ビジネスメールや手紙でよく使われる「追記」や「追伸」という言葉ですが、これらには明確な違いがあります。間違えて使ってしまうと、文章の印象が損なわれてしまうことも。この記事では、「追記」と「追伸」の違いについて解説し、それぞれの適切な使い方や注意点を詳しく紹介します。
1. 「追記」と「追伸」の基本的な意味
1-1. 「追記」の意味
「追記」とは、すでに書かれた内容に対して、後から追加で情報を加えることを指します。文中での説明や内容を補足するために使われる言葉であり、特にメールや報告書、ビジネス文書でよく使用されます。
例えば、メールの内容について後から気づいたことを追加する場合や、報告書にさらに詳細なデータや情報を加える際に使います。この「追記」は文章全体の流れに合わせて、新たな情報を自然に挿入することが求められます。
例：
「先ほどのメールに追記させていただきます。追加の資料を添付しましたので、ご確認ください。」
1-2. 「追伸」の意味
「追伸」は、手紙やメールの本文をすべて書き終えた後に、付け加える情報やメッセージのことを指します。一般的には、「PS（ポストスクリプト）」という形で使われることが多いです。「追伸」は通常、本文で伝え忘れたことや最後に伝えたいことを簡潔に記載する際に用います。
ビジネスでは少しカジュアルに感じられることもありますが、親しい関係や少し砕けた言葉を使う場面で使われることが一般的です。
例：
「追伸：来週の会議について、改めてご連絡いたします。」
2. 「追記」と「追伸」の使い方の違い
2-1. 「追記」の使い方
「追記」は、文章の内容を補足したい場合に使います。特にビジネス文書では、詳細な説明を加える必要がある際に使用されます。たとえば、報告書や提案書で追加情報を後から加える際に便利です。
ビジネスメールでも、「追記させていただきます」と書くことで、追加情報を丁寧に伝えることができます。なお、「追記」とは異なり、「追伸」は後から気づいた点を挙げる時に使うため、使い分けに注意が必要です。
例：
「先日ご連絡させていただいた件について、追記させていただきます。最新の進捗状況をご報告いたします。」
2-2. 「追伸」の使い方
「追伸」は、本文を終えた後に軽く追加したい内容を示すために使います。例えば、礼儀として伝え忘れた一言や、相手に対する感謝の気持ちなどを最後に伝える時に使用されます。
「追伸」の特徴は、本文と少し離れた位置に記載されることが多いため、強調したい内容や目立たせたいメッセージを簡潔にまとめる際に使います。
例：
「追伸：来週の予定について再度確認させていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。」
3. ビジネスシーンでの「追記」と「追伸」の使い分け
3-1. 「追記」を使う場面
ビジネスシーンで「追記」を使う場面としては、報告書やメールにおいて、情報を追加したいときが考えられます。たとえば、業務の進捗や会議の内容について、新たに確認した情報を後から伝える場合に「追記」を使います。
「追記」は、基本的に本文を終えた後に使われることが多いため、本文で伝えきれなかった情報や追加の補足を行うために使うと良いでしょう。
例：
「先ほどのご連絡に追記させていただきます。新たなデータが手に入りましたので、追加の情報をお送りいたします。」
3-2. 「追伸」を使う場面
ビジネスメールや手紙では、あまり多くは使われませんが、親しい関係にある上司や同僚、あるいは顧客とのやりとりでは、軽い言葉で追記したい内容を伝えるために使うことができます。感謝の気持ちを表す際や、軽く伝えたいことを最後に一言加えたいときに適しています。
「追伸」は本来、手紙の結びに使われる表現ですが、最近ではビジネスメールでもよく見かけるようになっています。
例：
「追伸：昨日の会議でお話しした内容について、もう少し詳しく調べてみます。」
4. 「追記」と「追伸」の使い分けにおける注意点
4-1. 「追記」を使う際の注意点
「追記」を使う場合、情報が十分に補足されているかどうか、伝えたい内容が明確であるかを確認しましょう。また、ビジネス文書では、追記する内容が本来の文章の流れを損なわないように心がけます。
「追記」の際には、文中でどのように情報を伝えるかも重要です。簡潔で明確な情報を追加することが求められます。
例：
「先にお送りした内容に追記させていただきます。ご確認ください。」
4-2. 「追伸」を使う際の注意点
「追伸」はあくまで追加的な情報を伝えるための表現であり、重要な情報や本来の主題を追記する場合には不適切です。また、ビジネスシーンでは過度にカジュアルにならないように気をつけましょう。感謝の言葉やお礼を伝える際には使いやすいですが、あくまで軽い付け加えとして使用することが大切です。
例：
「追伸：今後ともよろしくお願いいたします。」
5. まとめ：追記と追伸を適切に使い分ける
「追記」と「追伸」は、どちらも後から追加情報を伝えるための表現ですが、その使い方には明確な違いがあります。ビジネス文書やメールでは、「追記」を使うことで、正確かつ詳細な情報を追加できます。一方で、「追伸」はカジュアルに使う表現として、本文の最後に簡潔なメッセージや軽い情報を加える際に用います。
使い分けを意識し、文書の種類や目的に合わせて適切に使用することで、相手に対して良い印象を与えることができます。
