ビジネスシーンでは、手書きの便箋を使って感謝や連絡を伝える機会があります。適切な便箋の書き方を知ることで、相手に好印象を与え、ビジネスマナーを守ることができます。本記事では、ビジネス便箋の正しい書き方や構成、注意点を詳しく解説します。
1. ビジネス便箋の基本
1.1 便箋を使う場面
ビジネスシーンでは、以下のような場面で便箋を使用することがあります。
- 取引先や顧客への感謝の手紙
- フォーマルな挨拶状
- お詫びや謝罪の手紙
- 社内での正式な報告書
1.2 便箋の選び方
便箋を選ぶ際には、以下のポイントを意識しましょう。
- 無地または罫線入りの便箋：シンプルなデザインがビジネスに適している
- 白または淡い色の便箋：フォーマルな印象を与える
- 質の良い紙を選ぶ：安価な紙よりも上質なものを使うと、より丁寧な印象を与える
2. 便箋の正しい書き方
2.1 便箋の基本構成
ビジネス便箋には、以下の要素を含めるのが一般的です。
- 宛名（相手の会社名・部署名・担当者名）
- 時候の挨拶（季節に応じた書き出し）
- 本文（伝えたい内容）
- 結びの挨拶（相手への気遣いや感謝の言葉）
- 差出人情報（自社名・部署・氏名）
2.2 宛名の書き方
宛名は便箋の冒頭に記入し、敬称を正しく使いましょう。
- 「○○株式会社 御中」（会社宛の場合）
- 「○○株式会社 △△部 〇〇様」（担当者宛の場合）
- 「○○様」（個人宛の場合）
2.3 書き出しの例
便箋の書き出しでは、時候の挨拶を入れると、より丁寧な印象になります。
- 「拝啓 ○○の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。」
- 「初春の候、皆様におかれましては益々ご健勝のことと存じます。」
2.4 本文の書き方
本文では、簡潔かつ分かりやすく伝えることが重要です。
- 「この度は○○についてご対応いただき、誠にありがとうございました。」
- 「貴社のご協力により、無事にプロジェクトを完了することができました。」
2.5 結びの言葉
最後に、相手への気遣いや感謝の言葉を添えましょう。
- 「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」
- 「今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。」
3. 便箋を書く際の注意点
3.1 誤字・脱字を避ける
ビジネスの手紙では、誤字・脱字があると印象が悪くなります。書き終えたら、必ず見直しをしましょう。
3.2 丁寧な字で書く
手書きの場合は、読みやすい字を心がけましょう。雑な字は、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。
3.3 改行と余白を意識する
適度に改行を入れ、読みやすいレイアウトにしましょう。文字が詰まりすぎると、相手が読みにくくなってしまいます。
3.4 便箋の折り方
便箋を封筒に入れる際には、適切な折り方をすることが大切です。
- 長形封筒：便箋を三つ折りにする
- 角形封筒：便箋を折らずにそのまま入れる
4. 便箋を送る際のマナー
4.1 封筒の書き方
封筒には、宛名や差出人情報を正式に記入しましょう。
- 「○○株式会社 御中」（会社宛の場合）
- 「○○株式会社 △△部 〇〇様」（担当者宛の場合）
4.2 封筒の封をする際の注意
ビジネスの手紙では、封筒をしっかり封をすることがマナーです。「〆」マークを記入すると、より丁寧な印象になります。
4.3 投函前に再確認する
封をする前に、内容や宛名に誤りがないか確認しましょう。間違ったまま送ってしまうと、相手に迷惑をかける可能性があります。
5. まとめ
ビジネス便箋の書き方には、適切なマナーとルールがあります。宛名や書き出し、本文の書き方を意識し、誤字脱字のない丁寧な文章を心がけることが大切です。本記事を参考に、正しい便箋の書き方を実践してください。
