就職活動において、メールは応募、面接のスケジュール調整、そしてお礼メールなどで頻繁に使います。適切なタイミングと内容でメールを送ることが、内定に大きな影響を与えることもあります。本記事では、就活におけるメールの書き方やマナーを紹介し、使える例文も合わせてご紹介します。
就活で送るべきメールの種類
就職活動では様々な場面でメールを使います。例えば、求人への応募メールや面接日程調整メール、面接後のお礼メールなどです。それぞれの場面で適切なマナーを守り、丁寧かつ効果的に伝えることが重要です。
1. 応募メール
応募メールは企業への第一印象を決定づける大切なものです。書き方によっては、選考に進むチャンスを得られるか、逆に落選してしまうこともあります。
応募メールのポイント
件名をわかりやすく、簡潔に
自分の氏名や応募職種を明記
履歴書や職務経歴書を添付（添付漏れ注意）
応募メール例文
件名: 【応募職種】の応募について（氏名）
本文:
○○株式会社
採用担当者様
はじめまして。○○大学の○○（氏名）と申します。
貴社の「○○職種」の求人を拝見し、応募させていただきました。
添付した履歴書をご確認いただき、面接の機会をいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
氏名
2. 面接日程調整メール
面接が決まった場合、日程調整を行うことがあります。この場合も、相手の都合を尊重し、迅速に返信することが求められます。
面接日程調整メールのポイント
相手の都合を尊重した文章
面接可能な日時をいくつか提案
丁寧な言葉遣いを心がける
面接日程調整メール例文
件名: 面接日程のご確認（氏名）
○○株式会社
採用担当者様
お世話になっております。○○（氏名）です。
面接のご案内、ありがとうございます。
以下の日程で面接をお願いできますでしょうか。
- 〇月〇日（〇）〇時
- 〇月〇日（〇）〇時
ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
氏名
3. 面接後のお礼メール
面接後のお礼メールは、感謝の気持ちを伝える大切な機会です。面接官に良い印象を与えるためにも、できるだけ早く送ることを心掛けましょう。
お礼メールのポイント
早めに送る（面接当日か翌日）
面接での具体的な会話を振り返り、感謝の意を表す
結果に対する前向きな姿勢を示す
お礼メール例文
件名: 面接のお礼（氏名）
○○株式会社
採用担当者様
お世話になっております。○○（氏名）です。
昨日はお忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
面接を通じて、貴社の○○に対する考え方やビジョンを深く理解することができ、大変有意義な時間となりました。引き続き、貴社でのご活躍を目指して頑張りたいと感じております。
今後ともよろしくお願いいたします。
氏名
就活メールの書き方のコツ
ここでは、就活におけるメールの書き方において重要なポイントを解説します。
1. メールの件名に注意する
メールの件名は、内容が一目でわかるように簡潔かつ具体的に記載します。件名を見ただけで用件が伝わるようにしましょう。
悪い例: 「件名：お願い」「件名：ご連絡」
良い例: 「【応募職種】応募の件（氏名）」「面接日程調整のお願い（氏名）」
2. 丁寧な言葉遣いを心がける
就活のメールでは、普段使う言葉よりも丁寧な表現を心がけましょう。例えば「です・ます」調で統一し、感謝の気持ちを伝える表現を使います。
3. 添付ファイルのチェック
履歴書や職務経歴書を添付する際、必ず添付漏れがないように確認しましょう。また、ファイル名を自分の名前にするなど、相手がすぐにわかるように工夫すると良いです。
就活メールを送るタイミングと注意点
メールを送るタイミングや注意点も重要です。タイミングを逃すと、相手に無礼だと感じられることもあります。
1. 応募後の早めの返信
応募メールを送った後は、できるだけ早く返信をもらえるように、催促のメールを送るタイミングを考えましょう。1週間経っても返信がなければ、丁寧に再送するのがマナーです。
2. 面接前後の迅速な対応
面接日程が決まった場合は、迅速に対応することが重要です。面接当日や前日になると、相手もスケジュールを調整しているため、早めに返信を心がけましょう。
まとめ
就職活動において、メールは欠かせないコミュニケーション手段です。正しいマナーで書くことが、企業に対して良い印象を与える鍵となります。応募メール、面接日程調整メール、お礼メールそれぞれにおいて、丁寧で礼儀正しい内容を心がけましょう。また、メール送信のタイミングや添付ファイルの確認も重要です。
上記の例文を参考にして、自分の状況に合わせてメールを作成し、就職活動を円滑に進めましょう。
