ビジネスでは、同時に複数のタスクやプロジェクトを抱えることがよくあります。すべてを順番に終わらせるには時間がかかりすぎるため、効率を高める方法として「並行して進める」という考え方が生まれました。本記事では、「並行して進める」の意味や使いかた、メリット・注意点、ビジネス現場での具体的な活用法を分かりやすく解説します。
「並行して進める」の意味
「並行して進める」とは、複数の作業や業務を同じ時期に同時進行で進めることを指します。一つの仕事が終わるまで待たずに、他の仕事も同時に着手するため、全体の作業時間を短縮しやすく、効率的にタスクをこなせるのが特徴です。
例として考えられるケース
- 新製品の企画と、既存製品の改良を同時に行う
- 営業活動を行いながら、社内資料の作成も進める
- 社内プロジェクトとクライアント向け企画を並行して管理する
複数タスクを順番ではなく同時に動かすことで、互いに影響を及ぼし合う情報をリアルタイムで取り入れられたり、空き時間を有効に活用できたりする利点があります。
「並行して進める」の使いかた
複数のタスクを同時進行する際には、いくつかのポイントを押さえるとスムーズに作業が進みます。
1. タスクの優先順位を明確にする
「並行して進める」とはいえ、すべてが同じレベルの重要度とは限りません。緊急度や影響度の高い仕事から手を付けるなど、優先順位をしっかり決めておくことが大切です。
2. 作業時間や期限を可視化する
複数タスクのスケジュール管理は複雑になりがちです。ガントチャートやカレンダー、プロジェクト管理ツールを使い、誰がいつどの作業に取り組むのかを見える化すると、混乱を防ぎやすくなります。
3. 定期的に進捗を振り返る
「並行して進める」と、どれか一つのタスクが遅れ始めても気づきにくいことがあります。週次・日次など、定期的に進捗状況をチェックし、必要に応じて計画を修正しましょう。
4. スキマ時間を活用する
メールの返信待ちやデザイン確認待ちなど、「待ち時間」が発生するときこそ、別のタスクに取りかかるチャンスです。空き時間を活かすことで、滞りなく業務を回せます。
並行作業のメリット
「並行して進める」ことには、多くのメリットがあります。
1. 全体の時間短縮
一つひとつ完了させるよりも、同時進行で対応できるため、プロジェクトの納期や結果を早めに出しやすくなります。
2. 作業効率の向上
何かの作業が一時停止したり待ちが発生したりした場合にも、すぐに別のタスクへシフトすることで時間を有効に使えます。
3. 柔軟性が高まる
行き詰まりを感じたタスクを一旦中断し、気分転換に別の作業を進めることで、生産性をキープしやすくなります。
並行作業の注意点
一方で、複数の仕事を同時に動かすときには、いくつかリスクも伴います。
1. タスク管理が複雑になる
複数の仕事を同時進行すると、スケジュール調整やタスクの割り振りが困難になりがちです。きちんと管理できないと、締め切りを逃したり、品質が下がったりする恐れがあります。
2. 作業が分散しすぎて集中力が低下する
あれもこれも同時に進めようとして、すべてが中途半端になる可能性があります。ある程度の区切りをつけて作業を進める意識も必要です。
3. チーム内の情報共有が不十分になりやすい
多くの人が関わるプロジェクトを同時に動かすと、誰がどのタスクを担当し、どの程度進捗しているのか分かりにくくなることがあります。定期的なミーティングやチャットツールでの共有が不可欠です。
ビジネスで「並行して進める」具体例
製品開発とマーケティング活動
- 製品開発の進捗を見ながら、同時にマーケティング企画を立案し、ユーザーへのPR準備を進める
- 開発段階で顧客のフィードバックを得られるため、完成度の高い製品づくりにつなげられる
営業と顧客サポート
- 新規顧客への営業活動を並行して進めながら、既存顧客からの問い合わせ対応やフォローも怠らない
- 売上アップと顧客満足度向上を両立できる
システム導入とマニュアル作成
- 新しいシステムの導入とともにマニュアル整備を並行して進める
- システムが完成した時点でドキュメントもすぐ使える状態にしておくことで、導入スムーズ化を図る
まとめ
「並行して進める」とは、複数の業務を同時進行で管理・遂行していく方法を指し、ビジネスシーンで広く用いられています。待ち時間を減らし、作業効率を高められる反面、タスク管理が複雑になったり、集中力が分散しすぎたりするリスクも伴います。
うまく活用するためには、タスクの優先順位づけやスケジュールの可視化、進捗管理の徹底、チーム内のコミュニケーション強化が欠かせません。これらを意識して業務に取り組むことで、複数のプロジェクトを効率よく進められ、結果的に生産性の向上やスピードアップにつなげることができます。
