ビジネスメールでは、状況に応じてさまざまな表現を使い分けることが求められます。その中でも「いたしましたので」という表現は、過去の行動に基づく結果や、相手へのお知らせを伝える際に使うことが多い言い回しです。本記事では、「いたしましたので」を使うシチュエーションや、適切な使い方、注意点について詳しく解説します。
1. 「いたしましたので」の基本的な意味と使い方
「いたしましたので」という表現は、過去の行動や処理した内容に基づいて、相手に結果を伝える際に使います。日本語における敬語表現で、特にビジネスシーンで頻繁に使われる表現の一つです。簡単に言うと、何かを行った結果としてそのことを相手に伝える際に使用します。
「いたしましたので」の文法的な構成は、動詞の「いたす」（するの謙譲語）に「ので」を付けることで、行動の理由や結果を丁寧に説明しています。この表現は、相手に対して自分の行動を報告する際に非常に有効です。
2. 「いたしましたので」の具体的な使い方
では、具体的なシチュエーションにおいて「いたしましたので」をどのように使うのかを、いくつかの例で見ていきましょう。
2.1 仕事の完了報告
ビジネスメールでは、タスクや業務の完了を報告する際に「いたしましたので」をよく使います。例えば、書類の提出や、納品の完了、あるいは業務の進捗状況について報告する際に非常に適しています。
例1：
件名： 書類の提出が完了いたしましたので
本文：
株式会社○○
○○様
お世話になっております。○○（自分の名前）です。
ご依頼いただいておりました書類につきまして、無事に作成を終え、○月○日に提出いたしましたので、お知らせいたします。
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
また、何かご不明点がございましたら、どうぞご遠慮無くお知らせください。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
○○（自分の名前）
2.2 問い合わせ対応
顧客や取引先からの問い合わせに対して、調査や対応が完了した場合、「いたしましたので」を使って結果を報告することができます。
例2：
件名： 問い合わせ対応が完了いたしましたので
本文：
株式会社○○
○○様
お世話になっております。○○（自分の名前）です。
○月○日にお問い合わせいただいた件について、調査をいたしましたので、ご報告申し上げます。
調査結果については、以下の通りです。
調査内容：○○
結果：○○
お手数をおかけしましたが、無事に問題が解決いたしましたことをご報告いたします。引き続き、何かご質問等がありましたらお知らせいただければ幸いです。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
○○（自分の名前）
2.3 会議の準備完了の報告
会議の準備やイベントの準備が完了した際にも、「いたしましたので」を使うことができます。この表現は、準備が整ったことを報告する際に適切です。
例3：
件名： 会議の準備が整いましたので
本文：
株式会社○○
○○様
お世話になっております。○○（自分の名前）です。
○月○日に開催予定の会議につきまして、準備が整いましたのでお知らせいたします。
会議資料についても、当日配布いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
何かご質問等がございましたら、お知らせください。
よろしくお願い申し上げます。
○○（自分の名前）
3. 「いたしましたので」の使い方のポイント
「いたしましたので」を効果的に使うためには、いくつかのポイントがあります。
3.1 丁寧な表現を心がける
ビジネスメールでは、常に敬語を使い、丁寧な表現を心がけることが重要です。特に「いたしましたので」を使用する際には、相手に対しての感謝の気持ちや、丁寧さを表す言葉を添えることで、相手に好印象を与えることができます。
3.2 時間や期日を明確に伝える
「いたしましたので」の後に、結果を報告する場合、具体的な日付や時間を記載することで、相手にとって分かりやすく、納得のいく内容になります。例えば、仕事が完了した日付や、会議の開催日時などは、具体的に記載しておくと良いでしょう。
3.3 シンプルかつ分かりやすい文章を心がける
ビジネスメールは、相手に対して情報を正確かつ迅速に伝えることが目的です。そのため、長々とした文章よりも、シンプルで分かりやすい文章を心がけましょう。「いたしましたので」を使った文章も、できるだけ簡潔にまとめることが大切です。
4. 「いたしましたので」を使う際の注意点
「いたしましたので」を使う際には、いくつかの注意点もあります。以下にそのポイントを紹介します。
4.1 一方的にならないように注意
「いたしましたので」を使う際には、相手の立場を考慮して、決して一方的にならないように心がけましょう。報告や通知をする際には、相手に配慮した表現を加えることが大切です。例えば、「ご確認いただければ幸いです」や「ご不明点があればお知らせください」など、相手に配慮した言葉を添えることが効果的です。
4.2 必要な情報を漏らさない
「いたしましたので」を使って報告する際には、必ず必要な情報を漏らさずに伝えるようにしましょう。業務の進捗や調査結果、会議の準備状況など、相手が求めている情報をしっかりと伝えることが重要です。情報を省略すると、相手が不安に感じたり、後で確認を求められたりする可能性があります。
4.3 過度に使わない
「いたしましたので」を多用しすぎると、文章が堅苦しくなりすぎたり、堅実さが欠ける印象を与える可能性があります。適切な場面で使うことを心がけ、過度に使わないようにしましょう。
5. まとめ
「いたしましたので」という表現は、過去の行動や結果を報告する際に非常に有効な表現です。ビジネスシーンにおいて、適切に使うことで、相手に対して丁寧で誠実な印象を与えることができます。重要なのは、文脈に合わせて正しく使うこと、そして相手に配慮した言葉を添えることです。メールの内容をシンプルかつ分かりやすくまとめ、必要な情報を漏らさずに伝えるよう心がけましょう。
また、メールの最後には感謝の気持ちを表すことで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。ビジネスメールで「いたしましたので」を効果的に使うことで、信頼関係を築き、良好なビジネスの関係を維持することができるでしょう。
