ビジネスやプライベートで相手に「空いている時間を教えてください」と頼む場面は多いです。しかし、メールでこのお願いをする際には、適切な表現やマナーに気をつける必要があります。この記事では、メールでの依頼方法、書き方のポイント、注意すべき点を詳しく解説します。
1. 空いている時間を教えてくださいメールの重要性
なぜ「空いている時間を教えてください」の依頼が必要か
ビジネスシーンでは、会議や面談、打ち合わせの日程を調整する際に、相手に「空いている時間を教えてください」と頼むことが多くあります。この依頼を正しく行うことで、スムーズに日程を決めることができ、相手との信頼関係を築くためにも重要です。
メールで依頼する理由
電話や直接会話で時間調整をするのも一つの方法ですが、メールで依頼することで相手に確認する時間を与え、記録として残すことができます。これにより、後で日程が変更された際にも確認しやすくなります。
2. 空いている時間を教えてくださいメールの書き方
例文：ビジネスシーンでの書き方
ビジネスメールで「空いている時間を教えてください」とお願いする際は、相手に敬意を払い、礼儀正しく書くことが大切です。以下の例文を参考にしてください。
件名: 会議の日程調整について
○○様
お世話になっております。△△株式会社の□□です。
今回、○○様とお打ち合わせをさせていただきたく、ご都合の良い日程をお教えいただけますでしょうか。
ご提案いただけるお時間をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
敬具
□□（名前）
このように、相手に配慮しつつ、簡潔でわかりやすい文章を心がけましょう。
例文：カジュアルなシーンでの書き方
プライベートやフレンドリーな関係であれば、少しカジュアルな表現でも問題ありません。例えば、友人に会う約束をする場合などです。
件名: 今度会える時間はありますか？
こんにちは、○○！
今度一緒に食事でもどうかなと思って連絡しました。○○の空いている時間を教えてくれると助かります！
できるだけ早めに教えてね。
よろしく～！
△△（名前）
ビジネスのように堅苦しくなくても、相手に失礼がないように配慮しましょう。
3. 空いている時間を教えてくださいメールで注意すべき点
適切な時間帯で送信する
ビジネスメールで「空いている時間を教えてください」と相手にお願いする際には、送信する時間帯に特に注意を払いましょう。遅い時間や早朝にメールを送ることは避けるべきです。例えば、相手がまだ仕事を始めていない時間帯や、仕事が終わった後の時間帯に送ると、相手は返信しづらくなります。
また、休日の前夜なども避けるべきです。送信する時間帯は、相手の勤務時間や生活習慣に配慮し、相手が通常返信できる時間に送ることが重要です。多くの場合、午前9時から午後6時までの間が、ビジネスのやりとりに適した時間帯とされます。
しかし、相手の勤務時間帯が異なる場合もあるため、事前に相手の仕事のスタイルや時間帯を理解しておくことが重要です。メールを送る時間帯を適切に選ぶことで、相手がスムーズに返信しやすくなり、あなたの依頼が無駄にならないように配慮できます。特に、重要な会議や打ち合わせの調整を行う際には、この点に注意を払い、相手に不便をかけないよう心掛けましょう。
明確に複数の選択肢を提示する
「空いている時間を教えてください」と依頼する際、相手に複数の選択肢を提示することは非常に効果的です。この方法は、相手が自分の都合を考えて、すぐに日程を調整できるようにするため、非常に便利です。もし単一の日時しか提案しないと、相手がその日時に都合が合わなければ、再度調整が必要となり、時間がかかってしまう可能性があります。逆に、いくつかの時間帯を提案することで、相手は自分の空いている時間に合わせて返事をしやすくなります。例えば、以下のように複数の日時を提案してみましょう。
例:
「○月○日（火）午前10時、○月○日（水）午後3時、または○月○日（木）午前11時のいずれかでご都合の良いお時間を教えていただけますでしょうか？」
このように複数の選択肢を示すことで、相手にとって選びやすく、さらに返信が早くなる可能性が高まります。もしも提案した日時のすべてが都合が合わない場合でも、相手は代替の時間を提案してくれることが多いため、スムーズな調整が進みやすくなります。選択肢を示すことによって、相手への負担を減らし、迅速かつ効率的に日程調整を行うことができるため、時間的なロスを減らすことができます。複数の選択肢を提案することは、相手にとっても便利であり、日程調整を円滑に進めるために非常に有効な手段です。
丁寧な言葉を使う
どんな状況でも、相手に対して失礼のないよう、丁寧な言葉を使うことが非常に大切です。特にビジネスメールでは、相手の忙しさや状況を考慮して、感謝の気持ちをしっかり伝えることが重要です。自分の依頼を伝える際に、相手が負担に感じないよう、謙虚で配慮深い言葉を使うことを心掛けましょう。ビジネスシーンでは、相手に時間をお願いする場合、そのお願いが相手の貴重な時間を取ることを理解し、感謝の気持ちを忘れずに表現することが必要です。例えば、以下のような表現を使うと良いでしょう。
例:
「お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」
このように、相手に対する感謝の気持ちを込めた丁寧な表現を使うことで、依頼内容に対する相手の反応がより良いものになる可能性が高くなります。また、感謝の気持ちを言葉にすることで、相手に対しての敬意を表し、良好な関係を維持することができます。丁寧な言葉を使うことは、ビジネスメールだけでなく、プライベートなやり取りにおいても非常に重要です。相手に配慮し、感謝を伝えることで、あなたの依頼に対する返信もスムーズに行われることが期待できます。
4. 返信が来ない場合の対処法
追跡メールを送るタイミング
もし、返信が来ない場合は、一定の期間を経過した後に、丁寧に追跡メールを送ることが適切です。追跡メールを送るタイミングは、1週間以内を目安にすると良いでしょう。
例:
件名: 再度の日程確認のお願い
○○様
お世話になっております。△△株式会社の□□です。
先日お送りしたメールについて、まだご確認いただけていないようでしたので、再度ご連絡差し上げます。お手数ですが、ご都合の良いお時間をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
忙しい相手への配慮
相手が多忙である場合、追跡メールを送る際に、配慮の言葉を加えることが重要です。「お忙しいところお手数ですが」といったフレーズを使うことで、相手に対する気遣いが伝わります。
5. 空いている時間を教えてくださいメールのまとめ
ビジネスメールの基本を押さえる
「空いている時間を教えてください」という依頼は、相手に対する配慮が最も重要です。ビジネスシーンでは、丁寧な言葉使いや適切なタイミングで送信することを意識しましょう。
カジュアルシーンでの柔軟な表現
プライベートな場面では、もう少しカジュアルでフレンドリーな表現を使っても問題ありません。相手との関係性に応じて、適切なトーンを選びましょう。
