ビジネスコミュニケーションにおいて、言葉遣いは非常に重要です。特に、敬語や丁寧語を適切に使うことで、相手に対する敬意を示すことができます。「とのこと」という表現も、ビジネスの中でよく使われるフレーズの一つですが、状況によっては言い換えが必要です。この記事では、「とのこと」を言い換える方法について解説します。
1. 「とのこと」の基本的な意味
1-1. 「とのこと」の意味
「とのこと」という表現は、話し手が伝え聞いた情報や内容を相手に伝えるときに使う言い回しです。口語的には、相手が言ったこと、または聞いた内容を報告する際に使います。「そうだ」「と言っていた」などと同じ意味合いですが、より丁寧な印象を与えるため、ビジネスシーンでよく使用されます。
例文：
「会議は10時からとのことです。」
「お客様からのご依頼は金曜日までとのことでした。」
1-2. ビジネスシーンでの使い方
「とのこと」を使う場合、目上の人や取引先に対して、相手からの言葉や指示を伝えるときに使います。伝達の際にこの表現を使うことで、敬意を示すことができます。また、情報の出所が相手であることを明示する際にも使われます。
例文：
「上司からの指示では、来週の会議はキャンセルとのことです。」
「担当者によると、資料は明日中に提出とのことです。」
2. 「とのこと」を言い換える方法
2-1. 「とおっしゃっていました」
「とのこと」を言い換える際に、非常に丁寧な表現として「とおっしゃっていました」があります。「おっしゃる」は「言う」の尊敬語であり、目上の人に対して使うことができます。この表現を使うことで、さらに丁寧で礼儀正しい印象を与えることができます。
例文：
「上司からお聞きしたところ、会議は10時からとのことです。」
「お客様は、こちらの商品にご興味をお持ちとのことでした。」
2-2. 「と伺いました」
「と伺いました」も「とのこと」の丁寧な言い換えとしてよく使われます。「伺う」は「聞く」の謙譲語であり、相手に対して敬意を示す表現です。ビジネスにおいては、相手から得た情報を自分の言葉で伝える際に使います。
例文：
「お客様から伺ったところ、会議の日時は変更されたとのことです。」
「担当者から伺いましたが、この件については来週の月曜日に回答をいただけるとのことです。」
2-3. 「と聞いております」
「と聞いております」も、「とのこと」を言い換える際に使える表現です。この表現は、相手からの情報を自分が聞いたことを伝える際に使います。「聞いております」は、謙譲語の一つであり、相手に対して丁寧な印象を与えます。
例文：
「お電話で聞いておりますが、会議は9時からとのことです。」
「先ほどご連絡をいただき、金曜日までに資料を提出するようとのことでした。」
2-4. 「だそうです」
「だそうです」は、口語的で軽い印象を与えますが、相手に対して情報を伝える際には使える表現です。ビジネスでは、少しカジュアルな表現となるため、目上の人や正式な場では避けた方が良い場合もあります。しかし、親しい関係や軽い会話の中ではよく使われます。
例文：
「会議は10時からだそうです。」
「来週のイベントは中止だそうです。」
3. ビジネスシーンでの注意点
3-1. 丁寧さを欠かないようにする
「とのこと」を使う場合、ビジネスシーンではその丁寧さを維持することが重要です。例えば、上司や取引先に対して使う際には、「おっしゃっていました」「伺いました」といったより丁寧な表現に言い換えると良い印象を与えることができます。カジュアルすぎる表現や、軽い言い回しは避けるよう心掛けましょう。
例文：
「担当者から伺った内容に基づき、資料の提出は金曜日までとのことです。」
「お客様からお聞きしたところ、次回の打ち合わせは来週の水曜日とのことです。」
3-2. 情報源を明示する
「とのこと」を使う場合、情報の出所を明示することも大切です。特に、ビジネスの場面では、正確な情報を伝えることが重要です。そのため、誰から聞いた情報かを伝えることで、信頼性を確保することができます。
例文：
「上司からの指示では、会議の時間は変更されたとのことです。」
「お客様から直接お伺いした内容ですが、納期は来月末とのことです。」
3-3. 不確かな情報に対して慎重に扱う
「とのこと」を使う際には、情報が確かなものであるかを確認してから使うことが大切です。不確かな情報を伝える場合、誤解を招く恐れがあるため、相手に対して慎重に伝えましょう。また、確証がない場合は、「〜と聞いております」「〜だと思います」といった表現を使うことで、より丁寧かつ慎重な印象を与えることができます。
例文：
「まだ確認しておりませんが、会議は午後からとのことです。」
「おそらくですが、納期は来週中だと思います。」
4. まとめ
「とのこと」という表現は、ビジネスシーンでよく使われる言い回しの一つであり、相手からの情報を伝える際に便利なフレーズです。しかし、状況に応じて適切な言い換え表現を使うことで、さらに丁寧で礼儀正しい印象を与えることができます。「おっしゃっていました」「伺いました」「聞いております」などの表現を使い分けることで、相手に対してより敬意を示すことができるでしょう。
また、ビジネスメールや電話で使う際には、情報の正確性を確認し、相手に対して誤解を与えないよう心掛けましょう。言葉遣いひとつで、信頼関係を築くことができるため、丁寧な表現を意識することが重要です。
