「覚書（おぼえがき）」という言葉を聞いたことがある方も多いでしょう。しかし、正確な読み方や使い方については、意外と誤解が多いものです。本記事では、覚書の正しい読み方や、ビジネスでの使い方について詳しく解説します。
1. 覚書（おぼえがき）とは？その意味を理解しよう
覚書は、基本的に「覚え書き」とも書かれ、重要なことや後で確認したい事柄を記録しておくためのメモのことを指します。通常、何かを決定したり約束したりする際に、証拠として残しておくために使われます。ビジネスシーンでは、契約や合意内容を記録するための書類としても活用されることが多いです。
覚書は、正式な契約書とは異なり、法的な効力は必ずしも強くありませんが、当事者間での合意を証明する手段として重要です。
2. 覚書の読み方：「おぼえがき」とは何か
「覚書」を「おぼえがき」と読むのが一般的ですが、実は読み方には少し注意が必要です。よく「かくしょ」と読む方もいらっしゃいますが、この読み方は誤りです。正確には「おぼえがき」と発音します。
「おぼえがき」の「おぼえ」は「覚える」という動詞から来ており、覚書自体が何かを覚えておくために書かれたメモや記録であることを意味します。
3. 覚書の使い方：ビジネスシーンでの活用方法
覚書はビジネスの現場で非常に重要な役割を果たします。契約書や正式な合意書と比較して簡易的なものですが、同じく重要な意思表示を行う場面で使われます。覚書を作成する際には、以下の点に注意が必要です。
3.1 覚書の目的と使い方
覚書の主な目的は、口頭での合意を文書として確認することです。例えば、取引先との約束事や、社内での決定事項を記録しておくために使われます。覚書は、正式な契約書に比べて手軽に作成でき、すぐに使用できます。
3.2 覚書を作成する際の注意点
覚書は、形式的には契約書と異なり、必ずしも契約当事者の署名が必要ではありません。しかし、双方の確認を得るためには、署名や押印を求めることが一般的です。記載内容が曖昧であれば後々トラブルを招く原因になるため、記載事項はなるべく詳細かつ明確にしておきましょう。
4. 覚書と契約書の違いについて
覚書と契約書は非常に似たような役割を果たすものですが、いくつかの点で違いがあります。具体的にどこが異なるのかを理解しておくと、より適切な書類作成ができます。
4.1 法的効力の違い
契約書は法的に強い効力を持つ文書で、契約内容に基づいて法的責任が発生します。対して覚書は、法的効力が契約書に比べて弱く、証拠として利用されることが多いです。覚書を交わすことで、当事者間で合意した事実を後で確認する手段を残すことができます。
4.2 内容の詳細さ
契約書は、契約の内容を非常に詳細に記載することが求められますが、覚書は簡潔に合意事項を記録することが一般的です。したがって、覚書は内容が比較的簡潔であり、特に複雑な内容や長期間にわたる約束を記録する場合には、契約書を作成する方が適しています。
5. 覚書の作成方法：実際に書いてみよう
覚書を作成する際の具体的な手順を紹介します。ビジネスでよく使われる覚書の形式を参考にしながら、簡単な覚書を作成してみましょう。
5.1 覚書の基本的な構成
覚書には特に決まったフォーマットはありませんが、一般的に次の要素を含むことが多いです：
覚書のタイトル（「覚書」など）
作成日
当事者の情報（名前、住所、役職など）
合意した内容（詳細に記載）
覚書の目的（何を確認したいのか）
署名欄（双方の確認・署名）
5.2 覚書の例文
例えば、以下のような内容で覚書を作成することができます。
覚書
本覚書は、[日付]において、[企業名]（以下「甲」）と[企業名]（以下「乙」）の間で交わされた内容を確認するために作成されたものである。
甲と乙は、[具体的な合意事項]について合意した。
合意内容に基づき、[次のステップ]を実施することとする。
このように覚書を作成することで、合意内容を後で確認することができます。
6. 覚書に関するよくある誤解とその解消法
覚書に関する誤解を解消しておくことも大切です。よくある誤解をいくつか挙げ、正しい理解を深めましょう。
6.1 覚書に署名は必要ない？
覚書は契約書ではないため、必ずしも署名が必要だとは限りません。しかし、実際には署名を求めることが一般的で、当事者間で合意があったことを確認するためにも署名を行うことが推奨されます。
6.2 覚書に法的効力はない？
覚書には法的効力がないわけではありませんが、契約書に比べてその効力は弱いです。覚書はあくまで合意内容を証拠として残すための文書として使用されることが多いです。
7. 覚書の保存方法と取り扱い
覚書を作成した後は、しっかりと保存し、必要な時に取り出せるように管理しておくことが大切です。保存場所や管理方法について考慮しましょう。
7.1 覚書の保管場所
覚書は、契約書と同じように重要な文書です。電子データや紙の形式で保管し、必要なときにすぐに取り出せるようにしておきましょう。
7.2 覚書の取り扱い注意点
覚書は個人情報や企業秘密を含むことがあるため、取り扱いには注意が必要です。社内での保管場所やアクセス権限を適切に管理し、不正な漏洩を防ぐことが重要です。
