ビジネスシーンや日常的なメールで、情報を伝え忘れてしまうことがあります。その際に使われる「お伝えし忘れておりました」という表現。これを適切に活用することで、相手に不快感を与えず、円滑なコミュニケーションが可能です。本記事では、「お伝えし忘れておりました」を使ったメール文例や注意点について詳しく解説します。
1. 「お伝えし忘れておりました」の意味と使い方
「お伝えし忘れておりました」という表現は、何か重要な情報を伝え忘れてしまった際にそのことを謝罪するために使われます。このフレーズは、主にビジネスの場やフォーマルな場面でよく使用され、相手に対して遅れて情報を伝える際に適切です。特に、納期や重要な変更点などを伝える際に有効であり、誤解を招かないようにするためにも使われます。たとえば、予定していた日程に変更が生じた場合や、注文内容に関する補足事項が後で判明した場合、このフレーズは非常に便利です。このフレーズを使うことで、相手に対して自分の責任を認めつつ、謝罪の意を表すことができ、信頼関係を築くための一歩となります。情報伝達の遅れに対する誠実さを示すことができ、相手に不安を与えることなく、問題を解決へと導く手段となるのです。
1.1 「お伝えし忘れておりました」の使いどころ
「お伝えし忘れておりました」という表現は、後から情報を追加する際や、誤って重要な情報を伝え忘れた場合に使います。例えば、商談後に納期や価格の変更があった場合などに使用することが多いです。このフレーズは、単に情報を伝えるだけでなく、相手に対して遅れた情報を素直に認め、そのことを謝罪する意味合いも含まれています。そのため、誤って伝え忘れたことを、あまり堅苦しくなく、しかし丁寧に伝えたい場合に最適です。たとえば、重要な商品納品日程を事前にお伝えしていたにも関わらず、予期せぬ変更が生じた場合に用い、丁寧に相手に補足の情報を提供します。情報を伝えた後で、急いで補足を入れる必要があるときや、前回の連絡に関して誤解が生じてしまった場合に便利です。誤解を招くことなく、スムーズに問題解決に導くために使われるべき表現です。
1.2 フォーマルな表現としての重要性
「お伝えし忘れておりました」という表現は、特にビジネスメールや正式な文書において使われることが多いため、フォーマルな場面での重要性があります。この表現を使用することによって、相手に対して礼儀正しい印象を与えることができ、感謝や謝罪の気持ちも込めやすくなります。例えば、取引先や上司に対して何か重要なことを伝え忘れてしまった際に、この表現を使うことで、相手に対して自分の誠実な対応を示すことができ、ビジネスマナーとしても高く評価されることが多いです。また、状況に応じて、柔軟に使い分けることで、より円滑なコミュニケーションを実現することができます。適切なタイミングで適切な表現を使うことにより、相手に不快感を与えず、むしろ自分の信頼性を高めることに繋がります。このフレーズを使うことによって、単に謝罪の気持ちを伝えるだけでなく、相手に対して十分な配慮を行っていることを示すことができます。
2. 「お伝えし忘れておりました」の使い方を正しく理解する
「お伝えし忘れておりました」を適切に使用するためには、その状況や相手に合わせた言い回しを心掛けることが大切です。ここでは、具体的な例を交えて解説します。状況に応じた表現方法を理解することで、相手に対して誠実で適切な情報提供ができます。
2.1 情報伝達後の忘れ物について使う
例えば、商品の納品日程やサービス内容について、以前に伝えた後で、重要な補足情報を伝え忘れてしまった場合に使用します。このようなケースでは、遅れて伝える情報が重要であるため、その旨をはっきり伝えるとともに、忘れてしまったことを謝罪することが大切です。この表現を使用することで、相手に対して誠意を見せ、必要な情報を正確に提供し直すことができます。また、このフレーズは、あらかじめ伝えていた内容に変更が生じた際にも使われることが多いです。たとえば、変更点を伝える際に、この表現を加えることで、以前の情報と食い違いが生じた場合にもスムーズに伝えることができます。例えば、納期に関する変更があった場合や、発注内容に関して追加情報があった場合に使うと効果的です。
2.2 ビジネスシーンで使う注意点
ビジネスメールで「お伝えし忘れておりました」を使用する際は、注意点として感謝や配慮の意を込めることが重要です。特に、相手に不便をかけてしまった場合には、その点に対してきちんと謝罪する必要があります。また、メールのトーンが堅苦しくならないように配慮し、相手に不快感を与えないような表現を選びましょう。メールの内容が丁寧であることを確認した上で、「お伝えし忘れておりました」を使うことで、より適切なコミュニケーションを図ることができます。ビジネスシーンでは、相手がどんな状況にあるのかを考慮し、その状況に合わせて言葉を選ぶことが大切です。自分の言葉選びが相手にどのように受け取られるかを意識して、適切に謝罪と情報提供を行うことが求められます。
3. 「お伝えし忘れておりました」を使ったメールの文例
ここでは、具体的なシチュエーション別に「お伝えし忘れておりました」を使ったメール文例を紹介します。状況に応じた文例を使用することで、より適切に情報を伝えることができ、相手に誠意を示すことができます。
3.1 メールでのフォローアップ
メールで何かのフォローアップをする際に、「お伝えし忘れておりました」というフレーズを使って、情報を補足する文例です。特に、最初に送ったメールに何か重要なことを伝え忘れた場合に使うと、相手に配慮している印象を与えることができます。
「お世話になっております。先日のメールにてお伝えし忘れておりましたが、重要な点を追加でお知らせいたします。お手数おかけいたしますが、ご確認いただけますと幸いです。もしご不明点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。」
3.2 謝罪を伴う場合
伝え忘れたことを謝罪する場合の文例です。謝罪と共に、どの情報を補足したのかを明確に伝えることで、誠意が伝わります。
「先日お伝えいたしました内容について、重要な部分をお伝えし忘れておりましたこと、大変申し訳ございません。以下の通り、正しい情報をお知らせいたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。万が一、前回のご案内に誤りがあった場合、速やかに訂正させていただきますのでご安心ください。」
3.3 追加情報を伝える場合
追加で伝える情報がある場合に使える文例です。追加情報を明確に伝えることで、相手に対して責任感と誠実さを示せます。
「お世話になっております。先日お伝えした内容に一部追記がございます。お伝えし忘れておりましたことをお詫び申し上げます。こちらが追加情報となりますので、改めてご確認いただけますと幸いです。」
4. ビジネスメールで使う際の注意点
「お伝えし忘れておりました」をビジネスメールで使用する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。これらを守ることで、より信頼を得ることができます。文面で誠実さを示し、相手に不安を与えないよう心掛けましょう。
4.1 言い訳に聞こえないようにする
謝罪の際に言い訳っぽく聞こえる言い回しは避けましょう。適切に謝罪をし、情報の正確性を確認することが大切です。「お伝えし忘れておりました」は、ただの言い訳ではなく、真摯に誤りを認めているという姿勢を示すものです。
4.2 素早くフォローアップする
伝え忘れたことに気づいた時点で、できるだけ早くフォローアップすることが大切です。遅れて伝えた情報は、相手に対して不信感を与えることがあるため、迅速に対応しましょう。なるべく早い段階で訂正や追記を行うことで、相手に安心感を与えることができます。
4.3 過度な謝罪を避ける
謝罪は大切ですが、あまりにも多く謝りすぎると逆効果になる場合があります。謝罪の言葉は適度に使い、解決策を提示することが重要です。あまり謝罪が多くなると、かえって不安や疑念を呼び起こす可能性があるため、注意が必要です。 例文: 「お手数おかけしましたこと、大変申し訳ございません。次回はこのようなことがないよう十分に注意いたします。」
5. 「お伝えし忘れておりました」を使う場面を選ぶ
「お伝えし忘れておりました」というフレーズは、伝え忘れたことを申し訳なく思う気持ちを表現する大切な表現です。しかし、使うタイミングを考慮することが重要です。どのような場合に使うべきか、適切な状況を選ぶことが重要です。状況に応じて適切に使うことで、円滑なコミュニケーションを維持することができます。
5.1 重要な情報を伝え忘れた場合
お客様や上司に対して、重要な情報を伝え忘れた場合に使うと効果的です。相手がその情報を必要としていた場合、早急に追記することで信頼を回復することができます。
5.2 日常的なやり取りでは控えめに使う
日常的なやり取りであれば、過度に「お伝えし忘れておりました」を使うのではなく、別の方法で伝えるのが適切です。軽い情報伝達の場合、わざわざ謝罪をするよりもシンプルに伝える方が自然です。
6. 【まとめ】「お伝えし忘れておりました」を適切に使いましょう
「お伝えし忘れておりました」という表現は、ビジネスメールにおいて非常に役立つフレーズです。しかし、使用する際にはタイミングや文脈をしっかりと考えることが大切です。誠実な謝罪を行い、相手に対して迅速かつ適切に対応することで、信頼を維持し、円滑なコミュニケーションを実現できます。
