仕事中に体調を崩した際、適切にメールで報告することは社会人のマナーです。特に、急な欠勤や早退を伝える際には、簡潔かつ適切な表現を使う必要があります。本記事では、体調不良時のメールの書き方を例文付きで詳しく解説し、上司や取引先に失礼のない連絡方法を紹介します。
1. 体調不良時のメールの基本ルール
1-1. できるだけ早く連絡する
体調不良で勤務が難しい場合は、できるだけ早く上司や関係者にメールで連絡しましょう。遅れると業務に支障が出るため、朝の始業前や体調の変化を感じた時点で送信するのが理想的です。
1-2. 簡潔かつ明確に伝える
メールは短く、要点を押さえた内容にしましょう。具体的には、以下のポイントを明記すると分かりやすくなります。
- 体調不良の理由（詳細は不要）
- 出勤の可否や予定
- 業務の引き継ぎについて
1-3. 申し訳ない気持ちを伝える
会社や同僚に迷惑をかけることになるため、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」といった一言を添えると印象が良くなります。
2. 体調不良時のメールの例文
2-1. 欠勤を伝えるメールの例
件名: 【欠勤連絡】体調不良のためお休みをいただきます
本文:
○○部長
おはようございます。○○（名前）です。
本日、体調不良のため、終日お休みをいただきたくご連絡いたしました。
大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
○○（名前）
2-2. 遅刻を伝えるメールの例
件名: 【遅刻連絡】体調不良のため遅れて出社します
本文:
○○部長
おはようございます。○○（名前）です。
体調不良のため、少し遅れて出社いたします。○時頃の出社を予定しております。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。
○○（名前）
2-3. 早退を伝えるメールの例
件名: 【早退連絡】体調不良のため早退します
本文:
○○部長
お疲れ様です。○○（名前）です。
本日、体調不良のため、○時に早退させていただきます。
業務に支障が出ないよう、必要な引き継ぎを行いました。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
○○（名前）
3. 体調不良時のメールを送る際の注意点
3-1. 件名を明確にする
メールの件名は一目で内容が分かるように「【欠勤連絡】」「【遅刻連絡】」など簡潔に書きましょう。
3-2. 返信が必要かどうかを明記する
上司が対応しやすいように、「ご確認のほどよろしくお願いいたします」などの一文を添えると親切です。
3-3. 緊急時は電話連絡も併用する
メールだけでなく、緊急時は電話での報告も検討しましょう。特に、出張や重要な会議がある場合は、直接伝えた方が良い場合もあります。
4. 体調不良の連絡後のフォロー
4-1. 出社後に改めて謝罪する
体調不良で欠勤・遅刻・早退した翌日は、上司や同僚に直接謝罪の言葉を伝えると印象が良くなります。
4-2. 引き継ぎが必要なら速やかに行う
業務に支障が出ないよう、休んだ日の業務をすぐにキャッチアップし、必要があれば同僚にフォローをお願いしましょう。
5. まとめ
体調不良時のメールは、簡潔かつ迅速に送ることが重要です。適切な件名をつけ、要点を押さえた内容で送信しましょう。また、休んだ後のフォローも忘れずに行うことで、職場での信頼関係を維持できます。本記事を参考に、適切なメールを作成してください。
