ビジネスメールや会話の中で、「お知らせさせていただきます」という表現は非常に一般的です。しかし、この表現を正しく使うためには、適切な状況と相手に対する配慮が求められます。この記事では、「お知らせさせていただきます」の使い方や、注意すべきポイントを徹底解説します。
1. 「お知らせさせていただきます」の基本的な意味と使い方
「お知らせさせていただきます」という表現は、相手に情報を伝える際に使われる敬語表現です。このフレーズは、単に「お知らせする」という動作を控えめに、かつ丁寧に表現するために用いられます。具体的には、ビジネスシーンやフォーマルな場面で使われることが多く、相手に対して敬意を払っていることを示すものです。
1.1「お知らせさせていただきます」の使い方
例えば、企業のイベントや新しい製品に関する通知、変更のお知らせなどに使用されます。例文としては、「明日の会議についてお知らせさせていただきます」や「新しいポリシーについてお知らせさせていただきます」が挙げられます。これにより、相手に対して礼儀正しく情報を伝えることができます。
2. 「お知らせさせていただきます」を使う際の注意点
「お知らせさせていただきます」は便利な表現ですが、使い方を誤ると過剰に丁寧すぎる印象を与えてしまうことがあります。そのため、状況に応じて適切な敬語を使うことが重要です。
2.1 過度に丁寧すぎる表現にならないように注意
例えば、同僚や部下に対して「お知らせさせていただきます」と使うことは、やや堅苦しい印象を与えることがあります。こうした場合には、シンプルな表現の方が適していることもあります。「お知らせいたします」といった表現にすることで、適度に敬意を表現しつつも、自然なコミュニケーションを取ることができます。
2.2 場面による使い分け
「お知らせさせていただきます」は、相手が上司や取引先などの場合に適していますが、同等またはフラットな関係の場合には過度な表現になる可能性があるため注意が必要です。この場合、もう少し軽い表現を選ぶことが望ましいです。
3.「お知らせさせていただきます」を使うシチュエーション別の例文
次に、さまざまなシチュエーションで「お知らせさせていただきます」をどのように使うかを具体的に見ていきましょう。
3.1 仕事の連絡に使う
例えば、会議の日程変更やプロジェクトの進捗状況を伝える際に「お知らせさせていただきます」を使います。
例文: 「来週の会議は、日程が変更になりましたのでお知らせさせていただきます。」
3.2 商品やサービスの案内に使う
新しい商品やサービスの案内を送る際にも「お知らせさせていただきます」は便利です。
例文: 「新商品『XYZ』の発売日が決定しましたので、お知らせさせていただきます。」
3.3 会社の内部連絡に使う
会社内での重要な通知にも使うことができます。
例文: 「新しい福利厚生制度についてお知らせさせていただきます。」
4. 「お知らせさせていただきます」を避けるべき状況
「お知らせさせていただきます」の使い方に気をつけるべき場合もあります。特に以下のようなシーンでは、この表現を避ける方が良いかもしれません。
4.1 知っていることを再確認する場合
相手がすでに知っている内容に対して「お知らせさせていただきます」という表現を使うと、逆に不自然になります。例えば、取引先が既に知っているイベントの日程を改めて「お知らせさせていただきます」と伝えるのは冗長になってしまいます。
4.2 親しい間柄で使う場合
親しい関係にある同僚や部下に対しては、このような堅苦しい表現は逆に不自然です。カジュアルな言葉遣いが適切な場合も多いため、使い分けが重要です。
5. 「お知らせさせていただきます」を使う際のビジネスマナー
ビジネスメールや会話において、敬語を正しく使うことは重要です。「お知らせさせていただきます」を適切に使用することで、相手に対する礼儀正しさを示すことができますが、過度に使いすぎることなく、場面に応じて使い分けることが大切です。
5.1 メールでの使い方
ビジネスメールでは、「お知らせさせていただきます」という表現は非常に便利です。メールの最初に使うことで、情報伝達が丁寧に行われている印象を与えます。ただし、文面が長くなりすぎないように気をつけましょう。
例文: 「お世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。○○についてお知らせさせていただきます。」
5.2 会話での使い方
会話の中でも「お知らせさせていただきます」を使うことで、相手に対する敬意を表すことができます。しかし、会話の場合は、少し言葉が堅すぎると感じる人もいるかもしれません。そのため、言い回しに工夫を加えることが重要です。
まとめ
「お知らせさせていただきます」は、ビジネスシーンにおいて非常に重要で便利な表現ですが、過剰に使用することなく、状況に応じて使い分けることが大切です。相手に敬意を表すために使う敬語表現ですが、場面や関係性に合わせた適切な敬語を選ぶことが、より良いコミュニケーションにつながります。
