ビジネスメールやレポート・論文で「言う」という表現を使うと、口語的で抽象的な印象を与えることがあります。特に文章を正式にまとめたい場合は、適切な言い換えを用いることが大切です。本記事では、ビジネスメールでの「言う」の言い換え方法や、レポート・論文で使える表現、敬語や具体例まで詳しく解説します。
1. 言う・ビジネスメールで使う際の基本的な考え方
「言う」は日常的に使いやすい言葉ですが、ビジネスメールでは口語的で抽象的な印象を与えやすく、正式な文章では適切な言い換えが必要です。文章をより丁寧かつ論理的にするためには、発言内容や目的に応じた表現を選ぶことが重要です。
1-1. 言うが持つ印象
「言う」は直接的でわかりやすい表現ですが、曖昧さが残ることがあります。例えば「上司が言った」とだけ書くと、内容やニュアンスが伝わりにくく、ビジネスメールではやや簡素に聞こえる場合があります。
1-2. ビジネスメールで注意すべき点
社内メールではカジュアルに使える場面もありますが、社外メールや上司への報告では、敬語や具体的な言い換えを使う方が、文章が丁寧で伝わりやすくなります。
2. 言う・ビジネスメールでの言い換え表現一覧
ビジネスメールで「言う」を言い換えることで、文章全体の印象を格段に向上させることができます。
2-1. 一般的な言い換え
・申し上げる
・お伝えする
・ご報告する
・ご連絡する
例えば、「上司が言った」と書く場合は「上司がお伝えになった」「上司よりご連絡がありました」とすると、丁寧さと正式感が増します。
2-2. 発言内容に応じた言い換え
・指示を言う → 指示を出す／ご指示いただく
・意見を言う → 意見を述べる／ご意見をお聞かせいただく
・依頼を言う → 依頼する／ご依頼申し上げる
文脈に応じて使い分けることで、文章の説得力や丁寧さが向上します。
3. 言う・ビジネスメールでの使い分け実例
具体的なメールでの使い分けを見てみましょう。
3-1. 社内メールの場合
・「先ほど課長が言った内容をご確認ください」
→「先ほど課長がお伝えになった内容をご確認ください」と言い換えると、丁寧さが増します。
3-2. 社外メールの場合
・「担当者が言う通りに対応してください」
→「担当者の指示に沿ってご対応くださいますようお願い申し上げます」と書き換えると、社外向けに適切です。
3-3. 報告や依頼を含む場合
・「上司が言ったように進めます」
→「上司のご指示に従い、進めさせていただきます」とすると、敬語として自然です。
4. 言う・レポートや論文での表現
レポートや論文では「言う」をそのまま使うと口語的で抽象的になるため、学術的な表現に置き換えることが望ましいです。
4-1. レポートでの一般的な言い換え
・述べる
・指摘する
・報告する
・言及する
例えば、「前研究では〜と言われている」は、「前研究では〜と述べられている」「前研究では〜と指摘されている」と言い換えると、正式な文章になります。
4-2. 論文での表現強化
論文では客観性が求められるため、「言う」は避け、「指摘する」「報告する」「提案する」「指示する」など、具体的な行動や意図を表す言葉に置き換えるのが基本です。
例：
・「Smithはこの理論が有効だと言う」→「Smithはこの理論が有効であると述べている」
・「研究者は問題点を言った」→「研究者は問題点を指摘した」
5. 言う・敬語表現の応用とポイント
ビジネスメールでは、敬語を適切に用いながら、内容を具体化することが大切です。
5-1. 敬語表現例
・「上司が言ったこと」→「上司がお伝えになったこと」
・「担当者が言いました」→「担当者よりご連絡がありました」
・「部長がこう言った」→「部長よりご指示をいただきました」
5-2. 敬語使用時の注意点
敬語を使いすぎると文章が長くなるため、簡潔さを保ちつつ、発言内容や意図を明確に書くことが重要です。
6. 言う・言い換え事例集
さまざまなシーンでの「言う」の言い換え例を紹介します。
6-1. 社内向け
・「課長が言った」→「課長がお伝えになった」
・「同僚が言いました」→「同僚よりご連絡がありました」
6-2. 社外向け
・「担当者が言った通りに」→「担当者のご指示に従い」
・「取引先が言っていた」→「取引先よりご指摘いただきました」
6-3. レポート・論文用
・「研究者は言う」→「研究者は述べる／指摘する」
・「先行研究ではこう言われている」→「先行研究ではこう指摘されている」
7. まとめ・言うの言い換えで文章力を高める
「言う」は便利な言葉ですが、ビジネスメールやレポート・論文では抽象的な印象を与えることがあります。社内メールでは「お伝えする」「申し上げる」といった言い換えが適し、社外メールや目上の方へのメールでは「ご指示いただく」「ご連絡いただく」といった敬語表現を使用すると、文章の丁寧さと説得力が向上します。
また、レポートや論文では「述べる」「指摘する」「言及する」といった学術的表現に置き換えることで、文章の客観性と論理性を高めることが可能です。状況に応じた「言う」の言い換えを意識することで、文章力と印象の両方を向上させられます。
