「誠に残念ではございますが」は、ビジネスメールやお詫び文などで頻繁に使われる表現です。やむを得ない事情で依頼を断るときや希望に添えない旨を伝える際、相手の気持ちを損ねないよう、丁寧に気遣いを示す言葉です。本記事では、この表現の意味と使いどころ、場面別の例文、適切な言い換え方、注意点を詳しく解説します。
1. 「誠に残念ではございますが」の意味と特徴
1. 丁寧な断り・謝意を示す言葉
この表現は、相手の期待に応えられないことへの申し訳なさや心苦しさを、丁寧に伝えるための言い回しです。「残念ですが」よりも敬意が強く、「誠に」を加えることで、深い気遣いを表現します。
2. クッション言葉としての役割
断り文の前に添えることで、文章全体のトーンをやわらげ、角の立たない丁寧な伝え方ができます。ビジネスの場では特に、感情面への配慮が求められる場面で重宝されます。
2. よく使われるビジネスシーン
1. 依頼・申請を断る場合
例：「誠に残念ではございますが、ご希望の日程での対応は難しい状況です。」
2. 採用・選考結果の通知
例：「誠に残念ではございますが、今回はご期待に添えない結果となりました。」
3. イベントや会議の参加辞退
例：「誠に残念ではございますが、別件のため参加を見送らせていただきます。」
4. 商品・サービス提供の中止連絡
例：「誠に残念ではございますが、該当商品は現在取り扱いを終了しております。」
3. 言い換え表現とその使い分け
1. 大変心苦しいのですが
より感情面の配慮を強調した言い換え。相手との信頼関係を意識した表現に向いています。
例：「大変心苦しいのですが、今回は辞退させていただきます。」
2. 恐れ入りますが／恐縮ではございますが
形式的でやや硬い言い回し。公的な文書や厳粛なやりとりにも適しています。
例：「恐縮ではございますが、当方の都合により延期とさせていただきます。」
3. あいにくではございますが
事実としての断りを穏やかに伝える表現。
例：「あいにくではございますが、現在満席となっております。」
4. ご期待に沿えず申し訳ございません
謝罪の気持ちを強く伝えたいときに効果的。
例：「誠に残念ではございますが、ご期待に沿えず申し訳ございません。」
4. ビジネスメールでの使用例
1. 選考結果通知
件名：選考結果のご連絡
本文：
〇〇様
このたびは弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めてまいりましたが、誠に残念ではございますが、今回はご縁がなかったという結果となりました。
ご応募いただきましたことに深く感謝申し上げます。
2. イベント参加を断る場合
件名：イベントご招待へのご返答
本文：
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
このたびはご丁寧なお招き、誠にありがとうございます。
誠に残念ではございますが、当日は他業務との兼ね合いにより、出席が叶いません。
今後とも変わらぬお付き合いを賜りますようお願い申し上げます。
3. サービス提供終了の案内
件名：サービス終了のお知らせ
本文：
〇〇様
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
誠に残念ではございますが、諸般の事情により、〇〇サービスは〇月末をもって終了とさせていただきます。
ご理解賜りますようお願い申し上げます。
5. 使用時の注意点
1. 必ず理由や背景を添える
ただ「残念です」と伝えるだけでは、相手に不信感を与える恐れがあります。「日程の都合により」「他案件の対応と重なるため」など、理由を明確に伝えることで誠意が伝わります。
2. 感謝や今後の関係維持につなげる言葉を添える
断りを伝える際も、「ご理解に感謝いたします」「今後ともよろしくお願いいたします」といった前向きな締めくくりを加えることで、関係を良好に保つことができます。
3. 同じ表現の多用に注意
文中に何度も「誠に残念ではございますが」を使うと、くどく感じられることがあります。2回目以降は「恐縮ですが」「お力添えできず心苦しく存じます」などの言い換えを活用すると良いでしょう。
まとめ
「誠に残念ではございますが」は、ビジネスの場で断りや謝意を丁寧に伝えるための非常に便利な表現です。相手の気持ちを尊重しながら、理由や背景を明示し、感謝の言葉を添えることで、信頼を損なわない円滑なやりとりが可能になります。状況に応じた言い換え表現や丁寧な敬語を使い分け、誠実なコミュニケーションを心がけましょう。
