「返送」は日常生活やビジネスで頻繁に使われる言葉です。特に通信販売や書類のやり取りなどでよく目にする一方、似た表現との違いや正確な使い方を知らない人も少なくありません。この記事では、「返送」の意味や使用場面、注意点、適切な表現方法を詳しく解説します。
1. 返送の基本的な意味
1-1. 返送とは何か
返送とは、一度受け取った物を元の送り主に送り返すことを意味します。物品・書類・荷物などが対象となり、間違い・不備・返品などの理由で発生します。主に実物の移動を伴うため、「返信」や「返却」とは用途が異なることもあります。
1-2. 読み方と漢字の意味
「返送（へんそう）」は、「返（かえ）す」と「送（おく）る」の組み合わせです。言葉通り「送られてきたものを返す」という動作を表します。簡潔でありながら、ビジネスメールや手紙などの場面でも自然に使用できます。
2. 返送の使用場面
2-1. 通販商品などの返品
ネット通販などで届いた商品に不良があった場合、「商品を返送してください」といった表現で案内がなされます。返送用の伝票が同封されているケースも多く、購入者が発送手続きを行います。
2-2. 書類や資料の返送
役所、企業、教育機関などとのやり取りで、提出書類に不備がある場合や、確認が必要な際に「書類を返送いたします」と連絡が入ります。丁寧な表現が求められる場面です。
2-3. 誤配・誤送品の返却
届いた荷物が間違っていた場合、その品物を本来の送り先に戻す手続きとして返送が行われます。受取人が直接返送することもあれば、配送業者を通して処理されることもあります。
3. 返送と似た言葉との違い
3-1. 返却との違い
「返却」は、借りたものや一時的に預かった物を返す意味合いがあります。図書館の本やレンタル品などに使われ、「返送」とはやや異なります。
3-2. 返信との違い
「返信」は手紙やメールに対する返事の意味であり、物理的な物品のやり取りとは異なります。返送はあくまで「物」を返す行為です。
3-3. 差し戻しとの違い
「差し戻し」は、上司や審査者などから「内容に問題がある」として再提出を求める行為です。返送と併用されることもありますが、ニュアンスに違いがあります。
4. 返送時のマナーと注意点
4-1. 相手への事前連絡
返送を行う前には、必ず相手に意向を確認するのがマナーです。勝手に返送してしまうと、混乱やトラブルの原因になります。事前に電話・メールなどで連絡しましょう。
4-2. 返送方法と宛先の確認
返送時は、指示された方法（宅配便・郵便など）や宛先を間違えないよう注意が必要です。特に企業宛ての場合、部署名や担当者の明記を忘れないようにしましょう。
4-3. 添え状の同封
丁寧さを重視する場合、返送物に「添え状」を添えると印象が良くなります。返送理由や依頼事項を簡潔に記載することで、相手にも内容が伝わりやすくなります。
5. ビジネスでの返送表現例
5-1. 丁寧な表現
「お手数をおかけしますが、以下の書類を返送いただけますと幸いです」
「本日、貴社よりご送付いただいた資料を返送いたしましたのでご確認ください」
5-2. 不備のある相手への返送
「送付いただいた書類に記載漏れがございましたため、一度返送させていただきます。ご確認の上、再提出をお願いいたします。」
5-3. 受け取り側からの返送依頼
「こちらの処理のため、誠に恐れ入りますが、該当の原本を一度返送いただけますようお願い申し上げます。」
6. 返送に関連する注意点
6-1. 送料負担のルール
返品や返送時の送料負担については、状況により異なります。不良品や誤配送など販売側の責任であれば、送料は基本的に販売者負担です。一方、自己都合の場合は購入者側が送料を負担するケースが多いです。
6-2. 返送期限の確認
返送には期限が設けられていることもあります。遅れると返送が受理されなかったり、手数料が発生することもあるため、早めの対応が必要です。
6-3. 梱包と発送方法
破損や紛失を防ぐため、梱包はしっかりと行うことが大切です。配送状況が確認できる「追跡番号付き」の発送を選ぶと安心です。
7. 返送が発生しやすいケース
7-1. 通販サイトでの購入
ネットショッピングで注文した商品がサイズ違い、色違い、不良品などであった場合に返送が必要になります。各ショップの返品ポリシーをよく確認しましょう。
7-2. 行政・学校からの書類の返送
必要事項の記入漏れや不備などで、提出した書類が返送されることがあります。この場合は指示に従って修正し、再送する必要があります。
7-3. 企業間の取引書類
契約書や見積書、請求書などが間違っていた場合、返送されて訂正が求められます。社内外での信頼関係を保つためにも、迅速かつ丁寧な対応が必要です。
8. まとめ
「返送」とは、受け取った物や書類を送り返す行為であり、通販、ビジネス、行政など幅広い場面で使われます。正確な使い方や意味を理解することで、相手とのスムーズなやり取りが可能になります。事前の確認、正しい宛先の記載、丁寧な文書の同封など、返送時のマナーを守ることも重要です。言葉としての意味だけでなく、行動としての丁寧さも大切にすることで、良好な関係を築くことができます。
