ビジネスシーンでは、ネガティブな表現を避けることが重要です。「できていない」といった表現は、進捗や結果が期待通りにいかないことを伝えるものですが、相手に不安や不満を与える可能性もあります。本記事では、「できていない」の言い換え表現をいくつか紹介し、ビジネスコミュニケーションを円滑に進める方法について解説します。
1.「できていない」の言い換えが重要な理由
1-1. ビジネスにおけるコミュニケーションの重要性
ビジネスでは、コミュニケーションの質が成果に大きく影響します。特に、進捗や問題を報告する際には、言い回しが重要です。「できていない」といった表現をそのまま使うと、相手にネガティブな印象を与え、信頼関係を損なう恐れがあります。そのため、言い換えを使って、相手に配慮した表現にすることが求められます。
1-2. 印象を良くする言い換えの必要性
「できていない」というフレーズが問題点を直接的に伝えるため、しばしば責任を感じさせたり、相手に不安を与えることがあります。言い換えによって、ポジティブな印象を与え、協力をお願いする際にも良い効果を発揮します。
2.「できていない」の具体的な言い換え表現
2-1.「進捗が遅れている」
「進捗が遅れている」は、「できていない」を言い換える代表的な表現です。進行中であることを強調し、あくまで遅れが生じているという形で報告するため、問題をネガティブに捉えず、前向きに伝えることができます。
例文:
現在、進捗が遅れておりますが、引き続き取り組んでおります。
進捗が遅れており、調整を行っておりますので、今しばらくお待ちください。
この表現は、業務が未完了であることを冷静に伝えつつも、取り組んでいる姿勢を示します。
2-2.「まだ完了していない」
「まだ完了していない」は、状況を冷静に伝えるために使える言い回しです。「できていない」という表現を避け、未完了であることを伝える際に適しています。
例文:
本日はまだ完了していない項目がございますので、明日までに対応いたします。
ご依頼いただいた内容、まだ完了していないため、再度ご連絡いたします。
この表現は、未完成の状態を穏やかに伝えることができ、相手に対して落ち着いた印象を与えます。
2-3.「予定通りに進んでいない」
「予定通りに進んでいない」という表現は、事前に計画していた通りに進んでいないことを伝える際に便利です。計画やスケジュールの変更を伝える際にも使えます。
例文:
申し訳ございませんが、予定通りに進んでいないため、再調整を行っております。
進捗が予定通りではなく、調整が必要です。
この表現は、遅れが発生していることを冷静に伝えつつ、問題を改善するために調整を行っていることを示します。
2-4.「遅れが生じている」
「遅れが生じている」という言い回しは、予定よりも進捗が遅れていることを伝える際に使います。こちらも、「できていない」を避け、問題が発生していることを伝えます。
例文:
申し訳ありませんが、遅れが生じており、もう少し時間を頂戴できればと思います。
現在、遅れが生じておりますが、対応を急いでいます。
この言い回しは、状況が一時的であり、解決に向けて進んでいることを示唆します。
2-5.「現在進行中である」
「現在進行中である」という表現は、物事が進行中であることを伝える場合に適しています。未完了であることを伝えつつ、進捗があることを示すため、ポジティブな印象を与えることができます。
例文:
その作業は現在進行中であり、完了次第ご連絡いたします。
ご依頼の件、現在進行中でございますので、少々お待ちいただければと思います。
この表現は、進行中であることを強調することで、相手に対して希望を持たせる効果があります。
3. ビジネスシーンでの「できていない」の言い換え使用時の注意点
3-1. 原因を説明する
「できていない」状況を伝える際には、その原因を説明することが重要です。単に結果だけを伝えるのではなく、遅れが発生した理由や背景を共有することで、相手に対して誠実さを示すことができます。
例文:
進捗が遅れておりますが、予期せぬ問題が発生したため、対処に時間がかかっております。
3-2. 解決策を提案する
問題が発生している場合、その解決策を提案することが大切です。解決策を示すことで、相手に対して責任感や積極性を示すことができます。
例文:
現在、進捗が遅れておりますが、追加のリソースを投入し、作業を加速させていただきます。
3-3. 謝罪と感謝の気持ちを表現する
進捗が遅れていることに対して、謝罪と感謝の気持ちを伝えることは、ビジネスコミュニケーションにおいて重要です。相手に不便をかけていることに対して、感謝の意を伝えることで、円滑な関係を維持することができます。
例文:
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、引き続き進捗管理を徹底し、納期に間に合わせるよう努めます。
4. まとめ
ビジネスシーンでは、進捗が「できていない」という場合でも、ポジティブな言い換えを使うことが大切です。「進捗が遅れている」「まだ完了していない」「遅れが生じている」などの表現を活用することで、相手に対して不安や不満を与えることなく、状況を正確に伝えることができます。また、原因や解決策を説明し、謝罪と感謝を伝えることで、相手に誠実で前向きな印象を与えることができます。
適切な言い換えを使うことで、ビジネスコミュニケーションを円滑に進め、信頼関係を強化することができます。
