1. 「まだできていない」を使うシチュエーション
「まだできていない」という表現は、業務における進捗が遅れていることを伝える際に使われます。このフレーズは単に「できていない」と告げるだけではなく、場合によっては相手に不安や不満を抱かせる可能性もあります。そのため、適切な言い回しに置き換えることが重要です。
特にビジネスの場面では、進捗が遅れている状況を伝える際に、より丁寧で配慮のある言葉を使うことで、相手に不安感を与えず、信頼関係を保つことができます。以下のセクションでは、より良い表現方法について詳しく見ていきましょう。
2. 「まだできていない」の言い換え例
2.1. 丁寧に伝える場合：「進捗が遅れております」
「まだできていない」という表現をそのまま使うよりも、「進捗が遅れております」と言い換えることで、より丁寧でビジネスライクな印象を与えます。このフレーズは、進行中であることを強調し、ポジティブな印象を与える効果もあります。
この表現は、具体的な進捗の遅れを伝える際に非常に適しています。例えば、クライアントに進捗を報告する場合などに使うと、相手に対して誠実に対応している印象を与えることができます。
例：「お手数をおかけしますが、現在進捗が遅れております。」
例：「プロジェクトに関して、進捗が遅れておりますが、引き続き努力しております。」
2.2. 期限を伝える場合：「〇〇日までに完了を目指しております」
「まだできていない」ことを単に伝えるだけではなく、具体的な期限を伝えることで、相手に対して安心感を与えることができます。「〇〇日までに完了を目指しております」と表現することで、納期に関して明確なイメージを相手に与えることができます。
この方法は、特に納期に対する理解を得たい場合や、納期を守ることを強調したい場合に有効です。進捗が遅れていることを伝える際に、今後の計画や予定を明確に示すことで、相手に前向きな印象を与えます。
例：「現在の作業はまだ完了しておりませんが、〇〇日までに完了を目指しております。」
例：「まだ終わっていない状態ですが、〇〇日には完了できる見込みです。」
2.3. 理由を伝える場合：「現在、△△の理由で遅れが生じております」
「まだできていない」と単に伝えるのではなく、その理由を説明することで、相手に対して理解を得やすくなります。理由を説明することは、進捗が遅れている原因を正直に伝えることができ、信頼を築く一助となります。
例えば、技術的な問題や依頼内容の変更、外部の要因など、遅れが生じている理由を具体的に伝えることで、相手は理解しやすくなります。また、状況に応じて解決策を伝えることで、次にどう進むかも見えやすくなります。
例：「現在、システムの不具合により作業が遅れていますが、解決次第迅速に対応いたします。」
例：「資料作成に時間がかかっておりますが、次回の会議には必ず提出いたします。」
2.4. 進行状況を伝える場合：「現在、作業の80％が完了しております」
「まだできていない」と伝えるよりも、進行状況を具体的に伝えることで、相手に対してより明確なイメージを与えることができます。「現在、作業の80％が完了しております」といった具体的な進捗報告は、作業がどれくらい進んでいるかを伝える効果的な方法です。
この表現は、相手が作業の進捗状況を理解しやすくし、次のステップを予測できるようにするために有効です。進行状況を報告することで、今後の対応をスムーズに進めることができます。
例：「現在、作業の90％が完了しており、残りの部分を仕上げています。」
例：「全体の進捗は80％ですが、最終調整を行っております。」
2.5. 今後の予定を伝える場合：「引き続き対応させていただきます」
進捗が遅れている状況でも、今後の対応について触れることで、相手に対して前向きな印象を与えることができます。「引き続き対応させていただきます」という表現を使うことで、問題に対して積極的に取り組む姿勢を示すことができます。
このフレーズは、相手に安心感を与えるとともに、今後の計画に対して前向きに取り組むことを伝えることができるため、信頼を維持するのに役立ちます。
例：「現在遅れておりますが、引き続き対応させていただきますので、今しばらくお待ちください。」
例：「作業はまだ完了しておりませんが、引き続き最優先で進めさせていただきます。」
3. シーン別の使い分け
3.1. 納期前の進捗報告
納期が迫っている場合、進捗報告を行う際に注意すべきことは、遅れが生じていることをただ伝えるのではなく、今後の予定や対策も伝えることです。相手に納期を守れるという安心感を与えるためにも、進捗状況や遅れの原因、さらに解決策をしっかり伝えることが重要です。
3.2. 会議やプレゼンテーション後の進捗
会議やプレゼンテーション後に作業が完了していない場合でも、その後の進行状況や対応策を伝えることで、相手に対して前向きな印象を与えることができます。次回の会議やプレゼンテーションに向けた具体的な計画を伝えると、相手は安心しやすくなります。
3.3. 顧客や取引先への報告
顧客や取引先への進捗報告は、特に注意深く行うべきです。進捗が遅れている場合でも、その遅れの理由や今後の対応策を明確に伝えることが大切です。また、次のステップを示すことで、相手に不安感を与えることなく、信頼感を維持できます。
4. メールや書類での使い方
4.1. メール例
件名: 納品予定の進捗について
本文: お世話になっております。現在、作業は進行中ですが、いくつかの調整が必要で、少々遅れが生じております。〇〇日には完了予定ですので、引き続きよろしくお願い申し上げます。
4.2. 書類例
「進捗状況は遅れておりますが、〇〇日までに完了予定です。」
5. まとめ
ビジネスシーンにおいて「まだできていない」という表現を使う際には、状況に応じて柔軟に言い換えることが求められます。進捗が遅れていることを伝える場合でも、理由や次のステップを説明することで、相手に信頼感を与えることができます。
また、進捗報告や納期に関する伝え方によって、相手との関係が大きく変わることもあります。ビジネスの場面では、言葉を慎重に選び、相手に不安や不満を与えないようにすることが重要です。
