ビジネスの場においても、お世話になった方や取引先の方のご家族が逝去された際には、お悔やみの手紙を送ることが適切です。しかし、弔意を表す文章は慎重に書く必要があり、適切な言葉遣いやマナーを守ることが求められます。本記事では、お悔やみの手紙の書き方、ビジネスにおけるマナー、具体的な文例を詳しく解説します。
1. お悔やみの手紙の基本
1.1 お悔やみの手紙を送る目的
お悔やみの手紙は、故人を偲ぶ気持ちと遺族への慰めの気持ちを伝えるためのものです。形式的な内容にならないように、心のこもった文章を心がけましょう。
1.2 手紙を送るタイミング
お悔やみの手紙は、訃報を知ったらできるだけ早く送るのが望ましいです。遅くとも葬儀後1週間以内に届くようにしましょう。
1.3 使用する便箋と封筒
便箋や封筒は、白または落ち着いた色の無地のものを選びます。派手なデザインやカラフルなものは避けましょう。
2. お悔やみの手紙の基本構成
2.1 書き出し
お悔やみの手紙の書き出しでは、相手を気遣う言葉を述べ、故人を悼む気持ちを表します。
- 「突然のご訃報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。」
- 「○○様のご逝去の報に接し、驚きとともに深い悲しみを覚えております。」
2.2 本文
故人への思い出や、遺族を気遣う言葉を述べます。個人的なエピソードを交えると、より温かみのある手紙になります。
- 「○○様には、生前大変お世話になり、深く感謝しております。」
- 「誠実で温かいお人柄が印象に残っており、そのご逝去が悔やまれてなりません。」
2.3 結びの言葉
遺族の健康を気遣う言葉を添え、手紙を締めくくります。
- 「ご遺族の皆様におかれましては、ご無理をなさいませんよう、ご自愛くださいませ。」
- 「どうかお身体を大切になさり、少しずつでも心を癒されますようお祈り申し上げます。」
3. ビジネスシーンでのお悔やみの手紙
3.1 取引先宛のお悔やみの手紙
ビジネス上の関係者へ送る場合は、適度な敬意を保ちつつ、簡潔な文章を心がけます。
拝啓 このたびは○○様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 生前は多大なるご尽力を賜り、深く感謝しております。 ご遺族の皆様のご心痛をお察し申し上げるとともに、どうかお身体をお大事になさいますよう、お祈り申し上げます。 敬具
3.2 上司宛のお悔やみの手紙
上司や目上の方に送る場合は、より丁寧な表現を用います。
謹啓 このたびのご悲報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。 ○○様には日頃よりご指導を賜り、感謝の念に堪えません。 ご遺族の皆様のご心痛をお察しいたし、謹んで哀悼の意を表します。 どうかご無理をなさらず、お身体を大切になさってくださいませ。 謹白
3.3 同僚・部下宛のお悔やみの手紙
同僚や部下へ送る場合は、適度な親しみを持ちつつ、丁寧な言葉遣いを心がけます。
○○さんへ このたびのご家族のご逝去に際し、心よりお悔やみ申し上げます。 ご家族の皆様のお気持ちを思うと、言葉にならない悲しみを感じます。 どうかお身体を大切にして、無理をなさらずお過ごしください。
4. お悔やみの手紙を書く際の注意点
4.1 避けるべき言葉
お悔やみの手紙では、不適切な言葉を使わないよう注意が必要です。
- 「重ね重ね」「再び」などの重ね言葉（不幸が続くことを連想させる）
- 「死亡」「生きる」などの直接的な表現
4.2 長すぎない文章を心がける
あまりに長い手紙は、遺族に負担をかけることがあります。簡潔かつ心のこもった文章を心がけましょう。
4.3 毛筆またはボールペンで丁寧に書く
お悔やみの手紙は、毛筆や黒のボールペンで丁寧に書きましょう。鉛筆やカラーペンは避けるべきです。
5. 手紙を封筒に入れる際のマナー
5.1 使用する封筒
白無地の封筒を使用し、派手なデザインのものは避けます。
5.2 便箋の折り方
便箋は三つ折りにし、封筒の口を開けたときに手紙の冒頭が読める向きにしましょう。
5.3 差出人の名前の書き方
封筒の左下に、差出人の名前を記載します。
6. まとめ
お悔やみの手紙は、相手の気持ちに寄り添い、慎重に言葉を選んで書くことが大切です。適切なマナーを守り、簡潔かつ心のこもった文章を心がけましょう。正しい形式で書くことで、故人への敬意と遺族への思いやりを表すことができます。
