「お知りおきください」は、相手に情報を伝え、その内容を把握しておいてほしい場合に使われる表現です。しかし、ビジネスシーンでは「目上の人に使うと失礼ではないか」「もっと丁寧な言い換えがあるのではないか」と悩む方も多いでしょう。本記事では、「お知りおきください」の意味や使い方、ビジネスでの適切な使用場面、失礼にならない言い換え表現、メールで使える例文を詳しく解説します。
1. 「お知りおきください」の意味とは
「お知りおきください」とは、「知っておいてください」「あらかじめ理解しておいてください」という意味を持つ表現です。
「知る」に尊敬を表す接頭語の「お」を付け、「ください」を加えることで、相手に対して丁寧に依頼する形になっています。
つまり、「お知りおきください」は、
「今後のために、この情報を把握しておいてください」
という意味になります。
主に以下のような場面で使用されます。
・事前に情報を共有するとき
・変更点や注意事項を伝えるとき
・相手に認識しておいてほしい事項があるとき
・今後発生する可能性のある内容を伝えるとき
例えば、
「来月より営業時間が変更となりますので、お知りおきください」
という場合は、
「来月から営業時間が変わることを事前に把握しておいてください」
という意味になります。
2. 「お知りおきください」はビジネスで使うと失礼？
「お知りおきください」は、ビジネスシーンで使用できる表現です。
ただし、相手や状況によっては、少し命令のような印象を与える可能性があります。
「ください」という形は丁寧な依頼表現ですが、「知っておいてください」と相手へ求めるニュアンスが強いため、目上の人や取引先に対して使う場合は注意が必要です。
例えば、社内で同僚に伝える場合は、
「変更点についてお知りおきください」
でも問題ありません。
一方、取引先や顧客に対しては、
「ご承知おきいただけますと幸いです」
「ご認識いただけますと幸いです」
などのほうが、より柔らかく丁寧な印象になります。
2-1. 「お知りおきください」は目上の人に使えるのか
「お知りおきください」は、文法的には敬語表現ですが、目上の人に対して使用する場合は慎重になる必要があります。
理由は、相手へ「知っておいてください」と指示する形に聞こえる場合があるためです。
特に、
・取引先
・顧客
・役職者
・初めて連絡する相手
などには、より配慮した表現がおすすめです。
目上の人へ伝える場合は、
・ご承知おきいただけますと幸いです
・あらかじめご理解いただけますと幸いです
・ご確認いただけますようお願いいたします
などに言い換えると、より自然です。
3. 「お知りおきください」の言い換え表現
「お知りおきください」は、状況に応じてさまざまな表現へ言い換えできます。
3-1. ご承知おきください
「ご承知おきください」は、「あらかじめ理解しておいてください」という意味の表現です。
「お知りおきください」よりもビジネスで使われることが多い表現です。
例文
来月より一部サービス内容を変更いたしますので、ご承知おきください。
ただし、「ご承知おきください」も相手によっては少し強い印象を与える場合があります。
3-2. ご承知おきいただけますと幸いです
相手への配慮をより強くした丁寧な表現です。
目上の人や取引先へのメールに適しています。
例文
変更内容につきまして、ご承知おきいただけますと幸いです。
「ください」よりも柔らかく、お願いするニュアンスになります。
3-3. ご理解いただけますと幸いです
相手に事情や背景を理解してほしい場合に使用します。
例文
ご不便をおかけいたしますが、事情をご理解いただけますと幸いです。
変更や制限などを伝える場面に適しています。
3-4. ご確認いただけますようお願いいたします
相手に内容を見てもらいたい場合に使います。
例文
添付資料をご確認いただけますようお願いいたします。
「知っておいてほしい」よりも、具体的な行動を依頼する表現です。
3-5. ご留意ください
注意してほしい内容を伝える場合に使います。
例文
納期が変更となりますので、ご留意ください。
ただし、「ご留意ください」も相手によっては指示的に聞こえる場合があるため、目上の人には、
「ご留意いただけますと幸いです」
とすると丁寧です。
4. 「お知りおきください」のビジネスでの使い方
「お知りおきください」は、情報共有や事前連絡の場面で使用されます。
4-1. 変更事項を知らせる場合
サービスや社内制度などに変更がある場合に使えます。
例文
来年度より制度内容が変更となりますので、あらかじめお知りおきください。
ただし、社外向けの場合は、
「ご理解いただけますと幸いです」
などへ言い換えると丁寧です。
4-2. 注意事項を伝える場合
事前に確認してほしい事項がある場合に使用できます。
例文
当日は駐車場をご利用いただけませんので、お知りおきください。
4-3. 予定や条件を共有する場合
今後の予定や条件について認識してもらいたい場合に使います。
例文
営業時間は変更となる可能性がございますので、お知りおきください。
5. 「お知りおきください」のビジネスメール例文
ここでは、実際に使用できるメール例文を紹介します。
5-1. 社内向けメール例文
件名：勤務体制変更のお知らせ
各位
お疲れさまです。
来月より勤務体制が一部変更となります。
詳細につきましては添付資料をご確認ください。
変更内容について、あらかじめお知りおきください。
よろしくお願いいたします。
5-2. 取引先へのメール例文
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
誠に恐縮ですが、〇月〇日より営業時間を変更させていただくこととなりました。
ご不便をおかけいたしますが、変更内容につきましてご承知おきいただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
5-3. 顧客向けメール例文
お客様各位
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
システムメンテナンスに伴い、一時的にサービスをご利用いただけない時間帯がございます。
詳細をご確認のうえ、あらかじめご理解いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
5-4. 目上の人へのメール例文
〇〇様
お世話になっております。
今後のスケジュールにつきまして、変更点がございます。
詳細について共有いたしますので、ご確認いただけますようお願いいたします。
あらかじめご承知おきいただけますと幸いです。
6. 「お知りおきください」を使う際の注意点
6-1. 相手への配慮を加える
「お知りおきください」だけでは、相手へ一方的に伝えている印象になる場合があります。
そのため、以下のような言葉を加えると丁寧です。
・恐れ入りますが
・お手数をおかけいたしますが
・あらかじめ
・ご理解いただけますと幸いです
例文
恐れ入りますが、変更内容につきましてあらかじめご承知おきいただけますと幸いです。
6-2. 重要な依頼には使わない
「お知りおきください」は、基本的に情報共有を目的とした表現です。
相手に対応や判断を求める場合には適していません。
例えば、
「契約内容をご確認ください」
「ご対応をお願いいたします」
など、目的に合った表現を使いましょう。
6-3. 目上の人には柔らかい表現を選ぶ
目上の人や取引先には、「お知りおきください」よりも、
「ご承知おきいただけますと幸いです」
「ご理解いただけますと幸いです」
のほうが適切な場合があります。
7. まとめ
「お知りおきください」は、「知っておいてください」「事前に把握しておいてください」という意味を持つ表現です。
ビジネスシーンで使用できますが、相手によっては命令のように感じられる場合があるため、目上の人や取引先には注意が必要です。
特に丁寧に伝えたい場合は、
・ご承知おきいただけますと幸いです
・ご理解いただけますと幸いです
・ご確認いただけますようお願いいたします
・ご留意いただけますと幸いです
などへ言い換えると、より自然なビジネス表現になります。
「お知りおきください」は便利な表現ですが、相手との関係性や状況に合わせて適切な言葉を選ぶことが大切です。
意味や使い方、言い換え表現を理解し、相手に配慮した丁寧なビジネスメール作成に役立てましょう。
