ビジネスシーンでは「できません」と言わなければならない場面が少なからずあります。しかし、その伝え方次第で相手の印象が大きく変わることをご存じでしょうか。本記事では、「できません」を適切に伝えるための方法や代替表現、実際の例文を詳しく解説します。相手に信頼を与えるコミュニケーション術を身につけましょう。
「できません」とはどういう意味か？
「できません」とは、文字通り「物事が実行不可能である」という意味を持つ表現です。しかし、ビジネスシーンにおいては、単なる否定ではなく、相手に代替案や理解を示すことが重要です。
ビジネスにおける「できません」の役割
「できません」という表現は、以下のような役割を果たします：
現実的な状況を正確に伝える
誤解を避けるための明確な意思表示
代替案や調整のきっかけ作り
例:
「申し訳ありませんが、現状ではその対応はできません。ただし、〇〇の方法であれば可能です。」
「できません」を使う際の注意点
直接的すぎる否定は避ける
「できません」という言葉は、そのまま使うと相手に冷たい印象を与えることがあります。相手の期待を損なわないために、柔らかい表現を心がけましょう。
NG例:
「それはできません。」
OK例:
「大変申し訳ございませんが、その方法は難しい状況です。」
理由を具体的に説明する
「なぜできないのか」を明確に説明することで、相手に納得感を与えられます。理由が不明確だと、信頼を損ねる可能性があります。
例:
「現在のリソース状況では対応が難しく、〇月以降であれば対応可能となります。」
「できません」を別の表現に言い換える方法
よく使われる代替表現
「できません」をそのまま使わず、ポジティブな表現に変えることで相手に与える印象が大きく変わります。
代替表現の例
「現状では対応が難しいです。」
「大変恐縮ですが、別の方法をご提案させていただきます。」
「〇〇の条件下では実行が難しい状況です。」
柔らかい断り方のテンプレート
「申し訳ありませんが、現在の状況では難しいため、代わりに〇〇を提案させていただきます。」
ビジネスシーン別「できません」の使い方
依頼を断る場合
NG例:
「その仕事はできません。」
OK例:
「大変恐縮ですが、現在のスケジュールでは対応が難しい状況です。他の担当者をご紹介できますが、いかがでしょうか？」
スケジュール調整が困難な場合
例:
「ご希望の日程での対応は難しい状況です。代わりに、〇月〇日はいかがでしょうか？」
提案に対する否定
例:
「その方法は現状では難しいと思われます。代わりに〇〇をご提案させていただければ幸いです。」
「できません」を好印象に変えるポイント
共感を示す
「できません」を伝える前に、相手の状況や要望に共感を示すことで、否定的な印象を和らげることができます。
例:
「ご提案いただいた内容は素晴らしいのですが、現状では難しい状況です。」
代替案を提示する
断るだけではなく、相手の要望に近い形で代替案を提案することで、ポジティブな印象を与えられます。
例:
「現状では難しいですが、〇〇という形であれば対応可能です。」
「できません」を使った実際のメール例文
依頼を断る場合のメール例
件名: お打ち合わせ日程について
本文:
〇〇様
お世話になっております。△△株式会社の□□です。
このたびは打ち合わせの日程をご提案いただき、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、〇月〇日は既にスケジュールが埋まっており、対応が難しい状況です。
代わりに、〇月〇日または〇月〇日はいかがでしょうか？
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
□□
提案を断る場合のメール例
件名: 提案内容について
本文:
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。
ご提案いただいた〇〇の件について、真摯に検討させていただきました。
大変申し訳ありませんが、現状では〇〇の条件での実行が難しい状況です。
代わりに、〇〇をご提案させていただければと思います。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
□□
【まとめ】「できません」を適切に使いましょう
「できません」という表現は、適切に使うことで相手の信頼を損ねることなく、スムーズなコミュニケーションを実現できます。柔らかい言い回しや代替案を活用し、ビジネスマナーを守りつつ、相手にとっても納得できる対応を心がけましょう。本記事で紹介した例文やポイントを参考に、実際のシーンで役立ててください。
