日本語において、特にビジネスシーンで使われる表現には多くの注意が必要です。その中でも「とのことで」は、相手からの情報を伝える際に使われる表現の一つです。本記事では、「とのことで」の意味や使い方、そして状況に応じた言い換え表現について詳しく解説します。
1. 「とのことで」の基本的な意味と使い方
「とのことで」という表現は、相手から得た情報を伝える際に使われます。この表現は、間接的に伝えるために使う言い回しで、主に口語やビジネスメールで多く見られます。具体的には、何かの理由や状況を相手に説明する時に用いられ、相手の意図や状況を尊重しつつ、情報を伝える目的で使われます。
例文：
先ほどの会議でお話しされた内容についてですが、担当者が「明日には資料を準備するとのことでございます」とおっしゃっておりました。
このように、「とのことで」という表現は、相手が伝えてきた情報や意向を受けて、その内容を確認や報告をする際に使われます。
1-1. 「とのことで」を使う場面
「とのことで」を使う場面は、主に以下のような状況です：
他者が言ったことを報告する際
知らせたい情報を柔らかく伝える際
何かの事情や理由を説明する時
この表現を使うことで、相手が述べた内容を伝えることができるため、相手の発言に敬意を払っていることを示すことができます。
1-2. 「とのことで」の構成
「とのことで」の構成は、以下のように使われます：
伝えたい内容（話した内容や発表された情報）を伝える
「とのことで」を付け加えて、間接的に情報を伝える
例文：
先方から、納期が遅れるとのことで、再度スケジュール調整をお願いされました。
このように、相手からの情報を第三者を介して伝える時にも「とのことで」を使うことができます。
2. 「とのことで」の言い換え表現
「とのことで」を使うとき、状況によっては他の表現を使う方が適切な場合もあります。相手や状況に応じて柔軟に言い換えることで、より洗練された印象を与えることができます。
2-1. 「とのことですので」
「とのことですので」は、「とのことで」と同様に、相手の伝えた情報を受けて説明や指示をする際に使います。この表現は、「とのことで」よりも少しフォーマルであり、ビジネスメールや会話で使うのに適しています。
例文：
先方から、納期が延期になったとのことですので、スケジュールを再調整いたします。
このように「とのことですので」を使うことで、相手の伝えた情報を踏まえて、実行すべきことを提案することができます。
2-2. 「～ということです」
「～ということです」は、より説明的な表現です。このフレーズは、特に事実や状況を伝える際に使われ、情報を明確に伝えたい時に有効です。
例文：
先ほどの会議で、来週の会議は延期されるということです。
この表現は、相手の発言を直接的に伝える際に使われます。具体的な情報を簡潔に説明したい時に便利です。
2-3. 「おっしゃっていた通り」
「おっしゃっていた通り」は、相手の意見や説明をそのまま伝える時に使います。これは、相手の言ったことを再確認するようなニュアンスを持つ表現です。
例文：
ご指摘いただいた通り、次回の会議でこの点について話し合う予定です。
この表現は、相手の意見や要望を踏まえて、再確認や調整を行う時に使います。
2-4. 「～とのことを承知しました」
「～とのことを承知しました」は、相手の伝えた情報を理解し、確認したことを伝える際に使います。これにより、相手に対して自分がその情報を受け取ったことを伝えることができます。
例文：
ご依頼の件、確認いたしましたので、すぐに対応いたします。
この表現は、特にビジネスシーンで重要な情報を受け取ったことを報告する際に使用されます。
3. 「とのことで」を使う際の注意点
「とのことで」を使う際にはいくつかの注意点があります。適切に使わないと、誤解を招いたり、相手に失礼な印象を与える可能性があります。ここでは、その注意点について解説します。
3-1. 情報が正確であることを確認する
「とのことで」を使う際には、伝えたい情報が正確であることを確認する必要があります。もし誤った情報を伝えると、相手に混乱を招いたり、信頼を失う可能性があります。事実を正確に確認してから使いましょう。
3-2. 相手に不安を与えないようにする
「とのことで」を使う際、情報が相手にとって重要な内容である場合は、その伝え方に注意が必要です。たとえば、納期遅延などの重要な情報を伝える際は、単に「とのことで」とだけ伝えるのではなく、具体的な対応策を一緒に伝えることが大切です。
3-3. 過度に使わない
「とのことで」は非常に便利な表現ですが、頻繁に使いすぎると、文章や会話が冗長に感じられることがあります。必要な時にだけ使い、過度に使用しないように心掛けましょう。
4. まとめ
「とのことで」は、相手から伝えられた情報を伝えるための丁寧な表現であり、ビジネスシーンにおいて非常に便利なフレーズです。この表現を使うことで、相手に配慮を示しつつ、スムーズに情報を伝えることができます。さらに、状況に応じて他の表現に言い換えることで、より洗練された印象を与えることが可能です。
ビジネスの場で「とのことで」を使う際は、情報の正確さを確認し、相手が理解しやすい形で伝えることが重要です。適切に使うことで、相手との信頼関係を築き、円滑なコミュニケーションを図りましょう。
