ビジネスメールでは、ファイルや資料を送付する際に適切な表現を使うことが重要です。「添付にて送付いたします」という表現はよく使用されますが、使い方に注意が必要です。この記事では、この表現の正しい使い方や、ビジネスメールでの例文を紹介します。
1. 「添付にて送付いたします」の意味と使い方
「添付にて送付いたします」とは、メールにファイルを添付して送信することを意味する表現です。この表現を使うことで、相手に添付ファイルがあることを伝えることができます。ビジネスメールでは、ファイルを送信する際にこのような丁寧な言い回しが求められることが多いです。
1.1. 「添付にて送付いたします」の正しい使い方
この表現を使う際は、相手に対して敬意を示すことが大切です。「添付にて送付いたします」という表現は丁寧な言い回しですが、状況に応じて適切な敬語を使うことも重要です。例えば、ビジネスメールで資料を送る場合、「○○に関する資料を添付にて送付いたします」と記載することが一般的です。
1.2. 添付ファイルの説明を加える
添付ファイルを送る際は、その内容について簡潔に説明を加えることが重要です。例えば、「○○に関する資料を添付にて送付いたします。ご確認いただけますようお願い申し上げます。」という形で、相手に対して何を送ったのかを伝えることができます。
2. ビジネスメールでよく使われる「添付にて送付いたします」の例文
実際に「添付にて送付いたします」をどのように使うのか、いくつかの例文を紹介します。
2.1. 例文1: 商談に関する資料を送付する場合
「先日の商談内容について、○○資料を添付にて送付いたします。ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」 このように、送信する資料について簡単に言及し、相手に確認をお願いすることができます。
2.2. 例文2: 提案書を送付する場合
「○○プロジェクトに関する提案書を添付にて送付いたします。ご確認の上、ご意見をお聞かせいただけますと幸いです。」 この場合も、送る書類について簡潔に触れ、相手に確認をお願いする文を加えています。
2.3. 例文3: 進捗報告を送る場合
「進捗報告書を添付にて送付いたしますので、ご確認をお願い申し上げます。」 進捗報告の際には、短く要点を伝える形が良いでしょう。
3. 「添付にて送付いたします」に代わる表現
「添付にて送付いたします」という表現以外にも、ビジネスメールで使えるさまざまな言い回しがあります。状況に応じて適切な言い回しを使うことが大切です。
3.1. 「添付いたしました」の使い方
「添付いたしました」という表現は、過去形でファイルが既に添付されたことを伝える場合に使います。「○○資料を添付いたしましたので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」という形で使うことができます。
3.2. 「ご確認ください」の使い方
「ご確認ください」という表現は、相手にファイルを確認してもらいたいときに便利です。例えば、「○○に関する資料を添付いたしましたので、ご確認ください」という形で使うことができます。
4. メールでの添付ファイルに関する注意点
ファイルをメールで送る際には、いくつか注意すべきポイントがあります。
4.1. 添付ファイルのサイズに注意する
メールには送信できるファイルサイズの上限があります。大きすぎるファイルを送信しようとすると、相手に届かないことがあります。ファイルサイズが大きい場合は、クラウドサービスを利用して送る方法もあります。
4.2. 添付ファイルの形式に注意する
相手が使っているソフトウェアやデバイスによって、ファイル形式が開けないことがあります。PDF形式やExcel形式など、相手が開きやすい形式で送ることを心がけましょう。
5. 結論: 「添付にて送付いたします」をビジネスメールで適切に使うために
ビジネスメールで「添付にて送付いたします」を使う際は、相手への敬意を示し、ファイルの内容について簡潔に伝えることが大切です。また、状況に応じて別の表現を使うことで、より適切なコミュニケーションを取ることができます。
6. 添付ファイルを送る際のマナーと心遣い
6.1. 添付ファイルの件名を明確にする
メール本文と同様、添付ファイルにも注意が必要です。ファイル名が不明瞭だと、相手がファイルを開いた際に内容がわかりにくくなります。ファイル名は、内容を簡潔に表すものを選ぶよう心がけましょう。例えば、「○○_資料_2025年4月」という形式で、ファイル名から内容が一目で分かるようにすることが望ましいです。
6.2. メール送信後のフォローアップ
添付ファイルを送信した後は、相手がファイルを受け取ったか、確認したかどうかをフォローアップすることが大切です。「先日、○○に関する資料をお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか？」といった形で、丁寧に確認のメールを送ることが、ビジネスメールにおけるマナーです。
6.3. 添付ファイルのパスワード設定
機密性が高い資料や情報を送る場合、ファイルにパスワードを設定して送ることをお勧めします。特に企業間で重要な情報を送る際は、セキュリティを確保するために必須の対策と言えるでしょう。このような場合、「添付のファイルにはパスワードを設定しております。パスワードは別途お知らせいたします。」という形で、相手に事前に通知しておくと良いです。
6.4. 添付ファイルの内容説明
メールでファイルを送る際には、ファイルの内容に関する簡単な説明を加えると、相手がよりスムーズに確認できます。「○○資料はプロジェクトの進捗に関する詳細な内容をまとめたものです。」といった簡潔な説明を加えることで、相手にとってもわかりやすく、親切な印象を与えることができます。
