「申し添えさせていただきます」という表現は、ビジネスシーンでよく使われる丁寧な言い回しですが、過度に使用すると堅苦しく感じられることもあります。本記事では、この表現の使い方や、適切な言い換えを紹介し、自然に使えるコツをお伝えします。ビジネスで役立つ表現をマスターしましょう。
1. 「申し添えさせていただきます」の意味と使い方
1-1. 基本的な意味と使いどころ
「申し添えさせていただきます」という表現は、何かを付け加えて伝えるときに使われます。ビジネスシーンやフォーマルな場面で、丁寧に情報を補足する場合に適しています。相手に対して、配慮を示しつつ情報を提供したいときに有効なフレーズです。
例文
「先程のメールに申し添えさせていただきますが、会議の時間が変更になりました。」
「ご連絡が遅れまして申し訳ございません、申し添えさせていただきます。」
1-2. 使うシチュエーションと注意点
このフレーズは、何かを追加で伝えたい場合に使いますが、頻繁に使用すると堅苦しくなり、逆に不自然に感じられることがあります。そのため、必要な場面でのみ使用することが重要です。相手に対して丁寧すぎる印象を与えないように、バランスを考えて使うと良いでしょう。
2. 「申し添えさせていただきます」の適切な使い方
2-1. 付け加える内容を簡潔に伝える
「申し添えさせていただきます」を使う際、付け加える情報は簡潔に、要点を押さえて伝えることが大切です。長々と説明するのではなく、相手が理解しやすいように情報を整理して伝えましょう。
例文
「申し添えさせていただきますが、先週お伝えした件について進捗がありました。」
「申し添えさせていただきますが、こちらの書類を添付いたしますのでご確認ください。」
2-2. 相手への配慮を忘れない
「申し添えさせていただきます」を使う際には、相手への配慮を示すために、先に感謝の言葉を添えるとより効果的です。感謝の気持ちを表現しながら、必要な情報を伝えることが、ビジネスにおいて好印象を与えるポイントです。
例文
「お忙しいところ恐れ入りますが、申し添えさせていただきます。」
「いつもお世話になっております、申し添えさせていただきます。」
2-3. 文章全体の流れに合わせて使う
「申し添えさせていただきます」は、文章の流れをスムーズにするために使います。メールや手紙の最初に使うのではなく、相手が既に何かを受け取った後に、追加の情報を伝えるために使うのが適切です。
例文
「先程お送りした提案書について、申し添えさせていただきます。ご確認いただけましたでしょうか？」
「先にお伝えした内容に関して、申し添えさせていただきます。」
3. 「申し添えさせていただきます」の言い換え表現
3-1. 「付け加えさせていただきます」
「申し添えさせていただきます」をよりシンプルにした表現が「付け加えさせていただきます」です。この表現も十分に丁寧で、ビジネスメールや手紙で自然に使うことができます。
例文
「付け加えさせていただきますが、この件については来週までに対応いたします。」
「付け加えさせていただきますが、追加で資料をお送りしますのでご確認ください。」
3-2. 「お伝えしておきます」
「申し添えさせていただきます」を言い換える際、よりカジュアルに「お伝えしておきます」という表現を使うこともできます。これにより、堅苦しくなく、かつ十分に丁寧な印象を与えます。
例文
「お伝えしておきますが、会議は予定通り行われます。」
「お伝えしておきますが、資料は来週中にお届けいたします。」
3-3. 「補足させていただきます」
「補足させていただきます」は、補足的な情報を提供する際に使います。この表現は、相手に追加情報を伝える時に便利で、少し堅めですが、ビジネスでよく使われます。
例文
「補足させていただきますが、今回の変更は正式に決定されたことです。」
「補足させていただきますが、必要書類を添付いたしますので、ご確認ください。」
4. 「申し添えさせていただきます」を使う際の注意点
4-1. 過度に使わない
「申し添えさせていただきます」を頻繁に使用すると、堅苦しく感じられ、逆に不自然な印象を与えることがあります。必要なときにだけ使い、過剰に使わないように注意しましょう。
4-2. 言葉の重複を避ける
「申し添えさせていただきます」を使った後に、同じ内容を繰り返すのは避けましょう。文章全体のバランスを考え、簡潔に伝えることが大切です。
4-3. 相手に負担をかけないようにする
「申し添えさせていただきます」は、あくまで情報を付け加える際に使う表現ですが、相手に追加的な負担を感じさせないように工夫することが必要です。追加情報が重要である場合でも、相手に負担をかけない表現を使いましょう。
5. まとめ
「申し添えさせていただきます」は、丁寧に情報を付け加えるためのビジネスにおいてよく使われる表現です。しかし、使用する際には適切な場面や言い回しを選ぶことが重要です。過度に使わず、必要な時にだけ使うことで、相手に対して配慮を示し、より効果的なコミュニケーションができます。本記事で紹介した使い方や言い換え表現を参考にして、ビジネスシーンでの言葉遣いを磨いていきましょう。
