「確認できませんでした」「在庫がございませんでした」など、丁寧に「なかったこと」を伝える表現として使われる「ございませんでした」。一見すると問題なく使えそうなこの表現ですが、正しい敬語として使えているか、適切な場面や言い換えはどうすればいいのか、不安になることもあります。この記事では、「ございませんでした」の意味、使い方、ビジネスにおける自然な言い換えや例文を詳しく解説します。
1. 「ございませんでした」の意味と敬語の種類
1.1 「ございませんでした」は何の敬語？
「ございませんでした」は、「ありませんでした」の丁寧語「ございます」の過去形にあたる言葉です。
「ある（存在する）」の謙譲表現ではなく、**丁寧語**（丁寧な言い回し）です。
例：
「会場にはまだ誰も**いませんでした**」
→丁寧に言い換えると
「会場にはまだ誰も**ございませんでした**」
1.2 主に使われるシーン
- 情報・データ・在庫・確認などの「不在」や「不足」の報告
- ミスや不足に対する謝罪
- 相手の問い合わせや期待に応えられなかったときの報告
2. ビジネスでの具体的な使い方と例文
2.1 問い合わせへの返信
「お問い合わせいただいた書類は、現在のところ当社では保管が**ございませんでした**。」
2.2 在庫確認の結果
「該当の商品につきましては、あいにく在庫のご用意が**ございませんでした**。」
2.3 データ・資料の確認
「ご指定のデータは、今月分の報告書には記載が**ございませんでした**。」
2.4 面会・参加状況の報告
「本日の会議には、〇〇様のご参加が**ございませんでした**。」
3. より丁寧な言い換え表現
3.1 「見当たりませんでした」
物理的なモノや情報が確認できないときに自然な言い換え表現。
例：
「該当の資料は社内では見当たりませんでした。」
3.2 「確認できませんでした」
データや事実について調査した結果、存在を証明できなかったことを伝える際に使えます。
例：
「ご指摘の事項については、記録上では確認できませんでした。」
3.3 「ご用意がありませんでした」
物品やサービスの準備ができていなかったことを和らげて伝える表現。
例：
「お部屋には追加のアメニティのご用意がありませんでした。」
3.4 「控えておりませんでした」
記録やメモなどの不在をやんわり伝える表現。
例：
「その件に関しては記録を控えておりませんでした。」
4. ビジネスメールでの使用例文
4.1 お問い合わせ対応メール
件名：お問い合わせの件について
本文：
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
お問い合わせいただきました〇〇の件につきまして、社内にて確認いたしましたが、該当の資料は弊社内には**ございませんでした**。
お力になれず恐縮ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
4.2 謝罪・不足に関するご報告
件名：ご注文品の件
本文：
〇〇様
ご注文いただいた商品の件でご連絡申し上げます。
大変申し訳ございませんが、現在、該当の在庫が**ございませんでした**ため、納品にお時間をいただく可能性がございます。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
4.3 会議の参加報告
件名：会議出席者のご報告
本文：
本日実施いたしました定例会議につきまして、〇〇様のご出席は**ございませんでした**。
内容の要点を以下にまとめておりますので、後ほど共有させていただきます。
5. 使用時の注意点
5.1 「ございませんでした」だけではやや機械的に聞こえることも
補足の謝意や代替案などを添えることで、相手への配慮がより明確になります。
例：
「在庫がございませんでした」だけで終わらず、
「代替商品のご提案をさせていただきたく存じます」と続けると好印象です。
5.2 二重敬語に注意
「ございませんでした」はそれだけで丁寧なため、
「〇〇様がご不在で**いらっしゃいませんでした**」のように、過度な敬語重複は避けましょう。
5.3 相手に不快感を与えない表現にする
「〜しておりませんでした」「〜いたしませんでした」など、
主体が自社側の場合は「ございませんでした」よりも謙譲語で表現した方が自然な場合もあります。
6. まとめ
「ございませんでした」は、「ありませんでした」の丁寧語として、ビジネスでもよく使われる敬語表現です。資料・在庫・情報などが「存在しないこと」「確認できなかったこと」をやわらかく伝えるのに適しています。ただし、相手への謝意や補足説明が必要な場面では、他の表現や言い換えと組み合わせることで、より丁寧で配慮ある印象を与えることができます。適切な言葉遣いを心がけ、信頼感のあるビジネスコミュニケーションを実現しましょう。
