ビジネスメールで「確認中ですのでしばらくお待ちください」と伝える場面はよくありますが、このフレーズを適切に使うためにはいくつかの注意点があります。相手に不安を与えず、スムーズなやり取りを行うためには、正しい使い方を理解することが重要です。本記事では、このフレーズの使い方や注意点を解説します。このフレーズは、相手に待機をお願いする際に役立ちますが、使い方に気をつけなければ、無礼に受け取られる可能性もあります。単に確認中であることを伝えるだけではなく、相手の状況を配慮した表現を使うことが大切です。また、長時間の待機をお願いする場合は、進捗報告を適宜行うことで、相手に安心感を与えることができます。適切に活用することで、信頼関係を築きやすくなります。
「確認中ですのでしばらくお待ちください」のビジネスメールでの使い方とマナー
ビジネスメールで「確認中ですのでしばらくお待ちください」と伝える際、相手に失礼や不安を与えないよう配慮が必要です。このフレーズは、何かを確認中であり、少し待ってもらうことをお願いする際に使用します。しかし、言い回しやタイミングには注意が必要です。
使い方の適切なシチュエーション
「確認中ですのでしばらくお待ちください」は、すぐに返答できない場合に使うのが一般的です。例えば、資料の確認や依頼内容について調べる必要があるときです。このフレーズを使うことで、相手に待機してもらうことができ、進行状況が確認されていることを伝えられます。
注意点
ただし、このフレーズだけだと冷たく感じることがあります。より丁寧に伝えるためには、「少々お待ちいただけますでしょうか」や「確認後、早急にご連絡いたします」など、時間の見込みを加えた表現を使うと良いでしょう。相手が不安を感じないように、できるだけ具体的な時間を示すことが大切です。
メールの書き方におけるマナー
「確認中ですのでしばらくお待ちください」を使う際は、最初に感謝の気持ちやお詫びを添えるとより丁寧に聞こえます。「お手数をおかけしますが、確認中ですのでしばらくお待ちください」といった表現が適切です。また、長時間待たせる場合には途中経過を報告することも一つの配慮となります。
「確認中ですのでしばらくお待ちください」を含むメール例文集
ビジネスシーンでは、「確認中ですのでしばらくお待ちください」というフレーズを適切に使い分けることが重要です。相手に待ってもらう状況を明確に伝え、進行状況をしっかりと説明することで、コミュニケーションがスムーズに進みます。ここでは、実際の状況を想定した例文をいくつか紹介し、それぞれの使い方を説明します。
例文1: 資料確認の依頼
「ご依頼いただいた資料について確認中ですので、しばらくお待ちいただけますでしょうか。確認後、すぐにご連絡いたします。」
この例文は、顧客や同僚からの資料依頼に対して、状況を報告し、少し待ってもらう際に使用します。例えば、資料を確認してから送付する場合や、資料に関する質問に答えるために確認中である場合に適しています。「確認中ですので」というフレーズを使うことで、相手に待機してもらう理由を説明し、無駄に不安を与えることなく、スムーズに進行できます。
メール文例（資料確認依頼）
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
先日ご依頼いただいた資料について、現在確認中ですので、しばらくお待ちいただけますでしょうか。確認後、すぐにご連絡いたしますので、今しばらくお待ちください。
ご不便をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
△△
このように、具体的に「確認後すぐに連絡する」と伝えることで、相手に安心感を与えることができます。
例文2: 会議結果の確認
「会議の結果について確認中ですので、しばらくお待ちください。結果が出次第、迅速にお伝えいたします。」
このフレーズは、会議の決定事項や結果を待っている状況で使用します。例えば、会議で議論された内容が確定していない場合や、会議後に報告書を作成する必要がある場合などに使われます。「結果が出次第、迅速にお伝えいたします」という表現を加えることで、相手に不安を感じさせずに待機してもらうことができます。
メール文例（会議結果の確認）
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
先日の会議の結果について、現在確認中ですので、しばらくお待ちいただけますでしょうか。結果が出次第、迅速にお伝えいたしますので、今しばらくお待ちください。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
△△
このように、具体的に「迅速にお伝えする」と伝えることで、相手に安心感を与え、待ってもらいやすくなります。
例文3: 手続き確認の進捗状況
「現在、手続きの進捗について確認中ですので、少々お待ちいただけますようお願い申し上げます。進展があり次第、改めてご連絡いたします。」
手続きや処理が進行中の場合、このフレーズを使うことで、進捗状況を待っている相手に対して適切に説明できます。時間がかかる場合は、進捗をこまめに報告することも大切です。この表現を使うことで、相手が待機している理由を説明し、次のステップへの期待感を持たせることができます。
メール文例（手続き進捗状況）
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
現在、手続きの進捗について確認中ですので、少々お待ちいただけますようお願い申し上げます。進展があり次第、改めてご連絡いたしますので、今しばらくお待ちください。
お待たせいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
△△
進捗状況に関して具体的な情報を少しでも提供できる場合は、それを共有することが効果的です。「進展があり次第、改めてご連絡」と伝えることで、相手に対して進捗があった際にはすぐに報告する意図を伝えることができます。
例文4: お問い合わせ内容の確認
「お問い合わせいただいた内容について、現在確認中ですので、しばらくお待ちいただけますでしょうか。確認後、詳細をご連絡させていただきます。」
お客様や社内メンバーからの問い合わせ内容を確認している場合、このフレーズが適しています。特に問い合わせ内容が複雑であり、即答できない場合に「確認中であること」を伝えることが重要です。
メール文例（お問い合わせ内容確認）
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
お問い合わせいただいた内容について、現在確認中ですので、しばらくお待ちいただけますでしょうか。確認後、詳細をご連絡させていただきます。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
△△
このように、相手に感謝の気持ちや配慮を表すことで、相手が待機している時間に対しての不安を和らげることができます。
使い方のポイント
これらの例文を使う際は、相手の立場に立って、確認中であることを伝えつつ、相手に対する感謝や配慮の気持ちを表すことが重要です。単に「確認中ですのでお待ちください」と言うのではなく、進行状況やおおよその時間を伝えることで、よりスムーズにコミュニケーションが取れます。また、確認後に必ず連絡する旨を明記することで、相手に安心感を与え、信頼関係を築くことができます。
「確認中ですのでしばらくお待ちください」というフレーズは、ビジネスメールで非常に便利な表現ですが、その使い方には少しの工夫が必要です。単に時間がかかることを伝えるだけでなく、相手に対する感謝の気持ちや配慮を込めることで、より円滑なコミュニケーションが実現します。また、確認後に必ず連絡をすることを明記することで、相手に対する信頼感を深め、ビジネスシーンでの信頼関係を構築することができます。
このフレーズを使う場面では、相手に待ってもらうことに対する感謝の気持ちや、返信を待たせることへの配慮を示すことが大切です。適切に活用することで、ビジネスメールの円滑なやり取りをサポートします。
まとめ
「確認中ですのでしばらくお待ちください」は、状況によっては冷たく感じられがちです。相手に配慮し、具体的な時間や経過報告を加えることで、より丁寧で信頼感のある対応が可能となります。ビジネスメールでは、適切な表現を使い分けることが重要です。
