ビジネス文書や丁寧な説明が求められる場面では、「理由といたしましては」という表現が頻繁に使われます。しかし、堅苦しくなりすぎたり、使い方を誤ると不自然に聞こえることも。本記事では、自然な使い方のコツとともに、状況別の例文を多数紹介します。
1. 「理由といたしましては」の意味と基本構造
1.1 「いたしまして」は「する」の謙譲語
「理由といたしましては」は、「理由としては」をより丁寧にした表現です。「いたしまして」は「する」の謙譲語であり、文全体を丁寧に整える役割を果たします。
1.2 フォーマルな説明の前置きとして使用
ビジネスや公式な場面において、ある判断・行動・依頼の根拠や背景を述べる際の枕詞として用いられます。会議資料、プレゼン、報告書、メールなど広い場面で使われています。
2. 「理由といたしましては」が適している場面
2.1 お詫びや謝罪の背景説明
ミスやトラブルに対して説明責任が求められる場面では、単に謝るだけでなく、丁寧に理由を述べる必要があります。
2.2 提案や変更理由の提示
スケジュール変更や施策の再検討など、相手に理解を求めるときの前置きとしても有効です。
2.3 否定的な返答をやわらげる
依頼を断るときや、厳しい判断を伝える場面でも、柔らかく印象を与えることができます。
3. ビジネスメールで使える例文集
3.1 お詫びの場面
・今回の遅延につきましては、理由といたしましては輸送経路の混雑が想定を超えたためでございます。
・理由といたしましては、内部システムに一時的な障害が発生したことが判明しております。
3.2 提案やスケジュール変更時
・納期を一部変更させていただきたく、理由といたしましては製造ラインの調整が必要となったためです。
・本件につきまして弊社としては見送らせていただく方向で考えております。理由といたしましては、コスト面での折り合いがつかないことが挙げられます。
3.3 質問への回答や背景説明
・ご質問いただいた件ですが、理由といたしましては当初の設計段階において耐久性を優先したためでございます。
・お問い合わせの件、理由といたしましては、該当商品の出荷制限が続いているためです。
3.4 丁寧な依頼・断りの表現に添えて
・今回のご依頼に関しましては、誠に恐縮ですが辞退させていただきたく存じます。理由といたしましては、他案件との調整がつかないためでございます。
・誠に恐れ入りますが、再スケジュールのご協力をお願い申し上げます。理由といたしましては、社内の承認手続きに想定以上の時間を要しているためです。
4. 類似表現との使い分け
4.1 「理由としましては」
「理由といたしましては」よりややカジュアル。ビジネスメールでも使えますが、社外向けや目上の相手には「いたしまして」の方がより丁寧な印象を与えます。
例：
・理由としましては、設備メンテナンスによる停止がございます。
4.2 「理由としては」
もっとも一般的で幅広く使える表現。文体がフラットなので、メールよりも会議資料やレポートに多く見られます。
例：
・理由としては、売上実績の低下が挙げられます。
4.3 「〜ため」や「〜ことから」
文中で自然に使える理由説明の構文ですが、やや直接的な印象になる場合があります。
例：
・交通事情により、到着が遅れたためお待たせしました。
・システム変更に伴い、表示内容が一部異なることから混乱を招いております。
5. 使う際の注意点とポイント
5.1 長くなりすぎる文章に注意
「理由といたしましては〜」のあとに、あまりに複雑で長い説明を加えると冗長に感じられます。1文はなるべく簡潔に保ちましょう。
5.2 原因・背景は明確に具体的に
丁寧さを心がけつつも、「なぜそうなったか」はできるだけ具体的に伝えることで、納得感や誠意が伝わります。
5.3 口頭で使うとやや堅すぎる印象も
メールや資料では有効な表現ですが、会話中に使うとやや不自然な印象を与えることもあります。口頭では「〜だからです」「〜のためです」など簡潔な言い回しに言い換えるとよいでしょう。
6. まとめ
「理由といたしましては」は、丁寧に背景や原因を伝えるためのビジネス定型表現です。使いすぎや冗長な文章にならないように注意しつつ、謝罪や提案、説明の場面で的確に用いることで、文章全体が丁寧かつ説得力のあるものになります。場面に応じた言い換え表現との使い分けも意識することで、相手に伝わりやすく配慮あるコミュニケーションが実現できます。
