「折り返し電話」という言葉は、ビジネスや日常生活でよく耳にしますが、その使い方やマナーについては意外と知られていないことが多いです。本記事では、「折り返し電話」の意味から、ビジネスシーンでの適切な対応方法、注意点まで解説します。これを読めば、折り返し電話をスムーズに行うためのコツを掴むことができます。
「折り返し電話」の意味と基本的な使い方
「折り返し電話」の基本的な意味
「折り返し電話」とは、電話を受けた際に相手に不在だったり、すぐに対応できない場合に、後で自分からかけ直すことを指す言葉です。たとえば、ビジネスシーンで取引先からの電話を受けたが、その場で対応できない場合、「折り返し電話をさせていただきます」と伝えることがあります。
例1：「今、手が離せないので、後ほど折り返し電話をさせていただきます。」
例2：「折り返し電話をお願いしてもよろしいでしょうか？」
「折り返し電話」を使う際は、後ほど自分から連絡をするという約束を相手に伝えることが重要です。
使用する場面
「折り返し電話」は、電話を受けたがその場で対応できない時に使われます。例えば、会議中で電話に出られない時や、相手の質問に即答できない場合などです。この表現を使うことで、相手に対して配慮を示すことができます。
ビジネスシーン：取引先からの電話に出られなかった場合や、上司からの指示を確認した後に電話をかける場合に使います。
日常生活：親や友人からの電話に出られなかった場合に「折り返し電話するね」と伝える場面で使います。
「折り返し電話」のマナーと注意点
相手に迷惑をかけないタイミング
「折り返し電話」をする際には、相手が迷惑に感じないタイミングでかけ直すことが大切です。あまりにも長時間遅れてからの折り返しは、相手に不安を感じさせる場合があります。
例1：「午後5時を過ぎると相手の仕事が終わっている可能性があるので、午後3時までに折り返すのがベストです。」
例2：「緊急でない場合は、翌営業日中に折り返すのが理想です。」
もし、自分が遅れる場合は、事前に電話をかけるタイミングを相手に伝えるとより配慮が感じられます。
「折り返し電話」をする際の礼儀正しい言葉遣い
折り返し電話をする際には、相手への敬意を表すために、礼儀正しい言葉を使うことが重要です。電話をかける際には以下のようなポイントを押さえましょう。
電話をかける前に一言伝える：「先ほどはお電話をいただき、ありがとうございます。〇〇（名前）でございます。お電話を折り返させていただきました。」
目的を明確に伝える：「先ほどいただいたお電話の件で、折り返しお電話させていただきました。」
このように、電話をかけた理由を簡潔に伝えることが、相手に対して配慮を示すことになります。
「折り返し電話」を使った実際のシチュエーション例
ビジネスでの「折り返し電話」
ビジネスシーンでは、折り返し電話を使う場面が多くあります。たとえば、取引先や上司から電話を受けた際に、すぐに応答できない場合です。この場合、まずは電話に出られない旨を伝え、その後必ず折り返すことを約束することが大切です。
例1：「申し訳ございませんが、今は会議中でお電話に出られません。折り返しお電話させていただきますので、少々お待ちいただけますか？」
例2：「お世話になっております、〇〇株式会社の〇〇でございます。先ほどお電話をいただき、ありがとうございます。折り返しお電話させていただきました。」
ビジネスでは、電話の内容を確認し、適切なタイミングで対応することが信頼関係を築く上で重要です。
日常生活での「折り返し電話」
日常生活でも、家族や友人からの電話を受けた際に「折り返し電話」を使うことがあります。たとえば、忙しくてすぐに出られなかった場合や、後で確認したいことがあった場合です。
例1：「今ちょっと手が離せないから、後で折り返し電話するね。」
例2：「今運転中だから、後で折り返し電話させてもらうよ。」
日常生活での折り返し電話では、親しみを込めた言葉を使うことができますが、丁寧さを忘れないようにしましょう。
「折り返し電話」の注意点とポイント
メモを取る
折り返し電話をかける前に、どのような内容で電話を受けたのかをメモしておくことが大切です。メモを取ることで、折り返し電話の際にスムーズに話を進めることができます。
例：「先ほどのお電話の内容をメモしておき、相手が何を求めていたかを確認してから折り返し電話をします。」
留守番電話を確認する
もし留守番電話にメッセージが残っていた場合、内容をよく確認してから折り返し電話をするようにしましょう。相手の依頼や要件に誤解がないようにするためです。
例：「留守番電話にメッセージが残っていたので、内容を確認してから折り返しお電話しました。」
よくある質問（FAQ）
「折り返し電話」をかける際、どのくらいの時間でかけ直すべきですか？
理想的には、できるだけ早く折り返し電話をすることが大切です。特にビジネスシーンでは、相手が待たされる時間が長くならないように心掛けましょう。
留守番電話にメッセージを残すべきか？
留守番電話にメッセージを残す場合は、簡潔でわかりやすい内容を伝えましょう。自分の名前と用件をきちんと伝えることがポイントです。
まとめ：「折り返し電話」を上手に活用しよう
「折り返し電話」は、ビジネスや日常生活で重要なコミュニケーション手段です。正しい使い方を理解し、マナーを守って活用することで、スムーズで円滑な連絡を取ることができます。本記事で紹介したポイントを参考に、ぜひ折り返し電話を上手に活用してください。
