ビジネスシーンにおいて、伝えるべき内容を相手に確実に伝えることは非常に重要です。特に「お知らせいたします」という表現は、通知や情報の提供に使われる定番の言葉です。本記事では、この表現をどのように効果的に使うか、適切な文脈、具体的な使い方の例を紹介し、ビジネスメールにおける注意点を解説します。
1. 「お知らせいたします」の基本的な意味と使い方
「お知らせいたします」は、情報を相手に伝える際に使う表現です。この言葉は、「お知らせ申し上げます」や「ご案内いたします」など、ビジネスメールで頻繁に使われる敬語の一つです。相手に対して、正式かつ丁寧に伝えたい内容がある場合に適しています。
この表現を使うことで、相手に対して礼儀正しく、かつ重要な情報を伝える意図を示すことができます。
2. 「お知らせいたします」の具体的な使い方
「お知らせいたします」を使う際の例をいくつか挙げて、どのように使えば良いかを解説します。
2.1 基本的なお知らせ文
まずは、一般的なお知らせを伝えるシンプルな例を見てみましょう。
件名： 商品発送のお知らせ
本文：
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
○○（自分の名前）です。
さて、先日ご注文いただきました商品につきまして、○月○日付で発送いたしましたことをお知らせいたします。
到着までに3～5日のお時間を頂戴する予定ですので、何卒ご理解の程よろしくお願い申し上げます。
お手数ではございますが、発送に関するご不明点がございましたら、お知らせいただけますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
○○（自分の名前）
2.2 重要なお知らせ
重要な情報を伝える場合には、より慎重に使う必要があります。「お知らせいたします」は重要な通知にぴったりです。
件名： 重要なお知らせ：サービスのメンテナンスについて
本文：
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
○○（自分の名前）です。
お客様に重要なお知らせをいたします。
当社のサービスは、○月○日（曜日）○時より○時まで、システムメンテナンスのためご利用いただけません。
お客様には大変ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
メンテナンス後、通常通りサービスを再開いたしますので、再開後も変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
何かご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。
○○（自分の名前）
2.3 ビジネス会議のお知らせ
定期的に開催される会議やイベントについても「お知らせいたします」を使うことで、形式的に伝えられます。
件名： 定例会議のお知らせ
本文：
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
○○（自分の名前）です。
来月○月○日（曜日）に、○○（会社名）にて定例会議を開催いたします。
会議の内容は以下の通りです。
開催日時：○月○日（曜日）○時～○時
会場：○○（会場名）
議題：○○（議題）
ご多忙中恐れ入りますが、参加いただけますようお願い申し上げます。
ご不明点がございましたら、事前にお知らせいただければ幸いです。
○○（自分の名前）
3. ビジネスメールにおける「お知らせいたします」の使い方のポイント
「お知らせいたします」を使う際のポイントをいくつか挙げておきます。
3.1 丁寧な表現を心がける
ビジネスメールでは、相手に失礼がないように常に丁寧な表現を心がけましょう。特に「お知らせいたします」という表現は、相手に重要な情報を伝える際に使うため、常に敬語をしっかり使い、正しい言葉遣いを守ることが重要です。
3.2 内容を簡潔にまとめる
ビジネスメールは、相手に情報を迅速かつ正確に伝えることが求められます。お知らせする内容が長くなる場合でも、要点を簡潔にまとめて伝えるよう心がけましょう。長々と書くと、逆に重要なポイントが伝わりづらくなる可能性があります。
3.3 件名を明確に記載する
お知らせ内容が重要であればあるほど、件名に具体的な内容を盛り込み、相手に一目で内容が分かるようにしておきましょう。例えば、メンテナンスのお知らせなら「重要：サービスメンテナンスのお知らせ」といった形です。
3.4 相手の立場に配慮する
お知らせの内容によっては、相手に不便や迷惑をかけることがあります。その場合は、謝罪の言葉や、配慮を表す言葉を添えることが大切です。感謝の気持ちや配慮を示すことで、相手との良好な関係を維持できます。
4. 「お知らせいたします」の使用例と応用
ここでは、「お知らせいたします」の表現をさらに応用し、より具体的な状況における使い方を紹介します。
4.1 変更のお知らせ
業務やスケジュールの変更を相手に知らせる際には、「変更のお知らせ」を使います。この場合、変更前と変更後の内容をしっかりと明記することが大切です。
件名： 価格変更のお知らせ
本文：
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
○○（自分の名前）です。
このたび、○○（商品名またはサービス名）の価格を○月○日より変更させていただくこととなりました。
詳細は以下の通りです。
変更前価格：○○円
変更後価格：○○円
今後ともご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
何かご不明点がございましたら、お知らせいただければ幸いです。
○○（自分の名前）
4.2 新サービスのお知らせ
新しいサービスや製品を導入した際には、相手に知らせることが大切です。
件名： 新サービス「○○」のお知らせ
本文：
株式会社○○
○○様
お世話になっております。
○○（自分の名前）です。
当社では、○月○日より新サービス「○○」を開始する運びとなりました。
詳細は以下の通りです。
サービス内容：○○（サービス内容）
提供開始日：○月○日
特典内容：○○（特典）
ぜひご利用いただけますようお願い申し上げます。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
○○（自分の名前）
5. まとめ
「お知らせいたします」という表現は、ビジネスシーンにおいて情報を確実に、そして丁寧に伝えるための非常に重要な表現です。適切な状況で使うことで、相手に対して敬意を払いながら必要な情報を提供することができます。重要なのは、内容を簡潔に伝え、相手に配慮した言葉を使うことです。
正しい言葉遣いとマナーを守り、相手に適切にお知らせすることで、ビジネスの信頼関係を深め、円滑なコミュニケーションを図ることができるでしょう。
