられています。
1.2 歴史的背景と文化的意義
日本における敬語や謙譲語の伝統は、古くからの文書文化に深く根付いています。特に、江戸時代以降の公文書や取引書類では、形式的かつ礼儀正しい表現が重視されてきました。「書面にて失礼いたします」という表現も、こうした伝統の中で育まれてきたものであり、現代でもビジネス文書や公式な連絡において、相手への敬意を表すための重要なフレーズとなっています。
2. ビジネスシーンにおける使用シーンとその効果
2.1 書面での連絡が求められるシーン
ビジネスにおいて、書面で連絡する必要があるシーンは以下のような場合が考えられます。
・重要な契約書や合意書の送付時
・正式な報告書、議事録の提出時
・お詫び文や謝罪文の送付時
・通知、案内状、挨拶状など、正式なコミュニケーションが必要な場合
このような場合、相手に対して「書面にて失礼いたします」と記すことで、伝える内容の信頼性や正確性を強調し、相手への敬意と誠実さを伝える効果があります。
2.2 書面での連絡と口頭・メール連絡との違い
口頭やメールによる連絡は、迅速かつ気軽な印象を与えますが、重要な事項や正式な記録として残す必要がある場合は、書面が適しています。
効果：
・文書として記録が残るため、後日の確認が容易である。
・正式な連絡手段として、相手に対して高い敬意と信頼感を与える。
・内容が正確かつ厳密に伝えられるため、誤解やトラブルの防止に寄与する。
このような点から、ビジネス文書では「書面にて失礼いたします」を用いることで、形式の厳格さと相手への配慮を示すことができます。
3. 「書面にて失礼いたします」を使った具体的な例文
3.1 契約書送付時の例文
例文：
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先般ご依頼いただきました契約書の原本を同封いたしましたので、書面にて失礼いたします。
ご査収の上、何卒ご確認くださいますようお願い申し上げます。
敬具
この例文は、契約書などの正式な文書を送付する際に、相手に対して丁寧かつ礼儀正しい印象を与えるために用いられます。
3.2 お詫び文書での使用例
例文：
拝啓 平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
このたびは弊社の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
つきましては、詳細につきまして書面にて失礼いたしますので、ご一読いただけますと幸いです。
敬具
お詫び文書では、正式な謝罪の意と今後の改善策を記載するために、「書面にて失礼いたします」を冒頭に付け加え、相手に対する敬意と謝意を示します。
3.3 報告書・通知文での使用例
例文：
拝啓 〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□でございます。
このたび、〇〇の件につきまして詳細な報告書を作成いたしましたので、書面にて失礼いたします。
ご査収の上、ご不明な点がございましたらご連絡いただけますようお願い申し上げます。
敬具
報告書や通知文の場合、書面での連絡であることを明示するために「書面にて失礼いたします」と記載し、正式な対応を行っていることを伝えます。
4. 「書面にて失礼いたします」を使う際のポイントと注意事項
4.1 丁寧な言葉遣いの徹底
この表現は、非常にフォーマルかつ丁寧な表現です。使用する際には、文全体が敬語や謙譲語で統一されていることが重要です。
ポイント：文書全体の文体が整っているか、言葉遣いに抜け漏れがないかを確認し、相手に対する敬意を示すことが大切です。
4.2 場面に応じた適切な使用
「書面にて失礼いたします」は、あくまで正式な書面での連絡が必要な場合に用います。カジュアルな連絡や短いメッセージの場合は、むしろ逆に堅苦しく感じられることもあるため、使い分けが求められます。
注意：状況に応じて、口頭やメールでの連絡と使い分けることが重要です。
4.3 書面での連絡の信頼性
書面での連絡は、記録が残るという点で非常に有用ですが、その分、内容が正確である必要があります。誤字脱字や不適切な表現がないか、何度も確認することが求められます。
ポイント：文章のチェックと校正を十分に行い、正式な文書としての品質を保ちましょう。
5. ビジネスシーンにおける書面連絡のメリット
5.1 記録性と信頼性の向上
書面による連絡は、記録として残るため、後日内容を確認する際に非常に有用です。また、正式な文書であることから、相手に対して信頼性の高い印象を与えます。
メリット：
・証拠としての価値がある
・内容の正確性と透明性を担保できる
・相手に対する敬意を示す効果が高い
5.2 トラブル防止と誤解の回避
書面で連絡することで、口頭のような曖昧さが排除され、内容に対する誤解が生じにくくなります。重要な連絡事項について、明確に記載することで、トラブルの防止につながります。
効果：
・明確なコミュニケーションが図れる
・後日のトラブル発生時にも、記録として参照できる
5.3 企業イメージの向上
正式な書面での連絡は、企業としての品格やプロフェッショナリズムを示すことに寄与します。相手に対して、誠実かつ丁寧な印象を与えることで、ビジネス上の信頼関係を強化する効果があります。
6. 書面連絡における具体的な作成プロセス
6.1 初稿の作成と内容の検討
まずは、連絡内容の初稿を作成します。この段階では、伝えたい情報を漏れなく記載し、どのような表現が適切かを検討します。
ポイント：必要な情報をリストアップし、全体の流れを考慮して文章を組み立てます。
6.2 校正と文書のチェック
初稿が完成したら、必ず校正を行いましょう。誤字脱字、文法の誤り、敬語の不備などがないか、複数の目で確認することが重要です。
ポイント：上司や同僚にも確認を依頼し、フィードバックを受けるとより正確な文書が作成できます。
6.3 最終確認と送付準備
校正後、最終確認を行い、内容に誤りがないことを確認した上で、正式な文書として送付の準備を行います。必要に応じて、送付先ごとに文面を微調整し、相手に最適な形で連絡を送るようにしましょう。
7. よくある疑問とその回答
7.1 「書面にて失礼いたします」とはどのような意味ですか？
回答：
「書面にて失礼いたします」とは、口頭やメールではなく、正式な書面で連絡をする際に前置きとして使われる表現です。相手に対して、書面という形式が通常とは異なるため失礼があってはならないという配慮を示しています。
7.2 どのようなビジネス文書で使うべきですか？
回答：
契約書、報告書、通知文、お詫び文、挨拶状など、正式な記録が求められる文書で使用します。カジュアルな連絡や短いメッセージでは不要です。
7.3 書面での連絡はどのようなメリットがありますか？
回答：
書面での連絡は、記録として残り、内容の正確性と透明性が確保できるため、信頼性が向上します。また、正式な文書として相手に対する敬意を示し、トラブル防止にも効果的です。
8. まとめ
「書面にて失礼いたします」は、正式なビジネス文書で相手に対する敬意と配慮を示す重要な表現です。適切な文書作成と丁寧な表現で、信頼あるコミュニケーションを実現しましょう。
