ビジネスメールや社内外の連絡でよく使われる「取り急ぎご報告いたします」というフレーズ。情報を簡潔に共有したいときに便利ですが、使いどころや表現の仕方によっては、相手にそっけない印象を与えてしまう可能性もあります。ここでは、「取り急ぎご報告いたします」を上手に使うためのポイントや注意点、言い換え表現を紹介します。
「取り急ぎご報告いたします」の意味と概要
「取り急ぎご報告いたします」は、相手に対して「まずは急いで報告したい事柄がある」というニュアンスを伝えるフレーズです。
- 取り急ぎ：急いで、すぐに
- ご報告いたします：報告の敬語表現（謙譲語）
複雑な説明や詳細は後回しにして、とりあえず必要最低限の連絡を先に行うときに使われます。特に、対応を急ぎたい案件や、一刻でも早く相手に共有しておいたほうがいい情報などがある場合に便利です。
ビジネスシーンでの使い方
1. 緊急度の高い案件に対応する場合
例：納期トラブルやクレーム対応など、早めの連絡が求められるシーン
「取り急ぎご報告いたします。先ほどお客様から納期に関するお問い合わせがあり、本日のうちに回答が必要とのことです。詳細はあらためて共有いたしますが、取り急ぎご確認をお願いいたします。」
- 急いで知らせたい内容を先に簡潔に伝え、その後に詳細を送る旨を添えると自然な流れになります。
2. 中間報告や速報を伝える場合
例：商談の途中経過や新しい情報が入り次第、すぐ相手に知らせたいとき
「取り急ぎご報告いたします。A社との商談は先方の興味が強く、前向きな返事をいただけそうです。次回の打ち合わせ日程等については、追って詳細をご連絡いたします。」
- 相手が次の行動を取れるよう、先に状況を簡単に報告しておきたい場合に有用です。
3. 予定外の事象が起きたときの一次連絡
例：イベントやプロジェクトでイレギュラーが発生したが、まだ詳しい調査が終わっていないとき
「取り急ぎご報告いたします。本日のイベント進行に影響が出そうな問題が発生しました。現在、原因を調査中ですが、現状わかっている情報を共有いたします。詳細が分かり次第、あらためて連絡いたします。」
- 「現在の把握状況」だけでも早めに相手に知らせることで、二次的なトラブルを防ぎやすくなります。
使い方の注意点
1. 乱用しすぎると印象が悪くなる
「取り急ぎご報告いたします」を頻繁に使いすぎると、「いつも急いでいて落ち着きがない」「ちゃんとまとめてから報告していない」と思われる可能性があります。本当に急ぎの連絡が必要なときに限定して使うようにしましょう。
2. 報告すべき内容が十分かどうかを見極める
「取り急ぎ」連絡をする際には、報告すべき最低限の事項をしっかり整理するのが大切です。あまりにも情報量が少ないと、相手にとっては結局役に立たない連絡になってしまうことも。急ぎの報告であっても、必要な情報は最低限まとめて伝えるようにしましょう。
3. 詳細連絡を必ず後で行う
「取り急ぎご報告いたします」と書いたメールやメッセージを送った後は、改めて詳細をフォローアップするのが基本です。「急ぎですみません」と断りを入れておきつつ、そのまま詳細を送らずに放置すると、相手に戸惑いを与えてしまいます。
4. 場合によっては柔らかい表現に言い換える
「取り急ぎ」はややビジネス色が強く、場合によっては「急いでいる」「焦っている」印象を与えることがあります。急ぎの度合いや相手との距離感に応じて、柔らかい言い回しに変えるのも一つの手です。
言い換え表現の例
1. 先にご連絡差し上げます
「取り急ぎ」の部分を「先に～」と言い換えることで、やや穏やかなニュアンスになります。
「先にご連絡差し上げます。本日のお客様との打ち合わせ時間が変更になりましたので、ご確認をお願いいたします。」
2. まずはご報告いたします
「取り急ぎ」ほど急を要する印象を与えないため、「手短に最初の連絡をします」という意味合いになります。
「まずはご報告いたします。プロジェクトの初期調査が完了し、概算のスケジュールを作成しました。詳細は本日の会議でご説明いたします。」
3. 取り急ぎのご連絡とさせていただきます
本文中に「取り急ぎ」と入れることで緊急性を示しながら、敬語を多用して柔らかくする方法です。
「本件については、取り急ぎのご連絡とさせていただきます。概要のみ先にお知らせいたしますので、詳細は別途メールにてお送りします。」
4. 簡単ではございますが、先に報告いたします
「取り急ぎ」という直接的な表現を避けつつ、速報的なニュアンスを出したいときに適しています。
「簡単ではございますが、先に報告いたします。クレーム内容の要点をまとめておりますので、ご確認ください。」
メール例文
件名：取り急ぎご報告いたします（○○プロジェクト進捗）
本文：
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。△△部の山田です。
取り急ぎご報告いたします。現在、○○プロジェクトにおいて担当者不在による進捗遅延が発生しております。応急的に別チームからサポートをお願いし、来週までには遅れを取り戻せる見込みです。
詳細な手配やスケジュールの更新につきましては、明日午前中にあらためてご連絡いたします。恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
△△部 山田 太郎
内線 1234
まとめ
「取り急ぎご報告いたします」は、ビジネスシーンで「まずは急ぎで要件をお伝えします」という意味を込めたフレーズです。相手が早めに行動を取れるように、必要最低限の情報を簡潔にまとめて連絡する際に便利ですが、使いすぎや中途半端な内容は避けなければなりません。後日改めて詳細を送ることも忘れずに行いましょう。
- 緊急度の高い案件で、先に最低限の情報を共有したいとき
- 中間報告や速報的な連絡をしたいとき
- 詳細は追って伝える場合に、ひとまず報告のみを先に行う
上記のようなケースに適宜使用しつつ、「取り急ぎご報告いたします」を使わずとも、柔らかい表現や別の言い回しを取り入れることも検討してみてください。シチュエーションや相手によって言葉を選ぶことで、スムーズかつ丁寧なコミュニケーションが実現します。
